Трудовая деятельность, события

Для формирования сведений о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) с 2023 года необходимо использовать прежний документ – ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (в будущем планируется добавление отдельного единого отчета со всеми разделами). Печатная форма ЕФС-1 добавлена в документ. Файл выгрузки формируется в новом формате, утвержденном для ЕФС-1. Заполнение документа доработано с учетом других изменений с 2023 г.

Рассмотрим отражение в сведениях о трудовой (иной) деятельности кадровых мероприятий:

• прием

• перевод

• увольнение

• переименование организации.

• приостановление

• возобновление

и если подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)

• заключение и прекращение договоров ГПХ

• запрет занимать должность (вид деятельности).

Для того чтобы в сведениях о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) отразились кадровые мероприятия по сотрудникам, необходимо установить в кадровых документах Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод флаг Запись электронной трудовой книжки. В документе Договор подряда необходимо установить флаг Отразить трудовую деятельность. Если флаги не будет установлены, кадровое мероприятие не отразится в сведениях.

Формирование сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица производится с помощью документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.

1. Раздел Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки или раздел Отчеты – 1С-Отчетность – Регламентированные отчеты.

2. Кнопка Создать.

3. Выберите документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.

4. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то в поле Организация выберите организацию, по сотрудникам которой необходимо сформировать сведения.

5. В поле Дата укажите дату заполнения формы (по умолчанию указывается текущая дата).

6. Раздел Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь заполняется вручную правопреемником страхователя о работодателе, который снят с учета, при необходимости скорректировать сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленные этим работодателем.

7. Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить. При нажатии на кнопку выберите, как заполнить сведения - всеми кадровыми изменениями, или только приемами и увольнениями. Документ заполняется по имеющимся в программе не переданным кадровым мероприятиям с установленным флагами Отразить в трудовой книжке и Отразить трудовую деятельность (для договоров ГПХ) на дату документа, а также зарегистрированными документами Регистрация трудовой деятельности и заявлениями о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

8. Поля Руководитель и Должность заполняются автоматически данными, введенными в справочник Организации (раздел Подписи). Данные о руководителе организации (Ф. И. О. и должность) указываются в печатной форме ЕФС-1 (титульный лист). Если отправка сведений в СФР производится в электронном виде, то отправка должна осуществляться с ЭЦП именно этого лица.

Чтобы перейти непосредственно в сформированные сведения, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопкой Enter) по строке с сотрудником. В результате открывается форма Мероприятия.

Прием

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при приеме на работу. В случае приема сотрудника на работу сведения передаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (распоряжения или иных документов, подтверждающих оформление) (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

1. По ссылке Редактировать карточку сотрудника можно изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме автоматически.

2. В сведениях о трудовой деятельности теперь нужно заполнять статус застрахованного лица (п. 3.6 Порядка заполнения формы) (например, для граждан РФ указывается код – ГРФ, для иностранных граждан или лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РФ – код ПЖИГ). В программе статус застрахованного лица указывается в сведениях автоматически, в поле Код категории (поле доступно для редактирования), на основании статуса, указанного в карточке сотрудника (раздел Условия страхования).

3. Также необходимо указывать гражданство сотрудника, а именно код страны (п. 3.7 Порядка заполнения формы). В программе код страны заполняется автоматически, на основании данных о гражданстве, указанных в карточке сотрудника.

4. Если сотрудник представил заявление о порядке ведения его трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) и в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то данные о заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление). Признак Отмена устанавливается автоматически, если заявление было отозвано сотрудником и зарегистрирован документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности. О создании такого заявления смотрите в статье Регистрация или отмена заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности.

5. По ссылке Регистрация трудовой деятельности можно создать документ Регистрация трудовой деятельности, с помощью которого можно зарегистрировать другие мероприятия, например в связи с переименованием организации или отменой мероприятия.

