При устройстве на работу важно заранее знать, какие документы потребуются. Это поможет быстро пройти процедуру оформления, избежать задержек и недоразумений. Работодатель не может заключить трудовой договор без определенного перечня документов, установленного Трудовым кодексом РФ. Некоторые документы обязательны для всех, другие — зависят от характера работы или статуса соискателя.
Основной перечень документов
При заключении трудового договора сотрудник обязан предоставить работодателю следующие документы.
-
Паспорт. Основной документ, удостоверяющий личность. Также подтверждает гражданство, что важно при оформлении на работу.
-
Трудовая книжка. Раньше работник мог выбирать — вести трудовую книжку в бумажном или электронном виде. В 2024 году действует правило: при первом трудоустройстве заводят только электронную трудовую книжку, независимо от желания работника.
-
СНИЛС. Нужен для регистрации работника в системе обязательного пенсионного страхования и начисления страховых взносов.
-
ИНН. Может понадобиться для корректного ведения налогового учета и взаимодействия с ФНС. Хотя закон прямо не обязывает предоставлять ИНН, его часто просят.
-
Документ об образовании. Диплом, аттестат или иное удостоверение квалификации. Требуется, если должность подразумевает наличие определенного образования или навыков.
-
Военный билет или приписное удостоверение. Предоставляется мужчинами, подлежащими воинскому учету. Работодатель обязан вести учет военнообязанных сотрудников.
-
Медицинская книжка. Необходима, если профессия входит в перечень, требующий предварительного медицинского осмотра. Форма личной медицинской книжки утверждена приказом Роспотребнадзора.
Дополнительные документы
-
Разрешение на работу или патент. Документ необходим для иностранных граждан.
-
Справка об отсутствии судимости. Необходима при работе в образовательных и детских учреждениях.
-
Водительское удостоверение. Необходимо для должностей, связанных с вождением.
Оформление трудового договора
Оформление трудового договора невозможно без всех необходимых документов, указанных в статье 65 Трудового кодекса РФ. Чтобы упростить этот процесс и избежать ошибок, многие кадровики используют специализированные программы. Например, в системе 1С: Зарплата и управление персоналом удобно вести учет всех кадровых документов, автоматически формировать приказы о приеме, рассчитывать зарплату, вести учет отпусков, больничных и стажа. Это существенно ускоряет и упрощает процесс приема сотрудников и дальнейшее ведение кадрового учета.
Если обязательные документы отсутствуют или представлены с нарушениями, работодатель имеет законное основание отказать в приеме на работу. Исключение составляют случаи, предусмотренные законом (например, при утере трудовой книжки работник может предоставить заявление о ее восстановлении).
Заключение
Перед трудоустройством важно заранее собрать все необходимые документы — это упростит процесс оформления и поможет избежать задержек. Рекомендуется также уточнить у работодателя, не требуется ли что-то дополнительно, если работа связана с особыми условиями.
Соблюдение установленных требований защищает юридические интересы обеих сторон: работодатель получает право вести учет и начислять выплаты, а работник — гарантии и права, предусмотренные трудовым законодательством.
Если вы ведете кадровый учет в 1С, рекомендуем обратить внимание на облачные решения 1С от Scloud, которые позволяют автоматизировать процессы приема на работу, а также ведения документации и расчетов.
