Как вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику в 2026 году

 С 2026 года законодательство, возможно, подкинет нам новые сюрпризы: увеличение стандартных детских вычетов, сокращение числа уведомлений. В статье разберем одну из острых тем: как правильно вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ, учитывая изменения, чтобы избежать штрафов и сохранить чистоту расчетов в 1С.

Налоговый «кешбэк» по принуждению

Кажется, только вчера мы привыкали к ЕНС, а вот уже новые изменения стучатся в двери. Налоговая система постоянно эволюционирует, но одна проблема остается неизменной: излишне удержанный НДФЛ. В 2026 году риск такой ошибки возрастает, если примут целый букет нововведений, влияющих на расчеты:

1. Увеличение стандартных вычетов на детей, что автоматически повышает вероятность «перекоса» в расчетах, особенно в начале года.

2. Введение новых кодов доходов и вычетов ФНС, которые нужно учесть.

3. Корректировка сроков уплаты НДФЛ. Платить, возможно, придется до выходного, а не после (если срок выпадает на субботу/воскресенье или федеральный праздник), что усложняет сверки.

4. Обсуждаемое сокращение уведомлений по НДФЛ. Это возможность подать одно уведомление авансом, которое требует особого контроля за исчисленным налогом.

Излишне удержанный НДФЛ — это не просто бухгалтерская ошибка, это деньги сотрудника, которые вы обязаны ему вернуть по закону. И сделать это нужно быстро, иначе будут пени, а это бьет «по карману» организации.

Новые лимиты, повышенные вычеты... Если вы чувствуете, что НДФЛ в 2026 году становится сложным квестом, не пытайтесь пройти его в одиночку. Закажите консультацию в Scloud — это будет гарантия верных расчетов и вашего спокойствия. Клиентам аренды 1С от Scloud предоставляется 3 ежемесячные консультации бесплатно.

Причины возникновения переплаты НДФЛ в 2026 году

Разберемся, почему вообще возникает этот «долг» перед сотрудником. Излишне удержанный НДФЛ — это, по сути, ваша вина как налогового агента. Вы забрали у работника больше, чем положено по НК РФ. Вот основные сценарии, по которым в 2026 году может образоваться переплата.

Ошибки в применении налоговых вычетов.

Это классика жанра. Сейчас заявление на детские вычеты от сотрудника не требуется (исключение — отказ от вычетов в пользу второго родителя). Вполне достаточно документов, на основании которых организация и предоставляет такие вычеты. Беда в том, что работник документы может принести с опозданием: не с начала года/момента трудоустройства, а спустя несколько месяцев. В итоге НДФЛ удержан без учета льгот, хотя по документам так быть не должно.

Особое внимание в 2026 году уделите размеру детских вычетов. Почему? Вероятнее всего они будут увеличены. Если вы вовремя не примените новые, повышенные вычеты, то автоматически создадите переплату.

Предоставить документы для детских вычетов — это забота и право сотрудника. Но если не хотите в дальнейшем мучиться с возвратом излишне удержанного НДФЛ, запросите эти документы при оформлении на работу, напомните человеку о бумагах при рождении ребенка или когда ребенок начнет очно учиться после окончания школы. Это убережет от лишней работы в будущем.

Пересчеты зарплаты и сторно. 

Перерасчеты, к сожалению, — неизбежная часть работы бухгалтера. Любое сторнирование дохода приводит к уменьшению налоговой базы и, как следствие, к переплате НДФЛ.

• Сторно отпускных или больничных. Работник отозвали из отпуска или делается перерасчет пособия по больничному листу из-за выявленных ошибок. Вы сторнируете доход прошлых месяцев, НДФЛ «слетает», образуется излишне удержанная сумма.

• Ошибка в начислении. Например, при начислении лишней премии ошибку исправляют (сторнируют), поэтому возникает переплата по налогу.

Изменение налогового статуса сотрудника. 

Налоговый статус (резидент/нерезидент) определяется по итогам 183 дней пребывания в РФ. Если ваш сотрудник–нерезидент (НДФЛ — 30%) по итогам года получает статус резидента (иная ставка), то вся разница становится излишне удержанным НДФЛ. Вы, как работодатель, обязаны вернуть эту сумму.

Ошибочная квалификация необлагаемых выплат.

