Трудовая деятельность, события

Рассмотрим отражение в сведениях о трудовой (иной) деятельности кадровых мероприятий:

• прием

• перевод

• увольнение

• переименование организации.

• приостановление

• возобновление

и если подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)

• заключение и прекращение договоров ГПХ

• запрет занимать должность (вид деятельности).

Для того чтобы в сведениях о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) отразились кадровые мероприятия по сотрудникам, необходимо установить в кадровых документах Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод флаг Запись электронной трудовой книжки. В документе Договор подряда необходимо установить флаг Отразить трудовую деятельность. Если флаги не будет установлены, кадровое мероприятие не отразится в сведениях.

Формирование сведений о трудовой деятельности:

• Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки - ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД

• Создать документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.

• Укажите организацию, дату документа и сотрудника. Номер документа проставляется программой, ручные его корректировки настоятельно не рекомендуются, во избежание дальнейших проблем с нарушением автонумерации.

• Раздел Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь заполняется вручную правопреемником страхователя о работодателе, который снят с учета, при необходимости скорректировать сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленные этим работодателем.

• Документ заполняется на основании кадровых документов с установленным флагами Отразить в трудовой книжке и Отразить трудовую деятельность (для договоров ГПХ) на дату документа, а также зарегистрированных документов Регистрация трудовой деятельности и заявлениями о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

• Чтобы перейти в сформированные сведения, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопкой Enter) по строке с сотрудником. В результате открывается форма Мероприятия.

Прием

В случае приема сотрудника на работу сведения передаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (распоряжения или иных документов, подтверждающих оформление).

1. По ссылке Редактировать карточку сотрудника можно изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме.

2. В сведениях о трудовой деятельности теперь нужно заполнять статус застрахованного лица (например, для граждан РФ указывается код – ГРФ, для иностранных граждан или лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РФ – код ПЖИГ). В программе статус застрахованного лица указывается в сведениях, в поле Код категории (поле доступно для редактирования), на основании статуса, указанного в карточке сотрудника (Условия страхования).

3. Также необходимо указывать гражданство сотрудника, а именно код страны. В программе код страны заполняется, на основании данных о гражданстве, указанных в карточке сотрудника.

4. Если сотрудник представил заявление о порядке ведения его трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) и в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то данные о заявлении заполняются в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление). Признак Отмена устанавливается, если заявление было отозвано сотрудником и зарегистрирован документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности. О создании такого заявления смотрите в статье Регистрация или отмена заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности.

5. По ссылке Регистрация трудовой деятельности можно создать документ Регистрация трудовой деятельности, с помощью которого можно зарегистрировать другие мероприятия, например в связи с переименованием организации или отменой мероприятия.

6. В табличной части указывается:

o в колонке Мероприятие – дата приема сотрудника на работу и вид мероприятия Прием

• в колонке Совм-ль флаг устанавливается. Эта информация выводится в печатную форму или файл отчета

• в колонке Сведения вручную можно указать информацию (помимо должности, подразделения), которая должна быть отражена в сведениях о трудовой деятельности (например, категорию (разряд)). Данные из этой колонки попадут в графу 5 формы про трудовую функцию

• в колонке Тер. условия указывается код территориальных условий труда – РКС или МКС. Эти коды заполняются в отношении зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если в настройках организации или обособленного подразделения (Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) указан код территориальных условий, то он заполняется в форме

• в одноименных колонках указывается наименование подразделения, должность сотрудника. Все эти сведения отразятся в графе 5 формы про трудовую функцию. Наименование подразделения отражается в сведениях, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если необходимо не отражать наименование подразделений в сведениях, то в настройках учета зарплаты (Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) снимите флаг Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности

• колонка Трудовая функция заполняется названием трудовой функции, указанной в кадровых документах. Данное название не выводится в сведения (в сведения попадут данные, которые были указаны при настройке трудовой функции).

• в колонке ОКЗ указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Коды заполняются по Общероссийскому классификатору занятий (принят и введен в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).

• в колонке Документы основания – данные документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.

Перевод

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при переводе сотрудника. Сведения подаются в СФР в случае перевода сотрудника – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии.

1. В колонке Мероприятие указывается дата перевода сотрудника и код вида мероприятия Перевод.

2. Указываются данные, которые изменились при переводе и должны быть отражены в сведениях, код ОКЗ, а также данные документа, подтверждающего оформление, – наименование документа, его дата и номер.

Увольнение

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при увольнении сотрудника. В случае увольнения сотрудника сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (распоряжения или иных документов, подтверждающих оформление).

1. В колонке Мероприятие указывается дата увольнения и вид мероприятия Увольнение.

2. Указывается также код ОКЗ, причина прекращения трудового договора, данные документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.

3. С 2023 года в графе 7 Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона помимо причины прекращения трудового договора необходимо указывать код причины увольнения. В программе для этого в форме сведений появилась новая колонка Код причины (ПФР) (доступна для редактирования).

Код заполняется из нового справочника Причины увольнения ПФР. Новый справочник связан со справочником Основания увольнения (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Классификаторы ссылка Кадровый учет), данные которого используется при увольнении сотрудника в документе Увольнение поле По основанию. В карточке основания увольнения появилось новое поле – Причина увольнения (ПФР). Поэтому при регистрации увольнения и выборе основания увольнения в дальнейшем код причины увольнения будет заполнен в сведениях о трудовой деятельности сотрудника.

