Сотрудник ушел из жизни: оформляем увольнение и выплаты после его смерти

В 2017 году в России активно обсуждались слухи о возможном введении «налога на смерть», который предполагал отчисление 1,5% с заработка сотрудников на будущее погребение. К счастью, эти опасения оказались беспочвенными. В 2023 году депутат Госдумы Ярослав Нилов в интервью агентству URA.RU опроверг эти слухи, подчеркнув, что это «бред и очередные провокации». Со слов депутата, подобных инициатив в правительстве нет и не планируется.

Тем не менее смерть сотрудника влечет за собой определенные финансовые обязательства для работодателя. Наши клиенты по услуге «Программа 1С онлайн», особенно те, кто впервые сталкивается с подобной ситуацией, периодически спрашивают у наших консультантов, как действовать, какие выплаты произвести и кому, как уволить умершего. Все вопросы обсуждаем в этой статье.

Как оформить увольнение умершего сотрудника?

Родственники сообщили на предприятие, что сотрудник умер, но вы не имеете права прекратить с ним договорные отношения по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, основываясь на словах родных. Как ни печален факт смерти, но работодатель обязан верить только документу — свидетельству о смерти либо решению суда, который признал работника умершим или безвестно отсутствующим ( ст. 42 ГК РФ).

• Подтверждающий документ. Если такой документ принесли родственники, это хорошо. Но чаще всего в скорбный момент родные находятся в тяжелом моральном состоянии, и им не до бумажной волокиты. При этом большинство и не знает процедуры увольнения умершего сотрудника. Чтобы родных не беспокоить, запросите сами повторный подтверждающий документ в ЗАГСе или через «Госуслуги».

• Приказ на увольнение. Получив подтверждение, издайте приказ об увольнении по форме Т–8 или той, которая действует в вашей организации. Если вы сами будете запрашивать документы о кончине работника, составьте акт, в котором укажите дату получения. Так проще будет при проверке доказать, почему дата приказа и дата прекращения договора разные.

В поле «Основание (документ)» укажите один из документов, доказывающий факт смерти, с его реквизитами.

В обычных случаях увольняющийся работник в приказе ставит личную подпись в качестве доказательства того, что ознакомился с приказом. Однако тут неординарная ситуация, поэтому это поле остается пустым.

• Трудовая книжка. После издания приказа в бумажную трудовую книжку внесите запись об увольнении по причине смерти с указанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Если же работник перешел на электронный формат трудовой, такая запись появится в ней после того, как отправите сведения в Социальный Фонд России (СФР) по форме ЕФС–1.
  
  Дата записи в книжке, бумажной или электронной, — это дата смерти или дата, когда суд признал человека умершим или безвестно отсутствующим.

• Личная карточка сотрудника. Запись о расторжении договора из трудовой продублируйте в личную карточку. Один нюанс — поле подписи об ознакомлении с записью основания и реквизитов приказа на увольнение в разделе XI формы Т–2 останется пустым.

Как бы цинично это ни прозвучало, но все мы смертны. Однако живые продолжают жить и работать, а бухгалтеру и кадровику также приходится оформлять увольнение и действующих сотрудников. Причем увольняются как рядовые работники, так и высшее руководство, например главный бухгалтер. О его увольнении мы писали в этой статье.

Продолжаем разбираться дальше с неожиданным печальным событием с точки зрения бухгалтерии.

Какие выплаты положены после смерти сотрудника?

Мало оформить расторжение отношений. Возможно, что остались какие-то начисления, которые не успели выплатить умершему при жизни.

• Зарплата и премии. Это все начисленные, но не выплаченные суммы зарплаты за период работы до момента кончины. Также премии, которые предусмотрены на предприятии, но время выплатить их еще не наступило, например квартальная или годовая.

• Компенсация за неиспользованный отпуск. Алгоритм ее расчета такой же, как при обычном увольнении. Никаких исключений нет.

• Иные выплаты. Это оплата проезда к месту командировки и обратно, за которую сотрудник отчитался, но возместить не успели. Также возмещение по авансовым отчетам по тратам своих средств в пользу организации либо за использование личного имущества для выполнения трудовых обязанностей, невыплаченные различного вида детские пособия.

• Единовременная материальная помощь от работодателя. Предприятие может оказать ее семье умершего работника, но обязанности такой у организации нет. Размер и условия этой помощи прописываются во внутренних локальных актах компании, а сумма такой помощи не облагается НДФЛ и страховыми взносами независимо от размера (п. 8 ст. 217 НК РФ).

• Пособие на погребение. Это фиксированная сумма, и она ежегодно индексируется. С 01.02.2025 ее размер составляет 9 165 рублей 37 копеек и увеличивается на районный коэффициент. С 01.01.2025 года пособие выплачивает исключительно СФР ( ст. 10 № 8–ФЗ от 12.01.1996).

Кто может получить выплаты?