Это происходит, когда бухгалтер по ошибке включает в налоговую базу выплату, которая полностью или частично освобождена от НДФЛ согласно ст. 217 НК РФ. Серьезное изменение, начинающее действовать с 01.01.2026, в пункте 8 этой статьи и пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Изменения НДФЛ и отчетности в 2026 году, влияющие на возврат

2026 год вносит существенные корректировки в расчеты, которые бухгалтер просто обязан держать в голове, особенно когда речь идет о перерасчетах. Эти изменения не только могут стать причиной возникновения переплаты, но и требуют особого внимания при ее отражении в отчетности.

Революция стандартных вычетов. 

Это ключевое возможное изменение 2026 года, которое напрямую влияет на сумму излишне удержанного НДФЛ. На рассмотрении находится законопроект № 958261-8, и в случае его принятия суммы изменятся радикально. 

Предполагаемый детские вычеты с 2026 года

Увеличения предельной величины годового дохода (450 000 ₽), до достижения которой действуют вычеты, не предусмотрено.

Новые правила сроков уплаты.

С 2026 года планируется изменить правила переноса срока уплаты НДФЛ, если он выпадает на выходной/праздничный день. Вместо переноса срока на первый рабочий день после выходного, НДФЛ придется платить в последний рабочий день до наступления выходного/праздничного дня.

Уведомления и коды: меньше отчетности, больше контроля.

Обсуждаемое сокращение числа уведомлений об исчисленном НДФЛ — это облегчение, но оно же несет и риски при возврате.

• Опция «Одно уведомление в год». Это возможность работодателя (но не обязанность) подать одно уведомление об исчисленном НДФЛ на весь год авансом с разбивкой по периодам. В случае возврата НДФЛ необходимо оперативно подать корректирующее уведомление, чтобы ФНС должным образом уменьшила вашу налоговую обязанность на ЕНС. Налоговики всегда учитывают последний поданный документ.

• Новые коды доходов и вычетов.ФНС может ввести новые коды для доходов и вычетов. Если такое произойдет, убедитесь, что ваша программа 1С обновлена, и вы используете только актуальные коды при пересчете и заполнении отчетности.

Пошаговый алгоритм возврата НДФЛ

Выяснили, почему возникает переплата, и узнали о подводных камнях 2026 года. Теперь перейдем к главной задаче — как вернуть деньги сотруднику по закону, чтобы к вам не было претензий ни у работника, ни у ФНС. Этот процесс происходит согласно ст. 231 НК РФ. Соблюдение сроков здесь — критично.

Шаг 1. Расчет и сверка суммы. Бухгалтер должен определить точную сумму, подлежащую возврату:

• проведите перерасчет;

• уведомите сотрудника в письменном виде: у вас на это 10 дней со дня обнаружения ошибки.

Шаг 2. Получение заявления от сотрудника (главный документ). Возвращают НДФЛ только по письменному заявлению работника. Оно пишется в произвольной форме, но с указанием ключевой информации:

• суммы излишне удержанного НДФЛ;

• причины переплаты;

• банковских реквизитов для перечисления (возврат делается только по безналу).

Шаг 3. Решение о возврате и уведомление ФНС. После того как сумма подтверждена, издайте внутренний документ (распоряжение), в котором закрепите способ возврата: за счет сумм, которые будут перечисляться по всем сотрудникам в течение трех отведенных месяцев, или будете возвращать из бюджета по обращению в ФНС с предоставлением необходимых подтверждающих переплату налога документов.

Шаг 4. Фактический возврат средств сотруднику. Перечислите деньги на счет сотрудника, указанный в заявлении. Главное — это соблюсти трехмесячный срок с момента заявления. В противном случае придется заплатить неустойку (проценты) сотруднику за каждый день просрочки. Если есть сомнения в алгоритме возврата или сумме неустойки, обратитесь за консультацией к специалистам компании Scloud.

Оформление возврата в программах 1С

Главный принцип исправления ошибок в учете НДФЛ в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и в 1С:Бухгалтерия (1С:БП)– это восстановление хронологии и последовательный пересчет. Проще говоря, нужно «отмотать» изменения, внести правки, а затем снова «прокрутить» их.

Распровести ошибочные операции. Сначала временно отмените проведение документов с ошибочным расчетом и неверными данными по НДФЛ, а также все последующие документы до момента обнаружения ошибки.

• В 1С:ЗУП — это документы «Начисление зарплаты и взносов» и «Ведомости в банк/в кассу». Также возможно и документ «Подтверждения выплаты дохода».

• В 1С:БП — если учет ведется в ней, то аналогично нужно распровести документы «Начисление зарплаты», «Ведомости в банк/кассу», «Списание с расчетного счета/Выдача наличных».