Приостановление

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при приостановлении действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приостановлении действия трудового договора.

Если произошло кадровое мероприятие – приостановление действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки).

В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить, в новой строке укажите:

1. Сотрудника, с которым приостановлен трудовой договор.

2. Дату приостановления договора и вид мероприятия - Приостановление

3. Должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего приостановление трудового договора, наименование документа, его дата и номер.

Возобновление

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при возобновлении действия трудового договора в связи окончанием военной службой по мобилизации или по контракту. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о возобновлении действия трудового договора.

Если произошло кадровое мероприятие – возобновление действия трудового договора в связи с окончанием военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки).

В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить, в новой строке укажите:

1. Сотрудника, с которым возобновлен трудовой договор.

2. Дату возобновления договора и вид мероприятия - Возобновление .

3. Должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего возобновление трудового договора наименование документа, его дата и номер.

Подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)

До 31.12.2020 включительно каждый сотрудник должен был подать работодателю письменное заявление о выборе порядка ведения его трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде. Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю по основному месту работы с заявлением до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты согласно ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Кто впервые устраивается на работу с начала 2021 года их трудовые книжки сразу ведутся в электронном виде (бумажные трудовые книжки на указанных лиц не оформляются). Соответственно заявление такие сотрудники не подают.

Если по сотруднику не было кадровых мероприятий, но он подал заявление о порядке ведения своей трудовой книжки, то на такого сотрудника необходимо подать сведения. Сведения подается в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором подано соответствующее заявление.

При заполнении отчета ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД сведения о предоставленном заявлении заполняются в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление), если в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В форме ЕСФ-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) дата подачи заполняется в соответствующей строке. Признак отмены указывается, если отменяются ранее представленные сведения о подаче заявления сотрудником. СМ.СТАТЬЮ - ----> о регистрации или отмене заявления о выборе порядка учета сведений о трудовой деятельности.

Переименование организации

Если произошло кадровое мероприятие – изменение наименования страхователя, то для автоматического заполнения этих данных в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки). Сведения по этому мероприятию подаются в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло изменение наименования страхователя.

Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Переименование. В открывшейся форме укажите:

1. В поле Сведения укажите, что Старое наименование с конкретного числа переименовано в Новое наименование страхователя (данные отражаются в графе 5 про трудовую функцию).

2. В поле Дата мероприятия укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя.

3. Укажите данные документа, подтверждающего изменение наименования страхователя, – наименование документа, его дата и номер в соответствующих полях.

4. По кнопке Заполнить табличная часть заполняется всеми сотрудниками, работающими на дату переименования страхователя. Если сотрудников в базе много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства (установив флаг Заполнять порциями по... сотрудников, указав необходимое количество).

Далее при заполнении сведений данное кадровое событие будет отражено.

Заключение и прекращение договоров ГПХ

Сведения о заключении или прекращении действия договоров ГПХ подаются в СФР – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения действия договоров.

В форму документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД автоматически добавляются сведения о заключении или прекращении договоров ГПХ. Для этого в документе Договор подряда установите флаг Отразить трудовую деятельность (Зарплата и кадры – Договоры).

1. Для мероприятий по договорам ГПХ также необходимо указать код по ОКЗ. Код укажите вручную из классификатора в документе договора в одноименном поле.

2. В колонке Мероприятие указывается дата начала периода работы по договору ГПХ или дата окончания периода работы по ГПХ и виды мероприятий - НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ или ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. В программе даты мероприятий определяются по значениям полей Действует с... по... в документе договора.

3. При заполнении сведений по договорам ГПХ также нужно указать код выполняемой функции (ДГПХ, ДАВТ и т. д.). В программе коды выполняемой функции для договоров ГПХ хранятся в справочнике Трудовые функции (коды уже созданы в программе). При регистрации договора с помощью документа Договор подряда в сведениях будет указан код ДГПХ. Если нужно передать кадровое мероприятие по договорам авторского заказа, лицензионным договорам или договорам об отчуждении исключительных прав (коды выполняемой функции ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД и ЛДПИ), то мероприятие регистрируется с помощью документа Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки).

4. В сведениях также необходимо указать данные документа, подтверждающего заключение или прекращение действия договоров ГПХ, – наименование документа, дату заключения или прекращения договора ГПХ и номер.

Если по договору ГПХ были переданы в СФР сведения о начале его действия, то в программе документ будет заблокирован. Если необходимо внести изменения в документ, например, в связи с досрочным расторжением договора, то:

• в документе договора нажмите на меню Еще - Разблокировать форму (в правом верхнем углу)

• измените дату окончания договора

• проведите документ.

Обратите внимание, если меняются только данные об окончании договора, то в дальнейшем в документе ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД будет формироваться только мероприятие об окончании действия договора. Если же были изменения даты начала договора, то в дальнейшем будет сформировано мероприятие по отмене ранее переданных сведений и формирование нового мероприятия о начале действия договора.