В нашей деловой жизни твердо укрепилось мнение о том, что бухгалтер должен знать «все». Под этим «все», как правило, подразумевают решение любых задач, которые перед ним стоят. Обратился ли директор с просьбой «размазать» переплату по счету от клиента, подошел ли сотрудник в бухгалтерию и попросил у него распечатку отчислений в ПФР за текущий календарный год, позвонил ли коллега из другой организации и запросил акт сверки и т.д. и т.п. Самое интересное, что успешное выполнение любых просьб и поручений обычно воспринимается, как должное, будто он решает такие задачи каждый день, и ничего ему этого не стоит. Эх, не понимают все «они» этих хлопот. Ну, что ж поделаешь. Видимо, это такая стезя у нашего брата – быть признанным и непризнанным героем.
А пока они все думают, что все так легко дается, давайте поговорим об одной из повседневных тем рядового бухгалтера-кадровика – о документах сотрудников, а именно о том, какие бумаги и когда выдаются ему на руки. Знание регламента выдачи документов поможет, как минимум, освежить в памяти некоторые сведения и, как максимум, обезопасит нашего коллегу от бестолковых споров с сослуживцами. По крайней мере, вопрос «кто и кому что должен» отпадет.
Основы
Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено. К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще. В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.
Выдачу документации работникам и порядок работы бухгалтера-кадровика регламентируется статьей 62 Трудового Кодекса РФ. Согласно ней, работник вправе в устной форме запросить:
-
Выписку из трудовой книжки;
-
Копии приказов о приеме на работу, о переводе на другую работу, а также увольнении (прописано в статьях 69 и 84.1 Трудового Кодекса РФ);
-
Всевозможные справки о заработной плате;
-
О начисленных и уплаченных страховых взносах;
-
О периоде работы у данного работодателя.
В общем-то, на первый взгляд, здесь нет ничего сложного. Мы решили проверить, существует ли судебная практика, в основе которой лежат противоречия между работниками и работодателями по всем этим «бумажным» делам, и мы были удивлены, когда обнаружили их большое множество.
«Уязвимые места» ТК РФ
Обычно проблемы начинают возникать уже после увольнения работника. Большинство наших коллег склонны полагать, что раз сотрудник ушел и трудоустроился в другой организации, то и дело с концом. Это однозначно ложное утверждение. В судебной практике имеют место разбирательства, в основе которых уволенные или уволившиеся сотрудники не могли добиться от своего бывшего руководства такие документы, как положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации. В теории можно предположить, что владельцы бизнеса просто не хотят распространять локальные акты компании всем тем, действия которых они не смогут «проконтролировать» в будущем. Смеем предположить, что это происходит просто от незнания трудового законодательства. Так, по мнению судей, при запросе бывшего сотрудника компания, да, обязана выдать, к примеру, акты о несчастном случае, однако, можно предоставить только ту его часть, где речь идет непосредственно об обратившемся работнике. То же самое касается и остальных документов. Если пойти по этому пути, то и закон не будет нарушен и споры с работником должны сойти на «нет». Другое дело, когда компания сталкивается с откровенной безграмотностью нового начальства своего бывшего сослуживца. Дело в том, что большинство из этих бумаг он требует не по своей личной инициативе, а по требованию коллег из другой компании. Тем, по сути, все равно – как и каким образом гражданин будет «добывать» эти бумаги. Главное, чтобы они в конечном итоге оказались у них на руках.
Совет бухгалтеру: Для того, чтобы избежать лишних недоразумений, можно постараться решить вопрос на месте. Если сотрудник запрашивает у вас локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, то можно вместе позвонить его новому работодателю и «популярно» объяснить, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ. Должно помочь, т.к. неграмотные или просто «ушлые» специалисты едва ли могут парировать вам, если делать сноски на конкретные статьи трудового законодательства. Да и нервы, хоть и бывшего работника, тоже стоит пожалеть. Обычно он ни в чем не виноват.
О сроках выдачи документов
Так-то оно так, однако, редко можно встретить сотрудника, который запросит необходимые для него документы и будет готов ждать их целую неделю. Обычно они требуют бумаги здесь и сейчас, и бухгалтеру вновь приходится объяснять, что существует регламент сроков выдачи каждого вида документа. Ниже приведем перечень основных справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику (даже уволенному):
-
Копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника – выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момент обращения;
-
Приказ об увольнении можно также выдать в последний рабочий день сотрудника или также не позднее 3-х рабочих дней;
-
Экземпляр о приеме на работу тоже не позднее 3-х рабочих дней, но лучше его выдать непосредственно в день приема на работу;
-
Расчетный лист выдается в день выплаты заработной платы;
-
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения – не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника;
-
Копия сведений, направленных в ПФР, выдается одновременно с их подачей в профильное ведомство;
-
Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР, выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР формы СЗВ-К.
Непосредственно при увольнении
Сотрудники увольняются по разным причинам – кто-то и по собственному желанию, а кого-то увольняют и «по статье». Ввиду этого важно понимать, с каким настроением к вам может прийти уже бывший работник. Вы не имеете права ему отказать, если он запросит следующие бумаги:
-
Трудовую книжку;
-
Справку 2-НДФЛ;
-
Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М;
-
Справку о среднем заработке за последние 3 месяца работы;
-
Медицинскую книжку (если таковая предусмотрена);
-
Раздел 3 единого расчета по взносам;
-
Выписка из СЗВ-СТАЖ.
Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. В частности, речь идет вышеупомянутых «кусочках» из штатного расписания и прочих локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.
Коротко о понятии «копия документа»
Как мы видим из большинства требований, предъявляемых к выдаче документов, в большинстве случаев речь идет именно об их копиях. Часто случается так, что сотруднику нужен не один документ, а целый пакет. В этих случаях сотруднику рекомендуется написать соответствующее заявление, где по пунктам должны быть указаны справки и выписки, которые сотрудник запрашивает. Правило оформления копий документов отображены в документе 19-летней давности, а именно в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Согласно тексту Стандарта, копией будет являться в интерпретированной форме, дубликат, полностью отображающий внешние признаки исходного документа. Просто сделать распечатку из 1С или ксерокопию будет недостаточно. Юридическую силу этому дубликату добавляет печать организации и подпись ответственных лиц. Если уже после этого в адрес бухгалтерии последуют обвинения в виде «неподходящего» вида созданных дубликатов, то здесь можно вежливо сослаться на вышеуказанный ГОСТ, а далее «попросить» сотрудника или коллег из другой компании больше не предъявлять безосновательных требований, ибо все сделано по Закону.
Заключение
Из описанного нами можно вычленить несколько формообразующих основ отношений между работником и работодателем, которые должны понимать обе стороны вопроса. В частности, речь идет о том, что без осознания прав и обязанностей, предписанных Трудовым Кодексом, а также элементарного уважения тяжело, к сожалению, избежать множества проблем и разногласий. Согласитесь, сотрудник, особенно уволенный, не стал бы обращаться к вам с требованием предоставить те или иные документы, если бы знал наверняка, что они ему не пригодятся ни на текущий момент времени, ни в последующем. Во многом, эта потребность в документах является необходимостью для трудоустройства на другую работу, для того, чтобы взять кредит в банке или же для того, чтобы отправить ребенка в детский сад. Постарайтесь не воспринимать его запросы в штыки, но и себя в обиду не давайте. А в этом помимо вежливости поможет еще и знание основ кадрового делопроизводства.
Желаем вам успехов и взаимопонимания с вашими коллегами!