6. В табличной части указывается:

o в колонке Мероприятие – дата приема сотрудника на работу и вид мероприятия Прием (код 1 вида мероприятия согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы)

• в колонке Совм-ль флаг устанавливается автоматически. Эта информация выводится в печатную форму или файл отчета

• в колонке Сведения вручную можно указать информацию (помимо должности, подразделения), которая должна быть отражена в сведениях о трудовой деятельности (например, категорию (разряд)). Данные из этой колонки попадут в графу 5 формы про трудовую функцию

• в колонке Тер. условия указывается код территориальных условий труда – РКС или МКС. Эти коды заполняются в отношении зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если в настройках организации или обособленного подразделения (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - ссылка Порядок учета зарплаты) указан код территориальных условий, то он заполняется в форме автоматически

• в одноименных колонках указывается наименование подразделения, должность сотрудника. Все эти сведения отразятся в графе 5 формы про трудовую функцию. Наименование подразделения отражается в сведениях, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор (п. 4.6 Порядка заполнения формы). Если необходимо не отражать наименование подразделений в сведениях, то в настройках учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - ссылка Порядок учета зарплаты) снимите флаг Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности

• колонка Трудовая функция заполняется автоматически названием трудовой функции, указанной в кадровых документах. Данное название не выводится в сведения (в сведения попадут данные, которые были указаны при настройке трудовой функции). См. статью о настройке трудовой функции

• в колонке ОКЗ указывается кодовое обозначение занятия (п. 4.7 Порядка заполнения формы), соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Коды заполняются по Общероссийскому классификатору занятий (принят и введен в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Где указывать код по ОКЗ в программе для автоматического заполнения формы смотрите в статье.

• в колонке Документы основания – данные документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.

Перевод

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при переводе сотрудника. Сведения подаются в СФР в случае перевода сотрудника – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии (пп. 1 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

1. В колонке Мероприятие указывается дата перевода сотрудника и код вида мероприятия Перевод (код 2 вида мероприятия согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы).

2. Указываются данные, которые изменились при переводе и должны быть отражены в сведениях, код ОКЗ, а также данные документа, подтверждающего оформление, – наименование документа, его дата и номер.

Увольнение

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при увольнении сотрудника. В случае увольнения сотрудника сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (распоряжения или иных документов, подтверждающих оформление) (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

1. В колонке Мероприятие указывается дата увольнения и вид мероприятия Увольнение (код 5 вида мероприятия согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы).

2. Указывается также код ОКЗ, причина прекращения трудового договора, данные документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.

3. С 2023 года в графе 7 Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона помимо причины прекращения трудового договора необходимо указывать код причины увольнения (п. 4.8 Порядка заполнения формы, Классификатор к порядку заполнения формы). В программе для этого в форме сведений появилась новая колонка Код причины (ПФР) (доступна для редактирования). Код заполняется автоматически из нового справочника Причины увольнения ПФР. Новый справочник связан со справочником Основания увольнения (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Классификаторы ссылка Кадровый учет), данные которого используется при увольнении сотрудника в документе Увольнение поле По основанию. В карточке основания увольнения появилось новое поле – Причина увольнения (ПФР) (заполняется автоматически). Поэтому при регистрации увольнения и выборе основания увольнения в дальнейшем код причины увольнения будет заполнен автоматически в сведениях о трудовой деятельности сотрудника.

Приостановление

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при приостановлении действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приостановлении действия трудового договора (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если произошло кадровое мероприятие – приостановление действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности (раздел Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки).

В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить (правая кнопка мыши), в новой строке укажите:

1. Сотрудника, с которым приостановлен трудовой договор.

2. Дату приостановления договора и вид мероприятия - Приостановление (код 7 вида мероприятия согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы).

3. Должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего приостановление трудового договора, – наименование документа, его дата и номер.

Возобновление

На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при возобновлении действия трудового договора в связи окончанием военной службой по мобилизации или по контракту. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о возобновлении действия трудового договора (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если произошло кадровое мероприятие – возобновление действия трудового договора в связи с окончанием военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности (раздел Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки).

В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить (правая кнопка мыши), в новой строке укажите:

1. Сотрудника, с которым возобновлен трудовой договор.

2. Дату возобновления договора и вид мероприятия - Возобновление (код 8 вида мероприятия согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы).

3. Должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего возобновление трудового договора, – наименование документа, его дата и номер.

Подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)

До 31.12.2020 включительно каждый сотрудник должен был подать работодателю письменное заявление о выборе порядка ведения его трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю по основному месту работы с заявлением до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты согласно ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Кто впервые устраивается на работу с начала 2021 года их трудовые книжки сразу ведутся в электронном виде (бумажные трудовые книжки на указанных лиц не оформляются) (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Соответственно заявление такие сотрудники не подают.

