Как правильно заполнить книгу доходов и расходов: экспертный гид–2026

КУДиР в 2026 году: почему этот документ важнее, чем кажется

Казалось бы, зачем в эпоху автоматизированных банковских выгрузок и онлайн–касс до сих пор нужна Книга учета доходов и расходов (КУДиР)? Однако этот документ остается «фундаментом» налогового учета для миллионов ИП и организаций.

КУДиР — это главный регистр, на основании которого формируется налоговая база. Даже если вы используете бухгалтерские программы, ответственность за корректность данных лежит исключительно на вас. Опыт показывает, что понимание того, как правильно заполнять книгу доходов и расходов, является лучшей страховкой от доначислений и блокировок счетов.

В условиях 2026 года, когда налоговая служба активно использует математические алгоритмы для поиска расхождений, точность ведения Книги становится важным фактором процветания бизнеса.

Начните вести учет в 1С:Бухгалтерия онлайн, чтобы КУДиР формировалась автоматически без ручного ввода данных. Это надежный способ исключить ошибки в налоговом регистре.

Что такое КУДиР и кто обязан ее вести

В 2026 году Книга учета доходов и расходов остается основным налоговым регистром. Говоря простыми словами, это журнал, в котором последовательно фиксируются все финансовые операции, имеющие значение для расчета налогов. Каждая запись в ней должна быть обоснована первичным документом: чеком, актом, накладной или банковской выпиской.

Согласно ст. 346.24 НК РФ учет доходов и расходов обязаны вести большинство предпринимателей, использующих специальные налоговые режимы. Несмотря на то, что налоговая видит ваши обороты по кассе, именно КУДиР является официальным документом, подтверждающим ваш итоговый расчет налога за год. Книгу ведут:

• ИП и организации на УСН: как на объекте «Доходы», так и на «Доходах минус расходы»;

• ИП на ПСН: они ведут специальную Книгу учета доходов (КУД), чтобы контролировать лимит выручки в 60 млн рублей;

• ИП на ЕСХН;

• ИП на ОСНО: для них предусмотрена отдельная форма Книги.

Книги доходов и расходов утверждены Приказом ФНС РФ от 07.11.2023 N ЕА-7-3/816@, а для ИП на ОСНО — Приказами Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430 от 13.08.2002.

Если вы только начинаете бизнес, помните: отсутствие Книги считается грубым нарушением правил учета, даже если все налоги уплачены вовремя. Поэтому заводить ее нужно с первого дня совершения операций.

Зачем нужна Книга и в каких ситуациях ее потребует ФНС

Некоторые предприниматели ошибочно полагают, что если данные о продажах уходят в налоговую через онлайн–кассы, то нет необходимости вести КУДиР. На самом деле, это не так, ведь главная цель ведения Книги — прозрачное формирование налоговой базы. Без нее невозможно доказать корректность суммы налога в декларации. ФНС запрашивает КУДиР в следующих случаях

• Камеральная проверка декларации. Инспектор может потребовать Книгу для сверки данных в отчете с реальными записями.

• Проверка права на льготу. Если вы применяете пониженную налоговую ставку (региональную или отраслевую), вам нужно подтвердить структуру доходов.

• Контроль лимитов. Для УСН и ПСН существуют предельные пороги по выручке. Книга — это главный документ, подтверждающий, что вы не «слетели» с режима.

• Встречные проверки. ФНС может запросить КУДиР, если проверяет вашего контрагента, чтобы убедиться в реальности сделки.

Кроме налоговой, КУДиР может понадобиться банку при оформлении кредита. Если вы заранее разобрались, как правильно заполнить книгу доходов и расходов, то любой запрос от инспекции не вызовет паники. На предоставление документов у вас есть 10 рабочих дней (ст. 93 НК РФ).

Форматы ведения КУДиР: на бумаге или электронно

Несмотря на то, что налоговая служба активно переводит бизнес на ЭДО, закон по-прежнему допускает оба варианта. Однако правила подготовки и хранения для них различаются. Выбирая формат, важно заранее понимать, как правильно заполнять книгу доходов и расходов в каждом конкретном случае, чтобы в конце года не тратить недели на приведение документов в порядок.

Большинство предпринимателей ведут КУДиР в бухгалтерских программах, облачных сервисах (например, от Scloud) или банковских приложениях. Также вы можете купить готовую книгу в магазине канцтоваров или распечатать пустые бланки и заполнять их вручную синей или черной пастой.

Технология заполнения: практические примеры для разных режимов

Главное правило неизменно: любая запись в КУДиР должна быть подтверждена «первичкой». Если у вас есть доход, но нет чека или выписки — это нарушение. Если есть расход, но нет накладной — такой расход нельзя учитывать. Разберем на конкретных примерах, как правильно заполнить книгу доходов и расходов, чтобы у инспекторов не возникло желания назначить выездную проверку.

УСН «Доходы» (6%). Здесь все относительно просто: вы фиксируете только те поступления, которые увеличивают вашу налоговую базу.

• Что пишем: поступления от клиентов на расчетный счет, выручку по кассе, внереализационные доходы (например, проценты по депозитам).

