Рассмотрим отражение в сведениях о трудовой (иной) деятельности кадровых мероприятий:
-
прием
-
перевод
-
увольнение
-
переименование организации.
-
приостановление
-
возобновление
и если подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)
-
заключение и прекращение договоров ГПХ
-
запрет занимать должность (вид деятельности).
Для того чтобы в сведениях о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) отразились кадровые мероприятия по сотрудникам, необходимо установить в кадровых документах Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод флаг Запись электронной трудовой книжки. В документе Договор подряда необходимо установить флаг Отразить трудовую деятельность. Если флаги не будет установлены, кадровое мероприятие не отразится в сведениях.
Формирование сведений о трудовой деятельности:
-
Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки - ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД
-
Создать документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД.
-
Укажите организацию, дату документа и сотрудника. Номер документа проставляется программой , ручные его корректировки настоятельно не рекомендуются, во избежание дальнейших проблем с нарушением автонумерации.
-
Раздел Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь заполняется вручную правопреемником страхователя о работодателе, который снят с учета, при необходимости скорректировать сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленные этим работодателем.
-
Документ заполняется на основании кадровых документов с установленным флагами Отразить в трудовой книжке и Отразить трудовую деятельность (для договоров ГПХ) на дату документа, а также зарегистрированных документов Регистрация трудовой деятельности и заявлениями о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
-
Чтобы перейти в сформированные сведения, щелкните двойным щелчком мыши (или кнопкой Enter) по строке с сотрудником. В результате открывается форма Мероприятия.
Прием
В случае приема сотрудника на работу сведения передаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (распоряжения или иных документов, подтверждающих оформление).
1. По ссылке Редактировать карточку сотрудника можно изменить персональные данные сотрудника. Отредактированные данные обновятся в форме .
2. В сведениях о трудовой деятельности теперь нужно заполнять статус застрахованного лица (например, для граждан РФ указывается код – ГРФ, для иностранных граждан или лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РФ – код ПЖИГ). В программе статус застрахованного лица указывается в сведениях , в поле Код категории (поле доступно для редактирования), на основании статуса, указанного в карточке сотрудника (Условия страхования).
3. Также необходимо указывать гражданство сотрудника, а именно код страны. В программе код страны заполняется , на основании данных о гражданстве, указанных в карточке сотрудника.
4. Если сотрудник представил заявление о порядке ведения его трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) и в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, то данные о заявлении заполняются в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление). Признак Отмена устанавливается , если заявление было отозвано сотрудником и зарегистрирован документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности. О создании такого заявления смотрите в статье Регистрация или отмена заявления о выборе порядка ведения учета сведений о трудовой деятельности.
5. По ссылке Регистрация трудовой деятельности можно создать документ Регистрация трудовой деятельности, с помощью которого можно зарегистрировать другие мероприятия, например в связи с переименованием организации или отменой мероприятия.
6. В табличной части указывается:
o в колонке Мероприятие – дата приема сотрудника на работу и вид мероприятия Прием
-
в колонке Совм-ль флаг устанавливается . Эта информация выводится в печатную форму или файл отчета
-
в колонке Сведения вручную можно указать информацию (помимо должности, подразделения), которая должна быть отражена в сведениях о трудовой деятельности (например, категорию (разряд)). Данные из этой колонки попадут в графу 5 формы про трудовую функцию
-
в колонке Тер. условия указывается код территориальных условий труда – РКС или МКС. Эти коды заполняются в отношении зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если в настройках организации или обособленного подразделения (Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) указан код территориальных условий, то он заполняется в форме
-
в одноименных колонках указывается наименование подразделения, должность сотрудника. Все эти сведения отразятся в графе 5 формы про трудовую функцию. Наименование подразделения отражается в сведениях, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если необходимо не отражать наименование подразделений в сведениях, то в настройках учета зарплаты (Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) снимите флаг Заполнять подразделения в мероприятиях трудовой деятельности
-
колонка Трудовая функция заполняется названием трудовой функции, указанной в кадровых документах. Данное название не выводится в сведения (в сведения попадут данные, которые были указаны при настройке трудовой функции).
-
в колонке ОКЗ указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Коды заполняются по Общероссийскому классификатору занятий (принят и введен в действие приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
-
в колонке Документы основания – данные документа, подтверждающего оформление трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.
Перевод
На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при переводе сотрудника. Сведения подаются в СФР в случае перевода сотрудника – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором издан соответствующий приказ о кадровом мероприятии.
1. В колонке Мероприятие указывается дата перевода сотрудника и код вида мероприятия Перевод.
2. Указываются данные, которые изменились при переводе и должны быть отражены в сведениях, код ОКЗ, а также данные документа, подтверждающего оформление, – наименование документа, его дата и номер.
Увольнение
На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при увольнении сотрудника. В случае увольнения сотрудника сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа (распоряжения или иных документов, подтверждающих оформление).
1. В колонке Мероприятие указывается дата увольнения и вид мероприятия Увольнение.
2. Указывается также код ОКЗ, причина прекращения трудового договора, данные документа, подтверждающего прекращение трудовых отношений, – наименование документа, его дата и номер.
3. С 2023 года в графе 7 Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона помимо причины прекращения трудового договора необходимо указывать код причины увольнения. В программе для этого в форме сведений появилась новая колонка Код причины (ПФР) (доступна для редактирования).
Код заполняется из нового справочника Причины увольнения ПФР. Новый справочник связан со справочником Основания увольнения (раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – раздел Классификаторы ссылка Кадровый учет), данные которого используется при увольнении сотрудника в документе Увольнение поле По основанию. В карточке основания увольнения появилось новое поле – Причина увольнения (ПФР). Поэтому при регистрации увольнения и выборе основания увольнения в дальнейшем код причины увольнения будет заполнен в сведениях о трудовой деятельности сотрудника.