Если по сотруднику не было кадровых мероприятий, но он подал заявление о порядке ведения своей трудовой книжки, то на такого сотрудника необходимо подать сведения. Сведения подается в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором подано соответствующее заявление (пп. 1 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

При заполнении отчета ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД сведения о предоставленном заявлении заполняются автоматически в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление), если в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В форме ЕСФ-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) дата подачи заполняется в соответствующей строке. Признак отмены указывается, если отменяются ранее представленные сведения о подаче заявления сотрудником. См. статью о регистрации или отмене заявления о выборе порядка учета сведений о трудовой деятельности.

Переименование организации

Если произошло кадровое мероприятие – изменение наименования страхователя (код 3 вида мероприятия согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы), то для автоматического заполнения этих данных в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности (раздел Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки). Сведения по этому мероприятию подаются в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло изменение наименования страхователя.

Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Переименование. В открывшейся форме укажите:

1. В поле Сведения укажите, что Старое наименование с конкретного числа переименовано в Новое наименование страхователя (данные отражаются в графе 5 про трудовую функцию) (п. 4.14 Порядка заполнения формы).

2. В поле Дата мероприятия укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя.

3. Укажите данные документа, подтверждающего изменение наименования страхователя, – наименование документа, его дата и номер в соответствующих полях.

4. По кнопке Заполнить табличная часть автоматически заполняется всеми сотрудниками, работающими на дату переименования страхователя. Если сотрудников в базе много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства (установив флаг Заполнять порциями по... сотрудников, указав необходимое количество).

Далее при заполнении сведений данное кадровое событие будет отражено автоматически.

Заключение и прекращение договоров ГПХ

Сведения о заключении или прекращении действия договоров ГПХ подаются в СФР – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения действия договоров (пп. 2 п. 5 и п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

В форму документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД автоматически добавляются сведения о заключении или прекращении договоров ГПХ. Для этого в документе Договор подряда установите флаг Отразить трудовую деятельность (раздел Зарплата и кадры – Договоры).

1. Для мероприятий по договорам ГПХ также необходимо указать код по ОКЗ. Код укажите вручную из классификатора в документе договора в одноименном поле.

2. В колонке Мероприятие указывается дата начала периода работы по договору ГПХ или дата окончания периода работы по ГПХ и виды мероприятий - НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ или ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ (код 9 и 10 мероприятий согласно п. 4.4 Порядка заполнения формы). В программе даты мероприятий определяются по значениям полей Действует с... по... в документе договора.

3. При заполнении сведений по договорам ГПХ также нужно указать код выполняемой функции (п. 4.7 Порядка заполнения формы) (ДГПХ, ДАВТ и т. д.). В программе коды выполняемой функции для договоров ГПХ хранятся в справочнике Трудовые функции (коды уже созданы в программе). При регистрации договора с помощью документа Договор подряда в сведениях автоматически будет указан код ДГПХ. Если нужно передать кадровое мероприятие по договорам авторского заказа, лицензионным договорам или договорам об отчуждении исключительных прав (коды выполняемой функции ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД и ЛДПИ), то мероприятие регистрируется с помощью документа Регистрация трудовой деятельности (раздел Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки).

4. В сведениях также необходимо указать данные документа, подтверждающего заключение или прекращение действия договоров ГПХ, – наименование документа, дату заключения или прекращения договора ГПХ и номер.

Если по договору ГПХ были переданы в СФР сведения о начале его действия, то в программе документ будет заблокирован. Если необходимо внести изменения в документ, например, в связи с досрочным расторжением договора, то:

• в документе договора нажмите на меню Еще - Разблокировать форму (в правом верхнем углу)

• измените дату окончания договора

• проведите документ.

Обратите внимание, если меняются только данные об окончании договора, то в дальнейшем в документе ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД будет формироваться только мероприятие об окончании действия договора. Если же были изменения даты начала договора, то в дальнейшем автоматически будет сформировано мероприятие по отмене ранее переданных сведений и формирование нового мероприятия о начале действия договора.