По ст. 2 СК РФ все положенные суммы выплачиваются членам семьи (супругам, родителям, усыновителям, детям, в т. ч. усыновленным) умершего работника или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Причем иждивенец на момент смерти не обязательно должен проживать с умершим. Когда таких лиц несколько, то выплаты делятся между ними поровну, если они не договорились об ином.

Заявить свое право на получение всех выплат претенденты должны в течение четырех месяцев с даты смерти или с даты решения суда, который признал человека умершим. Если же никто в эти 4 месяца не объявился, то все суммы присоединяются к общему наследству, и они будут наследоваться по общим правилам ( ст. 1183 ГК РФ).

Чтобы родственникам получить у работодателя все суммы за умершего родственника, с собой нужно иметь ряд документов. Законодательно этот список не установлен, но претендентам стоит иметь при себе:

• само заявление на получение выплат, либо при обращении в организацию бухгалтер или кадровик подскажут как его написать, потому что официальной формы заявления нет;

• свой паспорт;

• свидетельство о смерти сотрудника или решение суда;

• документы, которые подтверждают родство с умершим или факт иждивения.

Все выплаты нужно сделать в течение семи дней с момента подачи заявления ( ст. 141 ТК РФ).

Поскольку эти выплаты родственники или иждивенцы получают после смерти работника, можно сказать, в качестве наследства, то с этих сумм НДФЛ и страховые взносы не перечисляются (п. 18 ст. 217 НК РФ). Есть лишь один нюанс — получаемые выплаты должны быть начислены после смерти. Если же их рассчитали до смерти, но выплатить не успели, то они облагаются налогом и взносами в общем порядке ( письмо Минфина от 22.08.2017 № 03-15-07/53912).

Какие документы выдаются при увольнении по причине смерти сотрудника и кому?

Список документов, который выдают работнику при стандартном увольнении, внушительный. В него входят как обязательные к выдаче, так и по запросу увольняющегося. Однако многие документы в связи со смертью увольняемого просто не нужны.

Понятно, что в связи со смертью дополнительные справки, вероятнее всего, никто из близких не будет запрашивать. А вот обязательные лучше выдать одному из членов семьи. Для этого получаемый должен предоставить документы на себя и доказывающие степень родства. Возьмите с родственника расписку, где он перечислит все документы, которые получил.

Также можно поговорить с тем, кто будет получать документы, что вы отправите их почтой. Отправляйте заказным письмом с уведомлением и описью вложений. Так у вас будет отметка о получении и перечень того, что вы передали. 

Любые документы важно передать, но особенно бумажную трудовую книжку. Если не получится по каким-либо причинам отдать, вам ее придется хранить 50 лет, если де­ло­про­из­вод­ство по ней прекратилось после 01.01.2003.

Куда нужно сообщить о смерти сотрудника?

С выплатами и документами разобрались, но это не все, что нужно сделать бухгалтеру и кадровику. После оформления увольнения и расчетов необходимо поставить в известность о факте смерти работника несколько инстанций:

• СФР. В течение одного рабочего дня после подписания руководителем приказа об увольнении необходимо отправить сведения по форме ЕФС–1, где указать причину увольнения — смерть работника или ту, которая указана в решении суда.

• Налоговая служба. Ее оповещают, если умерший был индивидуальным предпринимателем или руководителем организации. В иных случаях ФНС получает информацию от СФР.

• Военкомат. Необходимо поставить в известность соответствующий военкомат, если умерший сотрудник был военнообязанным.

В чем разница: сотрудник умер на работе или вне ее?

С точки зрения оформления увольнения и большинства выплат (зарплата, компенсация за отпуск и др.), нет существенной разницы, где именно умер сотрудник — на работе или вне ее. Процедура увольнения и перечень положенных выплат одинаковые для обоих вариантов.

Однако есть одно важное отличие: если смерть сотрудника наступила на рабочем месте или в результате несчастного случая на производстве, то это квалифицируется как несчастный случай на производстве. В этой ситуации проводится специальное расследование, к которому подключается Государственная инспекция труда. В зависимости от характера происшествия, может подключиться прокуратура и органы местной власти.

Если по результатам расследования смерть признана связанной с производством, родным умершего работодатель обязан выплатить дополнительно:

• расходы, которые повлекла смерть сотрудника ( ст. 184 ТК РФ);

• 2 млн ₽ в качестве разовой страховой суммы (п. 2 ст. 11 закона № 125–ФЗ);

• ежемесячные выплаты (п. 8 ст. 12 закона № 125–ФЗ);

• компенсацию морального вреда в размере, который установит суд ( гл. 59 ГК РФ), при условии, если кто-то из родных обратится в суд по этому поводу.

Если же в результате разбора происшествия смерть на рабочем месте не признали несчастным случаем (могла наступить из-за халатности самого работника), то кроме зарплатных, отпускных, компенсационных выплат, не полученных до смерти, никакие дополнительные выплаты не положены.

Резюме

Любая смерть — это всегда трагедия, а смерть сотрудника требует от работодателя не только сочувствия, но и четких грамотных действий. Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в основных шагах и обязанностях бухгалтера и кадровика в такой непростой ситуации.