Приостановление
На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при приостановлении действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приостановлении действия трудового договора.
Если произошло кадровое мероприятие – приостановление действия трудового договора в связи с военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки).
В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить, в новой строке укажите:
1. Сотрудника, с которым приостановлен трудовой договор.
2. Дату приостановления договора и вид мероприятия - Приостановление
3. Должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего приостановление трудового договора, наименование документа, его дата и номер.
Возобновление
На представлено заполнение формы (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) при возобновлении действия трудового договора в связи окончанием военной службой по мобилизации или по контракту. Сведения подаются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о возобновлении действия трудового договора.
Если произошло кадровое мероприятие – возобновление действия трудового договора в связи с окончанием военной службой по мобилизации или по контракту, то для автоматического заполнения ЕСФ-1 необходимо предварительно зарегистрировать документ Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки).
В открывшейся форме документа заполните табличную часть по кнопке Добавить, в новой строке укажите:
1. Сотрудника, с которым возобновлен трудовой договор.
2. Дату возобновления договора и вид мероприятия - Возобновление .
3. Должность, трудовую функцию, ОКЗ и данные документа, подтверждающего возобновление трудового договора наименование документа, его дата и номер.
Подано только заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)
До 31.12.2020 включительно каждый сотрудник должен был подать работодателю письменное заявление о выборе порядка ведения его трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде. Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю по основному месту работы с заявлением до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты согласно ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Кто впервые устраивается на работу с начала 2021 года их трудовые книжки сразу ведутся в электронном виде (бумажные трудовые книжки на указанных лиц не оформляются). Соответственно заявление такие сотрудники не подают.
Если по сотруднику не было кадровых мероприятий, но он подал заявление о порядке ведения своей трудовой книжки, то на такого сотрудника необходимо подать сведения. Сведения подается в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором подано соответствующее заявление.
При заполнении отчета ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД сведения о предоставленном заявлении заполняются в поле Ведение бумажной трудовой книжки (заявление) или Сведения в электронной форме (заявление), если в программе был зарегистрирован документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
В форме ЕСФ-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) дата подачи заполняется в соответствующей строке. Признак отмены указывается, если отменяются ранее представленные сведения о подаче заявления сотрудником. СМ.СТАТЬЮ -----> о регистрации или отмене заявления о выборе порядка учета сведений о трудовой деятельности.
Переименование организации
Если произошло кадровое мероприятие – изменение наименования страхователя, то для автоматического заполнения этих данных в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1) необходимо их предварительно зарегистрировать документом Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки). Сведения по этому мероприятию подаются в СФР – не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло изменение наименования страхователя.
Для автоматического заполнения документа нажмите на кнопку Переименование. В открывшейся форме укажите:
1. В поле Сведения укажите, что Старое наименование с конкретного числа переименовано в Новое наименование страхователя (данные отражаются в графе 5 про трудовую функцию).
2. В поле Дата мероприятия укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя.
3. Укажите данные документа, подтверждающего изменение наименования страхователя, – наименование документа, его дата и номер в соответствующих полях.
4. По кнопке Заполнить табличная часть заполняется всеми сотрудниками, работающими на дату переименования страхователя. Если сотрудников в базе много, имеется возможность разделить сотрудников на разные документы, для удобства (установив флаг Заполнять порциями по... сотрудников, указав необходимое количество).
Далее при заполнении сведений данное кадровое событие будет отражено .
Заключение и прекращение договоров ГПХ
Сведения о заключении или прекращении действия договоров ГПХ подаются в СФР – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения действия договоров.
В форму документа ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД автоматически добавляются сведения о заключении или прекращении договоров ГПХ. Для этого в документе Договор подряда установите флаг Отразить трудовую деятельность (Зарплата и кадры – Договоры).
1. Для мероприятий по договорам ГПХ также необходимо указать код по ОКЗ. Код укажите вручную из классификатора в документе договора в одноименном поле.
2. В колонке Мероприятие указывается дата начала периода работы по договору ГПХ или дата окончания периода работы по ГПХ и виды мероприятий - НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ или ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. В программе даты мероприятий определяются по значениям полей Действует с... по... в документе договора.
3. При заполнении сведений по договорам ГПХ также нужно указать код выполняемой функции (ДГПХ, ДАВТ и т. д.). В программе коды выполняемой функции для договоров ГПХ хранятся в справочнике Трудовые функции (коды уже созданы в программе). При регистрации договора с помощью документа Договор подряда в сведениях будет указан код ДГПХ. Если нужно передать кадровое мероприятие по договорам авторского заказа, лицензионным договорам или договорам об отчуждении исключительных прав (коды выполняемой функции ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД и ЛДПИ), то мероприятие регистрируется с помощью документа Регистрация трудовой деятельности (Зарплата и кадры – журнал Электронные трудовые книжки).
4. В сведениях также необходимо указать данные документа, подтверждающего заключение или прекращение действия договоров ГПХ, – наименование документа, дату заключения или прекращения договора ГПХ и номер.
Если по договору ГПХ были переданы в СФР сведения о начале его действия, то в программе документ будет заблокирован. Если необходимо внести изменения в документ, например, в связи с досрочным расторжением договора, то:
-
в документе договора нажмите на меню Еще - Разблокировать форму (в правом верхнем углу)
-
измените дату окончания договора
-
проведите документ.
Обратите внимание, если меняются только данные об окончании договора, то в дальнейшем в документе ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД будет формироваться только мероприятие об окончании действия договора. Если же были изменения даты начала договора, то в дальнейшем будет сформировано мероприятие по отмене ранее переданных сведений и формирование нового мероприятия о начале действия договора.
