Ваш электронный ключ к успеху: как подписывать документы ЭЦП

В современном мире, где цифровизация охватывает все сферы нашей жизни, электронная подпись (ЭЦП) становится не просто удобным инструментом, а необходимостью. Она позволяет нам совершать юридически значимые действия, не выходя из дома или офиса, экономя время, деньги и ресурсы. Из статьи вы узнаете, что такое ЭЦП, для чего она нужна, как ее получить и, главное, как использовать для подписания документов в самых популярных форматах.

Ваш цифровой паспорт: что такое ЭЦП и зачем она нужна

ЭЦП — это аналог рукописной подписи, созданный с помощью криптографических преобразований. Она подтверждает, что электронный документ подписан конкретным лицом, обеспечивает его целостность (неизменность после подписания) и предотвращает подделку.

ЭЦП используется для:

• юридически значимого электронного документооборота: подписание договоров, актов, счет–фактур, отчетов, заявлений;

• взаимодействия с государственными органами: подача налоговых деклараций, обращений, получение государственных услуг онлайн;

• участия в электронных торгах и аукционах;

• организации внутреннего документооборота в компаниях;

• удаленной работы: подписание трудовых договоров и других кадровых документов.

Виды ЭЦП: выбираем подходящий вариант

В России выделяют три основных вида электронной подписи, различающихся уровнем защиты и сферой применения.

Простая электронная подпись (ПЭП). Самый простой вид подписи. Формируется с использованием кодов, паролей или иных средств. Подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом, но не гарантирует неизменность документа после подписания. Применяется, например, для входа на портал Госуслуг или в интернет–банк.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Создается с использованием криптографических преобразований. Позволяет установить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений в документ после его подписания. Для ее создания используются сертификаты ключей проверки электронной подписи, выданные удостоверяющим центром. Имеет юридическую силу, но лишь при наличии соглашения между сторонами. Используется, например, для внутреннего документооборота компании.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Самый защищенный и юридически значимый вид подписи. Соответствует всем требованиям, предъявляемым к НЭП, но ключ проверки электронной подписи указывается в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП имеет полную юридическую силу без дополнительных соглашений и приравнивается к собственноручной подписи. Обязательна для взаимодействия с госорганами, участия в торгах и других важных юридических действиях. Также она нужна при сдаче отчетности через сервис 1С–Отчетность и другие внешние сервисы, для документооборота в 1С–ЭДО компании Scloud.

Как получить ЭЦП: шаги к цифровой свободе

Получить ЭЦП несложно. Процесс, как правило, включает следующие этапы.

1. Выберите удостоверяющий центр (УЦ). Для получения НЭП или КЭП вам необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Список аккредитованных УЦ можно найти на сайте Минцифры России.

2. Подготовьте документы. Помимо заявления, для физического лица обычно требуются паспорт, СНИЛС, ИНН. Для юридического лица/индивидуального предпринимателя — уставные документы/паспорт, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, свидетельство ОГРН/ОГРНИП, доверенность (если ЭЦП оформляется на представителя).

3. Подайте заявку и оплатите услугу. Заявку можно подать онлайн или лично в офисе УЦ. Стоимость ЭЦП зависит от выбранного вида и срока действия.

4. Идентифицируйте личность. В большинстве случаев требуется личное присутствие в УЦ для подтверждения личности.

5. Получите токен и сертификат. Вам выдадут USB-токен (защищенный носитель), на котором будет храниться ключ ЭЦП, а также квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (для КЭП). Также вам может быть предоставлено программное обеспечение для работы с ЭЦП.

Подписываем документы пошагово

Теперь, когда разобрали, что такое ЭЦП и как ее получить, пришло время перейти к практике. Подписать документ электронной подписью гораздо проще, чем кажется. Далее рассмотрим, как это сделать для самых распространённых форматов файлов: Word, Excel и PDF.

Как подписать документ ЭЦП в формате Word (DOCX)

Для подписания документов Word ЭЦП вам потребуется установленное на компьютере криптографическое программное обеспечение КриптоПро Office Signature, загруженное с официального сайта, и действующий сертификат ЭЦП. Оба участника документооборота должны установить это ПО. Если это сделает только одна сторона, получатель файла не сможет проверить подлинность электронной подписи. 

Процесс подписания таков.

1. Откройте нужный документ Word.

2. Перейдите во вкладку «Файл», выберите«Сведения» (или «Защита документа» в старых версиях Word).

3. Нажмите «Добавить цифровую подпись». В некоторых версиях Word это может быть «Защитить документ» — «Добавить цифровую подпись».

4. Появится окно со списком доступных сертификатов ЭЦП. Выберите ваш.

5. Убедитесь, что имя подписанта в сертификате совпадает с тем, что требуется. Если это не так, вам нужно выбрать другой сертификат, нажав кнопку «Изменить».

6. Нажмите «Подписать» и документ будет подписан. В строке состояния Word появится значок, указывающий на наличие цифровой подписи.

Чтобы убедиться в работоспособности ЭЦП, найдите и нажмите соответствующий значок. Это действие откроет новую вкладку, где будет представлена подробная информация о подписи. В разделе «Состав подписи» вы сможете ознакомиться с деталями о том, кто подписал документ, какой сертификат КЭП был использован и цель подписания.

Как подписать документ ЭЦП в формате Excel (XLSX)

Процесс подписания Excel–документов аналогичен Word, так как обе программы являются частью пакета Microsoft Office. Поэтому подробно расписывать его нет необходимости.

Как подписать документ ЭЦП в формате PDF

Для подписания PDF–документов обычно используются специализированные программы, такие как Adobe Acrobat Reader DC или КриптоАРМ (универсальный инструмент для работы с ЭЦП).

Порядок подписания с помощью Adobe Acrobat Reader DC.

1. Скачайте с официального сайта «Криптопро PDF» и установите его.

2. Откройте PDF–документ в Adobe Acrobat Reader DC.

3. Перейдите в «Инструменты» и выберите «Сертификаты».

4. Нажмите «Подписать». Выберите область, где должна быть размещена подпись.

5. Появится окно с выбором сертификата. Укажите нужный вам сертификат ЭЦП.

6. Нажмите «Подписать», после чего сохраните подписанный файл.

Порядок подписания с помощью КриптоАРМ.

1. Откройте программу КриптоАРМ.

2. Выберите «Подписать». Откроется «Мастер создания ЭЦП». Нажмите в нем «Далее».

3. Затем выберите «Добавить файл» и укажите путь к PDF–документу, который хотите подписать плюс «Далее».

4. Из списка доступных сертификатов выберите вашу ЭЦП и нажмите «Далее».

5. В открывшемся окне интересующая вас кнопка — это «Готово».

6. После этого появится окошко с результатом подписания «Успех». Файл после подписи ЭЦП будет в формате .sig.

Цифровое будущее уже здесь: прощай бумага