Внести исправления. После того как документы распроведены, внесите корректировки в исходные данные. Это могут быть: изменение суммы дохода/вычета, данных сотрудника (например, смена статуса).

• В 1С:ЗУП — «Начисление зарплаты и взносов» — вкладка «НДФЛ» — кнопка «Пересчитать НДФЛ».

• В 1С:БП — «Начисление зарплаты» — кнопка «Еще» в табличной части документа — «Пересчитать НДФЛ».

Зафиксировать верные операции. Заново проведите исправленные документы, а затем последовательно перепроведите все те документы, которые были распроведены на первом этапе. Программа автоматически пересчитает НДФЛ на основании исправленных данных. Этот шаг обеспечивает правильное отражение данных в учетных регистрах НДФЛ и корректное формирование отчетности (6-НДФЛ). 

Подробно разобраться в порядке исправления с примерами для обеих программ вам поможет эта инструкция. Если же останутся вопросы, вы всегда можете обратиться за помощью к консультантам Scloud.

Проверить исправления. Для этого в программах предусмотрена масса отчетов. Найти их можно:

• в 1С:ЗУП: вкладка «Налоги и взносы» — Отчеты по налогам и взносам;

• в 1С:БП: вкладка «Отчеты» — Стандартные отчеты (по счетам, касающихся начисления, удержания, перечисления, пересчета НДФЛ). 

Сформировать проводки. Если у вас связка 1С:ЗУП с 1С:БП, проводки формируются при переносе данных. Если же учет ведете только в 1С:БП, то проводки автоматически формируются при создании необходимых документов по исправлению излишне удержанного НДФЛ. Последовательность проводок:

• Дт 70 Кт 68.01 — начисление зарплаты и НДФЛ;

• Дт 70 Кт 68.01 — сторно на сумму переплаты (возврат НДФЛ);

• Дт 70 Кт 50/51 — выплата сотруднику (за счет собственных средств).

Раздел 2: Расчет исчисленных, удержанных и возвращенных сумм. В нем самая важная строка 190 — общая сумма НДФЛ, которую вы вернули сотрудникам с начала года. А в строках 191–196 делаете разбивку возврата в данном отчетном квартале по шести периодам. Разделов 2 в отчете может быть несколько при условии, что доходы работников облагались разными ставками НДФЛ.

Отражение возврата в Расчете по страховым взносам (РСВ). Возврат излишне удержанного НДФЛ никак не влияет на РСВ.

• НДФЛ и страховые взносы — это два разных налога, которые рассчитываются независимо друг от друга.

• Если переплата НДФЛ возникла из-за изменения суммы зарплаты, то именно сторнирование отразится в РСВ (уменьшится база для исчисления взносов), но не сам факт возврата НДФЛ.

6-НДФЛ с возвратом, новыми кодами и корректирующим уведомлением — это тройная сложность 2026 года для вас? Если боитесь получить требование от налоговиков, лучше перестраховаться. Получите профессиональную помощь в подготовке и сдаче 6-НДФЛ от специалистов Scloud.

Типичные ошибки бухгалтеров и советы по их предотвращению

Даже при наличии четкого алгоритма и умной программы 1С, человеческий фактор и игнорирование правил могут привести к штрафам. Вот список распространенных ошибок при возврате НДФЛ в условиях 2026 года и советы, как их обойти.

Нарушение трехмесячного срока возврата. Это самая «дорогая» ошибка. Бухгалтер откладывает возврат, забывает о нем, или ждет, пока накопится достаточно НДФЛ для зачета.

Игнорирование изменений 2026 года при перерасчете. Это если изменения будут приняты, а перерасчет делается по старым правилам, без учета новых требований.

Отсутствие или неверное уведомление ФНС (проблема с ЕНС). Вы вернули НДФЛ сотруднику, но забыли уведомить об этом налоговую.

Игнорирование письменного заявления сотрудника. Возврат произведен на основании устного распоряжения или внутреннего документа, без заявления сотрудника.

Возврат НДФЛ – управляемый процесс

Возврат излишне удержанного НДФЛ — это, по сути, восстановление справедливости, которое требует от работодателя ювелирной точности. Главный вывод прост: скорость и точность — ваши лучшие друзья. Не затягивайте с возвратом, чтобы избежать уплаты неустойки. Помните о критически важном трехмесячном сроке с момента получения заявления и необходимости оперативно корректировать уведомления по НДФЛ, чтобы на ЕНС не образовалась фантомная недоимка. Процедура возврата вполне управляемый процесс. Если же в чем-то сомневаетесь, вам всегда помогут специалисты Scloud.