Как провести инвентаризацию товаров в 1С?

Раньше инвентаризация была долгим и муторным процессом: горы бумаг, ручной подсчет и бесконечные сверки. Сегодня на помощь приходит 1С. Она не только помогает вести учет, но и значительно упрощает сам процесс инвентаризации. В статье мы разберем, как провести инвентаризацию товаров в 1С. Поговорим о том, что такое инвентаризация и для чего она нужна, а также о ее правовых основах.

Что такое инвентаризация и зачем она нужна?

Если вы ведете бизнес, то наверняка знаете, как важно держать под контролем все, что у вас есть: товары на складе, оборудование, деньги и даже долги. И вот тут на помощь приходит инвентаризация.

Что же это за «зверь»? Инвентаризация — это сверка ваших фактических активов и обязательств с тем, что написано в бухгалтерских документах. Представьте, что вы сверяете содержимое своего кошелька с записями в блокноте — это и есть мини–инвентаризация. В бизнесе все, конечно, серьезнее.

Зачем бизнесу нужна инвентаризация?

• Точный учет. Инвентаризация помогает найти расхождения и причины, почему не сходятся остатки, чтобы убедиться, что ваши бухгалтерские данные верны. Это основа для принятия правильных управленческих решений.

• Налоговая и финансовая отчетность. Без точных данных невозможно составить любую отчетность и правильно рассчитать налоги.

• Контроль и порядок. Регулярная сверка и поиск ошибок инвентаризации помогают выявить хищения, потери, порчу товаров и другие проблемы. Это, в свою очередь, позволяет вовремя принять меры.

Правовые основы и общие принципы

Прежде чем рассмотреть пошагово, как провести инвентаризацию товаров в 1С, давайте разберемся, что говорит закон и какие правила нужно соблюдать. Понимание этих основ поможет вам корректно выполнить все действия и избежать ошибок инвентаризации.

Какие законодательные требования к инвентаризации?

Инвентаризация — это не просто прихоть руководителя, а требование закона. В России основные правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», который начал действовать с 01.04.2025.

Закон обязывает проводить инвентаризацию в следующих случаях:

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Это самый главный и обязательный случай для всех компаний.
• При смене материально–ответственных лиц (МОЛ), например при увольнении или переводе кладовщика.
• При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.
• При реорганизации или ликвидации организации.
• В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, стихийное бедствие).

Что подлежит инвентаризации?

Инвентаризировать нужно не только товары на складе, но и все активы и обязательства компании. Это как ревизия всего, что есть у вас в «копилке» и что вы должны. Вот основные категории:

• Основные средства и нематериальные активы: здания, оборудование, патенты, программное обеспечение.

• Товарно–материальные ценности: сырье, материалы, готовая продукция и товары для перепродажи.

• Денежные средства: деньги в кассе, на расчетных счетах.

• Расчеты: долги дебиторов (кто вам должен) и кредиторов (кому вы должны).

Какие подготовительные мероприятия перед инвентаризацией?

До того, как провести инвентаризацию товаров в 1С, необходимо выполнить два важных шага. Это будет этап подготовки.

1. Формирование инвентаризационной комиссии. Руководитель издает приказ о создании специальной комиссии. В нее обязательно должны входить представители администрации и бухгалтерии. Главная задача комиссии — провести фактический подсчет, выявить ошибки инвентаризации и зафиксировать результаты.

2. Издание приказа о проведении инвентаризации. В приказе указываются сроки проведения, состав комиссии и перечень имущества, которое подлежит инвентаризации. Важно, чтобы приказ был подписан руководителем и доведен до сведения всех участников

Пошаговая инструкция, как провести инвентаризацию товаров в 1С

Итак, с теорией разобрались, переходим к самому интересному — практике на примере 1С:Бухгалтерия. Остановимся на основных шагах процесса, а более подробно об инвентаризации можно прочитать в нашей статье.

Шаг 1. Подготовка документов для инвентаризации склада в 1С.  На вкладке «Склад» — «Инвентаризация товаров» создайте новый документ. Заполните все поля и вкладки документа. Нажмите кнопку «Заполнить» — Заполнить по остаткам на складе. Программа автоматически подтянет все товары, которые числятся в вашей базе. 

Если вы инвентаризируете не все товары, а только определенную группу, вы можете добавить их вручную кнопкой «Добавить».

Шаг 2. Печать инвентаризационной описи. Когда документ в 1С создан, можно переходить к «полевым» работам. Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ–3), если будете считать вручную. Вот как заполнить описи правильно: 

• укажите организацию, ОКПО, структурное подразделение, вид деятельности и основание для инвентаризации (приказ);

• проставьте номер документа и дату начала/окончания проверки;

• МОЛ ставит подпись в том, что все документы сданы в бухгалтерию;

• проставьте порядковый номер, бухгалтерский счет, наименование и номенклатурный номер ТМЦ и единицу измерения;

• укажите цену, инвентарный номер и номер паспорта, фактическое наличие, а затем — наличие по данным бухучета.

После подсчета все участники подписывают документ, подтверждая, что фактическое количество соответствует указанному.

Шаг 3. Обработка результатов инвентаризации. Теперь задача — внести фактические данные в документ и зафиксировать расхождения. Если считали вручную, также вручную внесите фактическое количество в программу. Либо воспользуйтесь ТСД при подсчете и потом перенесите остатки в созданный документ. 

Когда все данные внесены, на основании этого документа можно создать другие, которые «исправят» учет:

• Излишки. Если товаров оказалось больше, чем в учете, нужно их оприходовать.
• Недостачи. Если товаров оказалось меньше, нужно их списать. 
• Пересортица. Иногда один товар оказывается вместо другого, тогда можно оформить зачет.

Смотрите видеоинструкцию от экспертов Scloud, чтобы более подробно разобрать, как провести инвентаризацию товаров в 1С. Наглядно показываем, какие операции необходимо выполнить, чтобы не появилась ошибка инвентаризации.

Как в 1С провести инвентаризацию товаров

02:55

А если остались вопросы по оформлению инвентаризации в программе, смело обращайтесь к специалистам по работе в 1С компании Scloud. Они также подскажут, как оформить инвентаризацию и в других конфигурациях 1С.

Важность точного складского учета

Инвентаризация — не просто формальность, а ключевой элемент для «здоровья» и стабильности вашего бизнеса.

• Вы видите реальную картину.

• Это снижает финансовые риски.

• Это основа для правильных решений.

Программа 1С:Бухгалтерия не просто облегчает, а кардинально меняет процесс инвентаризации. Она берет на себя рутину: автоматическое заполнение документов, быстрый расчет расхождений и формирование всей необходимой отчетности. А специалисты компании Scloud всегда рады помочь и проконсультировать, как провести инвентаризацию товаров в 1С.

Частые вопросы