Оплата стоимости питания за сотрудников
2. Расчет и начисление оплаты стоимости питания
Оплата стоимости питания за сотрудников (натуральный доход)
2. Начисление оплаты стоимости питания в пределах лимита
3. Удержание оплаты стоимости питания сверх лимита из зарплаты сотрудника
Оплата стоимости питания за сотрудников
1. Настройка вида начисления
1. Раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты - Расчет зарплаты - Начисления.
2. Нажмите на кнопку Создать.
3. В поле Наименование заполните название вида начисления, в нашем примере – Оплата питания .
4. В поле Код укажите код вида расчета (он должен быть уникальным).
5. В разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается и в поле код дохода выберите код 4800 "Иные доходы".
6. В поле Категория дохода выберите Прочие доходы.
7. Флаг Доход в натуральной форме в данном случае устанавливать не нужно.
8. В разделе Страховые взносы выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В нашем примере выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
9. В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение учитывается в расходах на оплату труда по статье и выберите пп. 25, ст. 255 НК РФ. Следует учитывать, что если оплата питания не предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то расходы по начислению не могут быть приняты для целей налогового учета, поэтому необходимо будет установить переключатель в положение Не включается в расходы по оплате труда.
10. В разделе Отражение в бухгалтерском учете в поле Способ отражения укажите способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок по начислению. Значение выберите из справочника Способы учета зарплаты (Зарплата и кадры – Настройки зарплаты - Отражение в учете - Способы учета зарплаты). Если соответствующий способ отражения в справочнике отсутствует, то его необходимо создать. В данном справочнике задается только счет дебета (счет учета расходов по заработной плате). Данное поле следует заполнять лишь в том случае, если начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников организации. В нашем примере данное поле не заполняется. В этом случае при начислении данного вида дохода используется способ отражения, который указан для сотрудника (в карточке сотрудника в разделе Учет расходов (Зарплата и кадры - Сотрудники), либо (если не указан) способ отражения, который указан для организации в целом (раздел Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) (например, Дт 26 Кт 70).
11. Если оплата питания не предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то расходы на питание являются прочими расходами и отражаются по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2 "Прочие расходы", в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В этом случае порядок действий для регистрации оплаты питания другой: начисляется оплата питания с помощью документов Операция, НДФЛ регистрируется документом Операция учета НДФЛ, страховые взносы - Операция учета взносов.
12. Флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений "Районный коэффициент" и "Северная надбавка" устанавливать не нужно.
13. Кнопка Записать и закрыть.
2. Расчет и начисление оплаты стоимости питания
Начисление оплаты стоимости питания производится документом Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления).
Если оплату питания необходимо начислить разово, то начисление оплаты питания сотруднику производится вручную документом Начисление зарплаты.
Если оплату стоимости питания необходимо начислять сотруднику в плановом порядке (ежемесячно в течение определенного периода времени), то это возможно с помощью документов кадрового учета: Прием на работу или Кадровый перевод (Зарплата и кадры - Кадровые документы). При назначении указывается плановый размер (сумма) стоимости питания. При заполнении документа Начисление зарплаты в него будет автоматически внесена строка по начислению оплаты стоимости питания и плановый размер стоимости питания, который при необходимости корректируется вручную.
Рассмотрим пример, когда сумма оплаты стоимости питания сотруднику зависит от количества фактически отработанных им рабочих дней в месяце и каждый месяц сумма будет различаться. В этом случае начисление оплаты не назначается сотруднику в плановом порядке, а ежемесячно начисляется вручную.
В документе Начисление зарплаты:
-
в табличную часть по кнопке Добавить или Подбор добавьте сотрудника, которому начисляется компенсация расходов на питание.
-
выделив сотрудника, по кнопке Начислить выберите из списка ранее созданный вид начисления Оплата питания.
В появившемся окне укажите сумму начисления. Кнопка ОК.
В колонке Начислено по ссылке можно посмотреть все рассчитанные начисления сотрудника и изменить их при необходимости . В колонке Дата выплаты укажите предполагаемую дату выплаты компенсации расходов на питание. На эту будет автоматически исчислен НДФЛ. Дата фактического получения для такого дохода и дата удержания налога – день выплаты дохода (в программе – дата документа на выплату). Срок перечисления налога – не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.
