Инвентаризация является обязательной процедурой, направленной на обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности и сохранности имущества организации. Она позволяет выявить расхождения между фактическими остатками активов и данными учета, что критически важно для финансовой стабильности. В данной статье мы рассмотрим порядок проведения инвентаризации, включая сроки, необходимые документы и нюансы оформления в программе 1С.
Суть и цели инвентаризации
Инвентаризация представляет собой комплекс мероприятий, направленных на проверку фактического наличия, состояния и оценки имущества организации, а также обязательств. В процессе инвентаризации происходит сверка данных бухгалтерского учета с фактическими остатками, что может включать физический пересчет, взвешивание, измерение или осмотр.
Основная цель такой проверки — обеспечение достоверности отчетности, выявление недостач, излишков, пересортицы или порчи активов. Кроме того, инвентаризация способствует контролю за сохранностью собственности компании, выявлению причин возникновения расхождений (например, хищений, ошибок учета, брака) и, как следствие, принятию мер по их предотвращению и минимизации финансовых потерь.
Когда инвентаризация обязательна
Руководитель организации вправе инициировать проведение инвентаризации в любой момент, если для этого есть веские причины или необходимость оценить состояние имущества. Если же проведение таких проверок предусмотрено внутренними документами компании, например, графиком инвентаризаций или соответствующим приказом, они носят обязательный характер.
Помимо внутренних распоряжений, законодательство также определяет случаи, когда инвентаризация становится обязательной. К ним относятся:
-
передача материальной ответственности (например, при смене материально ответственных лиц);
-
передача имущества в пользование, продажу или при его приобретении;
-
увольнение более половины членов коллектива или смена руководителя;
-
обнаружение фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества;
-
реорганизация или ликвидация предприятия;
-
стихийные бедствия (пожары, наводнения и т. п.);
-
изменение организационно-правовой формы (к примеру, переход от ИП к ООО);
-
подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности.
Важно помнить, что все результаты проведенной инвентаризации, включая выявленные излишки и недостачи, должны быть своевременно и точно задокументированы и отражены в учетной системе. Правильное оформление в 1С предотвращает расхождения в учете и обеспечивает достоверность финансовой отчетности. Если у вас возникают сложности с учетом инвентаризации или вы хотите убедиться в правильности всех процедур, специалисты Scloud готовы предоставить профессиональную консультацию.
Приказ об инвентаризации: форма и содержание
Руководитель организации издает приказ о начале инвентаризации. Для этого может быть применена унифицированная форма ИНВ-22 или разработан индивидуальный документ.
Стандартный приказ об инвентаризации включает:
-
наименование организации и подразделения,
-
дату и номер документа,
-
сроки начала и продолжительность проведения проверки,
-
состав инвентаризационной комиссии,
-
перечень имущества, подлежащего проверке,
-
причину проведения,
-
дату предоставления отчетности в бухгалтерию.
В документе также допустимо указание дополнительных деталей, таких как специфика проведения, методы документирования результатов и назначение ответственных исполнителей, что способствует формированию прозрачного и контролируемого процесса оценки имущества.
Этапы проведения инвентаризации
Инвентаризационный процесс, для обеспечения максимальной точности, последовательности и минимизации рисков при работе с документами и внесении данных в учет, условно подразделяется на три ключевых этапа. Каждый из них имеет собственные цели и определенный порядок действий.
Подготовка
Приказ и формирование комиссии. Инвентаризация начинается с определения ее цели, а также даты и продолжительности проведения. Руководитель издает приказ (часто применяется форма ИНВ-22, но возможна разработка собственного документа), который регламентирует состав инвентаризационной комиссии, ее председателя и точные сроки проверки. Следует учесть, что в небольших организациях, где присутствуют только руководитель и бухгалтер, формирование комиссии не требуется.
Подготовка к фактической проверке. Затем создаются условия для переучета: осматриваются основные средства, обновляются или наносятся инвентарные номера, проверяются запасы и исправность измерительных приборов. Параллельно идет подготовка исходных документов. Члены комиссии должны иметь при себе последние приходно-расходные бумаги и отчеты о движении запасов. Председатель фиксирует общее количество листов и дату, после чего документы передаются в бухгалтерию.
