Дело святое: как правильно учесть представительские расходы

Любая, даже самая «скромная», на первый взгляд, организация тратит некоторую часть денег со своего расчетного счета на всевозможные мероприятия, дорогую мебель, автомобили и прочие атрибуты «безбедной жизни». Их называют «представительские расходы» и именно они находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Почему? Собственно, на этот вопрос мы сегодня постараемся ответить, а также обозначить основные принципы их бухгалтерского учета, т.к. в них как раз и кроются ошибки, позволяющие налоговикам «распускать руки». Для пущей информативности мы обращались к рассказам наших клиентов по услуге «1С Предприятие в облаке», где совместными усилиями мы поставили акценты на общепринятой практике. Посмотрим, что из этого получилось…

«Святая» цель

Директора или фактические собственники предприятий выводят с помощью представительных расходов капиталы на свои личные нужды, хотя их начальная цель сводится к другому. С точки зрения общепринятой практики, представительские расходы – те траты, которые способствуют улучшению имиджа компании, а также скорейшему заключению сделок с новыми партнерами (примерно так). К таким расходам можно отнести покупку дорогостоящего автомобиля для встреч бизнес-партнеров из за рубежа, приобретение картин знаменитых художников для выставочного зала, заказ аквариума с золотыми рыбками – да все, что угодно. С точки зрения НК РФ, в частности, подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Возникает вопрос, каким образом золотые рыбки помогут в «производстве» и «реализации»? В теории, это можно доказать устными разъяснениями директора в ходе камеральной проверки в ФНС, однако, будучи реалистами, из-за них никто ругаться и штрафовать не будет. В то же время, если на месте золотых рыбок оказалась целая стая рифовых акул в огромном аквариуме, то инспекторы ФНС за словом в карман не полезут…

Но не все так плохо. В НК РФ мы дополнительно нашли еще одну сноску на представительские расходы, отображенную в пункте 2 статьи 264 НК РФ, в которой указано доподлинно следующее:

«К представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание лиц». Далее приводится перечень этих лиц, среди которых бизнес-партнеры, а также члены совета директоров, приехавшие из разных концов города или страны на очередное собрание.

Что насчет «физиков»?

Как вы сами понимаете, вышеупомянутые примеры касаются юридических лиц или же их представителей. Однако в нашей стране функционирует множество компаний, которые оказывают услуги или же реализуют товары преимущественно физическим лицам. Бизнес, функционирующий в плоскости B2C, разве лишен возможности тратить деньги на представительские расходы? Может, при чем вполне реально. Если отталкиваться от писем Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351, компания-поставщик имеет право тратить определенные суммы на эти цели при условии, если она (компания) ведет официальные деловые переговоры с физическим лицом с целью начала дальнейшего сотрудничества. Насколько бы данная формулировка не показалась прозрачной, из нее практически ничего не становится понятно. Как говорил Мюллер из «Двенадцати мгновений весны»: «Ясность – это одна из форм полного тумана». Как раз этот афоризм отражает суть написанного в НК РФ о представительских расходах. Вот, скажите, что значит «официальные деловые переговоры»? Может, под ними подразумевается обязанность физического лица надеть строгий костюм и направиться прямиком в офис компании? К сожалению, нормативная база не дает на этот счет прямого ответа, а также судебная практика настолько разрознена в этом вопросе, что даже приводить что-либо в пример нет объективного смысла. Так или иначе, ФНС практически никогда не сможет узнать о том, кто и во что был одет во время деловой встречи, а также и о месте, где она проводилась. Будем считать это существенным подспорьем для директоров тратить деньги на подобные нужды без оглядки на Букву Закона.

Как отчитаться перед ФНС?

В том случае, если Налоговую Службу заинтересуют документы, подтверждающие целевое использование денег в качестве представительских расходов, то организация обязана их предоставить. К сожалению, ФНС до сих пор не подготовила какой-то унифицированной формы такого документа, поэтому налогоплательщикам приходится подключать к работе фантазию и составлять нужные бумаги самостоятельно. Однако помимо занятий творческой деятельностью налогоплательщикам также потребуется предоставить оригиналы первичных документы, например, чеки и квитанции. Сюда также можно отнести акты выполненных работ, договоры, счета-фактуры и прочее «добро». И все же, если далеко не уходить от творчества то не лишним будет напомнить, что воплощать его в жизнь необходимо в рамках предписаний, отраженных в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», иначе этот документ не будет представлять никакой ценности для налоговиков. Что касается его содержания, то на примере похода с бизнес-партнерами в ресторан, необходимо указать следующее:

1. Дата, время и место проведения делового обеда;

2. Кто, собственно, «кушал лобстеров» со стороны самой компании и их будущих клиентов;

3. Во сколько все это мероприятие обошлось (точная сумма по чекам);

4. На чем в диалоге остановились (подписан контракт, определены цели и методы дальнейшего сотрудничества и прочее).

Кому-то это может показаться излишне эфемерным, однако правила есть правила и для того, чтобы не оплачивать все из своего кармана, придется заниматься этой «писаниной». Что ж, выбирать вам, что больше нравится.

Проводки

Разумеется, ключевым вопросом нашей темы остается отражение представительских расходов в бухгалтерском учете. В сети нашлось достаточное количество всевозможных вариантов на основе наиболее распространенных примеров (поход в ресторан, организация выставки и прочее). Мы со своей стороны решили подготовить для вас наиболее оптимальные проводки, которые, между прочим, можно назвать «универсальными», т.к. с помощью их можно корректно передать суть хозяйственных операций. Читаем ниже по тексту в таблице:

Очевидно, что отражение представительских расходов – это достаточно просто, в особенности, если вы уже успели арендовать 1С 8.

Что точно не относится к представительским расходам?

В рамках нашей статьи будет корректно указать те из расходов, которые никак нельзя отнести к представительским. К ним относятся, например:

1. Траты на отдых сотрудников в санатории и на курорте;

2. Корпоративны в любом виде, кроме тех, которые ставят себе целью подписание контракта;

3. Поездки в заграничные или междугородние поездки в структурные подразделения компании;

4. Прочие явно развлекательные мероприятия (поэтому стоит отказаться от походов в кино, театр, зоопарк, сауны, бильярды и т.д.);

На подобного рода траты лучше, пожалуй, расходовать личные средства, как и в случаях, представленных выше.

В заключении скажем…

Перечитывая написанный материал, мы в очередной раз сталкиваемся со сложностями в понимании основ отечественного законодательства. Вроде бы все понятно, да только возникает множество вопросов. А когда начинаешь разбираться, понимаешь, что ответ на каждый из них смело может противоречить другом. Хорошо, что Законодатель понимает важность и необходимость представительских расходов и когда-то «замолвил словцо» о них в НК РФ. Но как же быть тем, кто хочет опереться на «нормативку», точно не понимая, как ее использовать на практике? Собственно, поэтому многим сотрудникам коммерческих организаций приходится водить по ресторанам будущих клиентов за свой счет, выкидывая, порой, честно заработанные деньги на ветер. Так или иначе, найти более-менее внятные утверждения в НК РФ, а также в письмах Минфина можно. Более того, применить на практике их относительно легко – достаточно все сделать так, как того требуют инспекторы ФНС – заполнить бумаги, сохранить чеки и описать, как и на что были потрачены деньги. Проблема заключается в том, что этим запросто могут пренебречь директора, не особо переживающие за работу бухгалтера. Что ж, будем надеяться на позитивные изменения в этой сфере.

Желаем Вам успехов в работе!