• Что не пишем: личные средства, внесенные на счет, или возвраты от поставщиков

Суммы аванса в Книге не будет.

При заполнении Книги стоит обратить внимание на следующие нюансы.

1. Если вы получаете доход в валюте, он пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического поступления средств (ст. 346.18 НК РФ).

2. Если клиент вернул товар, и вы отдали ему деньги за него, то сумма возврата записывается в графу «Доходы» со знаком «минус», а сумма возвращенного товара в графу «Расходы» тоже со знаком «минус».

3. ИП на «Доходах» фиксируют уплаченные взносы в специальном разделе Книги, чтобы законно уменьшить налог к уплате.

Инструкция о том, как правильно заполнять книгу доходов и расходов, сводится к одному золотому правилу: записи делаются в хронологическом порядке, четко и без помарок. Если вы автоматизировали процесс, периодически проверяйте, правильно ли программа подтянула номера документов.

Нужна помощь в оформлении операций?

Если не знаете, как технически провести сложную сделку в программе, воспользуйтесь консультацией от Scloud. Эксперты подскажут верный алгоритм действий в 1С.

Подробнее Подробнее

Нюансы для ПСН и ЕСХН. Если ваш бизнес работает на патенте или связан с сельским хозяйством, алгоритм того, как правильно заполнять книгу доходов и расходов, имеет свои тонкости.

• Патент. Вы ведете не КУДиР, а КУД (Книгу учета доходов). Расходы налоговую не интересуют, так как стоимость патента фиксирована. Важно отражать каждый рубль дохода, чтобы не превысить лимит в 60 млн рублей в год.

• Сельхозналог. Этот режим во многом похож на УСН «Доходы минус расходы», но с акцентом на специфические затраты (корма, семена, ГСМ).

Знание того, как правильно заполнить книгу доходов и расходов на этих режимах, важно для сохранения налоговых льгот, которые государство предоставляет малому бизнесу и аграриям.

Совмещение налоговых режимов (УСН + Патент)

Совмещение «упрощенки» и патента остается популярной стратегией оптимизации налогов. Например, ИП может заниматься розничной торговлей на патенте, а оптовые отгрузки проводить по УСН. Но это требует ювелирной точности в учете, так как вам придется вести две разные Книги.

Главная сложность здесь заключается в раздельном учете. НК РФ строго требует, чтобы доходы и расходы по разным спецрежимам не смешивались. Если вы не разберетесь, как правильно заполнять книгу доходов и расходов при совмещении, налоговая может аннулировать расходы по УСН или заявить, что вы занизили базу по одному из режимов.

• Разделение доходов. Это самая простая часть. Поступления по кассе или банку четко маркируются: «Доход по ПСН» или «Доход по УСН». В каждую Книгу попадают только свои суммы.

• Прямые расходы. Если вы купили товар специально для патента, его стоимость просто отражена в первичке, которую нужно хранить. Если для УСН «Доходы минус расходы» — занесите в КУДиР.

• Общие (косвенные) расходы. Аренда склада, услуги связи или зарплата администратора, который обслуживает оба направления — эти расходы распределяются пропорционально доле доходов в общей выручке.

• Страховые взносы ИП. В 2026 году алгоритм распределения взносов между УСН и ПСН для уменьшения налога такой же, как и для общих расходов.

Работа над ошибками: как не допустить штрафов

Ошибаться свойственно всем, но в налоговом учете любая помарка может стать причиной автоматического уведомления от ФНС. Инспекторы ценят не отсутствие ошибок, а умение их вовремя и по закону исправлять. Исправление ошибок зависит от того, в каком виде вы ведете Книгу.

1. В электронном виде. Исправления вносятся непосредственно в программе. Затем Книгу заново нужно сформировать, распечатать, заверить как бумажный вариант и хранить. Ведь налоговики могут запросить ее в любой момент.

2. В бумажном виде. Нельзя использовать «штрих» или лезвие. Ошибочная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом пишется верное значение. Исправление заверяется подписью ИП (или руководителя) и печатью (если используется), а также указывается дата исправления.

Что касается ответственности, то здесь закон суров, но справедлив. Отсутствие Книги или систематические ошибки в ней — это грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ). Штрафы за нарушения:

• в течение одного налогового периода — 10 000 рублей;

• ошибки охватывают несколько лет — 30 000 рублей;

• занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если вы вовремя поняли, как правильно заполнять книгу доходов и расходов, и внесли правки, вам придется доплатить только пени (если налог был занижен), но не штраф.

Резюме

Подводя итог, стоит отметить, что в 2026 году КУДиР и КУД остается ключевым инструментом финансового самоконтроля и главным документом для подтверждения вашей налоговой чистоплотности. А понимание того, как правильно заполнить книгу доходов и расходов, позволяет не только успешно проходить проверки, но и видеть реальную картину прибыльности своего бизнеса. Помните, что именно корректно сформированная Книга является фундаментом, на котором строится доверительное отношение между государством и прозрачным бизнесом.

Вопросы и ответы