Оплата стоимости питания за сотрудников (натуральный доход)
Пример
В организации в соответствии с коллективным договором предусмотрено, что работодатель обеспечивает сотрудников бесплатным обедом. Лимит установлен на каждого сотрудника в размере 4000 руб. за полностью отработанный месяц. При превышении лимита сумма такого превышения удерживается из заработной платы сотрудников. Услуги по питанию сотрудников оказываются специализированной организацией на основании договора с работодателем. Стоимость бесплатно отпущенного питания сотрудника автоматически фиксируется при предъявлении индивидуальной карточки установленного образца. Оплата оказанных услуг производится организацией в следующем месяце, не позднее 5-го числа, после того как от специализированной организации получены данные по каждому сотруднику и подписан акт об указанных услугах. НДФЛ со стоимости питания удерживается с каждого работника при ближайшей выплате, в нашем примере, с заработной платы за месяц.
Сотрудник Ларионова в апреле 2021 года фактически отработала 20 рабочих дней (06.04.2021-07.04.2021 находилась в отпуске без сохранения заработной платы). Всего за апрель 2021 г. расходы сотрудника на питание составили 4830 руб.
Необходимо начислить оплату стоимости питания в пределах лимита и удержать стоимость питания, превышающую лимит, из зарплаты сотрудника.
1. Настройка видов начислений
Вид начисления, используемый для начисления стоимости питания в пределах установленного лимита, настраивается в основном таким же образом как и в примере 1, но укажите код дохода по НДФЛ – 2510 "Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах".
Новый вид удержания, используемый для удержания стоимости питания сверх установленного лимита, настройте как на рисунке ниже (Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Расчет зарплаты - Удержания).
2. Начисление оплаты стоимости питания в пределах лимита
Начисление оплаты стоимости питания производится документом Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления).
Если оплату питания в пределах установленного лимита необходимо начислить разово, то начисление оплаты питания сотруднику производится вручную документом Начисление зарплаты.
Если оплату стоимости питания необходимо начислять сотруднику в плановом порядке (ежемесячно в течение определенного периода времени), то это возможно с помощью документов кадрового учета: Прием на работу или Кадровый перевод (Зарплата и кадры - Кадровые документы). При назначении указывается плановый размер (сумма) стоимости питания (в нашем примере - 4000 руб.). При заполнении документа Начисление зарплаты в него будет автоматически внесена строка по начислению оплаты стоимости питания и плановый размер стоимости питания, который при необходимости корректируется вручную .
При начислении зарплаты за апрель 2021 г. в документе Начисление зарплаты автоматически начислена и сумма за питание в пределах установленного лимита (4000 руб.) . В апреле 2021 г. сотрудник фактически отработал 20 рабочих дней (при норме 22 рабочих дней). В связи с этим питание будет оплачено работодателем в размере: 4000 руб. / 22 дней * 19 дней = 3636 руб. Сумму в документе корректируем вручную.
3. Удержание оплаты стоимости питания сверх лимита из зарплаты сотрудника
Согласно условию примера лимит по оплате питания работодателем установлен на каждого сотрудника в размере 4 000 руб. за полностью отработанный месяц. При превышении лимита сумма такого превышения удерживается из заработной платы сотрудников. В нашем примере расходы сотрудника на питание в апреле 2021 г. составили 4830 руб. Работодателем будет оплачено питание за сотрудника в размере 3636 руб. . Сумма превышения лимита составляет 4830 руб. – 3636 руб. = 1164 руб.
Регистрация суммы удержания производится с помощью документа Начисление зарплаты. Выделив сотрудника, по кнопке Удержать выберите из списка ранее созданный вид удержания Удержание оплаты питания (сверх лимита). В появившемся окне укажите сумму удержания.
Регистрация суммы удержания оплаты питания (сверх лимита) в бухгалтерском учете производится с помощью документа Операция (Операции - Операции, введенные вручную - Создать - Операция). На сумму удержания создается проводка по дебету счета 70 и кредиту счета 73.03 "Расчеты по прочим операциям" .
При ближайшей выплате (в нашем примере - зарплата) НДФЛ, исчисленный с натурального дохода в виде оплаты питания, будет удержан:
