Предлагаем рассмотреть, как происходит заполнение авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0.
Выдача денежных средств подотчетному лицу
Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ Выдача наличных (Банк и касса – Кассовые документы – Выдача) с видом операции Выдача подотчетному лицу или документом Списание с расчетного счета (Банк и касса – Банковские выписки – Списание) с видом операции Перечисление подотчетному лицу. Получатель – сотрудник, Статья расходов – Выдача подотчетных сумм.
Проводки по документу:
Формирование и заполнение авансового отчета
После расходования денежных средств сотрудник отчитывается за них и в базе составляется документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса). В шапке укажите дату, подотчетное лицо и склад оприходования, если сотрудник приобретал ТМЦ для организации. По гиперссылке НДС в сумме можно указать тип цен, способ отражения НДС.
Во вкладке Авансы автоматически подтянется Списание с расчетного счета (которым было произведено списание с корпоративной карты денег), если оно было проведено датой ранее создание авансового отчета. Можно добавить документы авансов вручную, также возможно указание сразу нескольких документов аванса.
Под табличной частью отразится сумма выданного аванса
На закладке Товары укажите приобретенные сотрудником ТМЦ, в поле Документ (расхода) укажите чек, его номер и дату. Если были получены счета-фактуры, то поставьте соответствующую галку и укажите реквизиты счетов-фактур. Если в чеке НДС выделен, но счета-фактуры от поставщика нет, то в колонке НДС укажите % НДС.
Во вкладке Прочие отражаются оплаченные сотрудником услуги и прочие затраты, в том числе суточные.
Лайфхак для бухгалтера: Как заполнить отчет быстро и без ошибок
Если вы пользуетесь сервисов 1С Распознавание первичных документов, то заполнить авансовый отчет можно намного быстрее, путем распознавания чеков в мобильном приложении 1С:Сканер чеков. Таким образом вы заполните вкладку Товары авансового отчета, а также при необходимости можно будет увидеть прикрепленные по кнопке со скрепкой чеки. Алгоритм простой:
-
Подотчетное лицо присылает вам фото чеков или приносит чеки лично
-
Вы добавляете фото чеков в приложение 1С:Сканер документов
-
Сервис распознает их и проводит проверку в ФНС, информация передается в вашу 1С
-
В авансовом отчете во вкладке Товары по кнопке Загрузить вы выбираете распознанные чеки
-
Готово. Осталось проверить номенклатуру и счета учета
Если в табличной части были указаны реквизиты счетов-фактур, то при проведении авансового отчета создается документ Счет-фактура полученный, в котором установлен флаг Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, если вы хотите отложить этот вычет, то снимите галку.
Печать авансового отчета
По кнопке Печать выводится печатная форма Авансового отчета
Как отразить возврат неиспользованных подотчетным лицом сумм
Неиспользованные денежные средства сотрудник возвращает, отразить это можно через Поступление в кассу или Поступление на расчетный счет. Документы можно создать на основании Авансового отчета. Либо если расходы сотрудника превысили выданные ему средства, то создается документ Списания наличных или Списание с расчетного счета.