Работа с материально ответственными лицами и формами. От материально ответственных лиц (МОЛ), перечень которых установлен Приказом Минтруда от 16.04.2025 N 251н, требуется получение расписок. В них они подтверждают, что все поступившие ценности были учтены, выбывшие списаны, а первичные документы переданы в бухгалтерию. Если МОЛ отсутствуют, их функции могут выполнять назначенные руководителем лица, сам руководитель или члены комиссии. Для фиксации результатов проверки готовятся инвентаризационные описи (форма ИНВ-3) или ведомости по утвержденному шаблону.
Фактическая инвентаризация
На данном этапе осуществляется подсчет, взвешивание, замеры и визуальный осмотр товарно-материальных ценностей. Специфика действий определяется характером деятельности организации. При невозможности традиционного учета активов допускается применение альтернативных методов, таких как фотографирование, видеозапись или проведение инвентаризации посредством видеосвязи. Эти методы, в свою очередь, должны обеспечивать достоверность результатов и иметь документальное подтверждение.
Учет товаров ведется по зонам, проверяется корректность отображения штрихкодов. Отдельно фиксируются товары с истекшим сроком годности или поврежденной тарой. Полученные фактические данные тщательно заносятся в описи, при этом любые помарки или исправления заверяются подписями ответственных лиц.
Фиксация результатов, сверка и оформление расхождений
Подписание документов и подтверждение МОЛ. Готовый документ подписывается всеми членами комиссии. Материально ответственные лица (МОЛ) в описи удостоверяют, что переучет был проведен в их присутствии, и они не имеют претензий к работе комиссии. В случаях отсутствия комиссии, результаты подписываются уполномоченным руководителем лицом.
Сверка и учет расхождений. Фактические данные сверяются с первичными документами для выявления недостач или излишков. Излишки чаще всего возникают из-за неучтенных операций. Недостачи списываются или отражаются в учете в соответствии с внутренними нормами и законодательством. При наличии сомнений в достоверности расхождений, может быть проведен повторный пересчет другими сотрудниками.
Оформление сличительных ведомостей и актов. После окончания инвентаризации формируются сличительные ведомости для позиций с выявленными расхождениями. Товар, находящийся на ответственном хранении или не принадлежащий компании, также подлежит пересчету и оформлению в отдельной описи (форма ИНВ-5 или собственный шаблон). Для товаров, признанных некачественными или испорченными, составляются соответствующие акты.
Обобщение итогов и их отражение в учете. Итоговые результаты инвентаризации сводятся в ведомость учета результатов, подписываются комиссией и МОЛ (при их участии), а затем передаются для внесения в бухгалтерский учет. Отражение этих результатов в учете производится в том отчетном периоде, когда проводилась проверка, согласно Приказу Минфина №34н и положениям ФСБУ 28/2023. Помимо этого, разрабатываются меры, направленные на минимизацию подобных расхождений в будущем.
Работа с инвентаризацией в программе 1С: Бухгалтерия
Для фиксации фактического наличия товаров на складе и сравнения их с учетными остатками в 1С:Бухгалтерия предприятия используется документ инвентаризации. Он обеспечивает автоматическое отражение недостач и излишков, а также упрощает формирование отчетности и печатных форм.
Раздел «Склад» в программе содержит пункт для проведения инвентаризации товаров.
В этом разделе виден список всех ранее выполненных инвентаризаций.
Для создания нового документа инвентаризации необходимо воспользоваться соответствующей кнопкой — «Создать».
Рассмотрим процесс инвентаризации по конкретному складу. После выбора способа заполнения из выпадающего меню кнопки «Заполнить», документ будет сформирован автоматически.
Результатом станет таблица, отображающая все товары, учтенные на указанном складе.
Сохраненный и распечатанный документ передается на склад для проведения инвентаризации.
После того, как сотрудники склада внесут фактические значения, они вводятся в таблицу в столбец «Отклонение».
Система автоматически определяет расхождения: недостачи выделяются красным цветом с отрицательным значением, а излишки — черным.
По завершении внесения данных документ сохраняется и проводится, а при необходимости можно сформировать печатные формы.
Резюме
Таким образом, инвентаризация — это многогранный процесс, требующий внимательного подхода на каждом этапе: от подготовки и документального оформления до фактической проверки и отражения результатов в учете. Корректное проведение инвентаризации и ее своевременное отражение в 1С являются залогом точности бухгалтерской отчетности и эффективного управления активами компании.
А чтобы всегда быть в курсе последних новостей, получать полезные советы и полезные лайфхаки по работе с 1С, подписывайтесь на Telegram-канал Scloud «Подслушано у консультанта 1С». Там вас ждет кладезь ценной информации для вашей ежедневной работы в 1С.
