Как оформить оплату сотрудникам расходов на питание в 1С:Бухгалтерия

Редакция Scloud

Scloud.ru

Оглавление

Оплата стоимости питания за сотрудников

1. Настройка вида начисления

1. Раздел Зарплата и кадры – Настройки зарплаты - Расчет зарплаты - Начисления - Создать

В разделе НДФЛ установите переключатель в положение облагается и в поле код дохода выберите код 4800 "Иные доходы".
В поле Категория дохода выберите Прочие доходы.
Флаг Доход в натуральной форме в данном случае устанавливать не нужно.
В разделе Страховые взносы выберите способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов. В нашем примере выберите Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.
В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ - Учитывается в расходах на оплату труда по статье - пп. 25, ст. 255 НК РФ. Если оплата питания не предусмотрена трудовым или коллективным договором, расходы по начислению не могут быть приняты для целей налогового учета, поэтому необходимо будет установить переключатель в положение Не включается в расходы по оплате труда.
Отражение в бухгалтерском учете - в поле Способ отражения по необходимости укажите способ отражения начисления в бухгалтерском учете для формирования проводок по начислению (Дебет счета, на который будут отнесены расходы). Учтите, что способ отражения для начисления имеет приоритет над способами, указанными для организации в целом и для отдельного сотрудника.
Если оплата питания не предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то расходы на питание являются прочими расходами и отражаются по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2 "Прочие расходы", в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". В этом случае порядок действий для регистрации оплаты питания другой: начисляется оплата питания с помощью документов Операция, НДФЛ регистрируется документом Операция учета НДФЛ, страховые взносы - Операция учета взносов.
Флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений "Районный коэффициент" и "Северная надбавка" устанавливать не нужно.

2. Расчет и начисление оплаты стоимости питания

Начисление оплаты стоимости питания производится документом Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления).

Если оплату питания необходимо начислить разово, то начисление оплаты питания сотруднику производится вручную документом Начисление зарплаты.

Рассмотрим пример, когда сумма оплаты стоимости питания сотруднику зависит от количества фактически отработанных им рабочих дней в месяце и каждый месяц сумма будет различаться. В этом случае начисление оплаты не назначается сотруднику в плановом порядке, а ежемесячно начисляется вручную.

В документе Начисление зарплаты:

в табличную часть по кнопке Добавить или Подбор добавьте сотрудника, которому начисляется компенсация расходов на питание.
выделив сотрудника, по кнопке Начислить выберите из списка ранее созданный вид начисления Оплата питания.

В появившемся окне укажите сумму начисления. Кнопка ОК.

В колонке Начислено по ссылке можно посмотреть все рассчитанные начисления сотрудника и изменить их при необходимости.

В колонке Дата выплаты укажите предполагаемую дату выплаты компенсации расходов на питание. На эту дату будет автоматически исчислен НДФЛ. Дата фактического получения для такого дохода и дата удержания налога – день выплаты дохода (в программе – дата документа на выплату).

Оплата стоимости питания за сотрудников (натуральный доход)

Пример

В организации в соответствии с коллективным договором предусмотрено, что работодатель обеспечивает сотрудников бесплатным обедом. Лимит установлен на каждого сотрудника в размере 4000 руб. за полностью отработанный месяц. При превышении лимита сумма такого превышения удерживается из заработной платы сотрудников. Услуги по питанию сотрудников оказываются специализированной организацией на основании договора с работодателем. Стоимость бесплатно отпущенного питания сотрудника автоматически фиксируется при предъявлении индивидуальной карточки установленного образца. Оплата оказанных услуг производится организацией в следующем месяце, не позднее 5-го числа, после того как от специализированной организации получены данные по каждому сотруднику и подписан акт об указанных услугах. НДФЛ со стоимости питания удерживается с каждого работника при ближайшей выплате, в нашем примере, с заработной платы за месяц.
Сотрудник Ларионова в апреле 2021 года фактически отработала 20 рабочих дней (06.04.2021-07.04.2021 находилась в отпуске без сохранения заработной платы). Всего за апрель 2021 г. расходы сотрудника на питание составили 4830 руб.

Необходимо начислить оплату стоимости питания в пределах лимита и удержать стоимость питания, превышающую лимит, из зарплаты сотрудника.

1. Настройка видов начислений

Вид начисления, используемый для начисления стоимости питания в пределах установленного лимита, настраивается в основном таким же образом как и в примере 1, но укажите код дохода по НДФЛ – 2510 "Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах".

Новый вид удержания, используемый для удержания стоимости питания сверх установленного лимита, настройте как на рисунке ниже (Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Расчет зарплаты - Удержания).

2. Начисление оплаты стоимости питания в пределах лимита

Если оплату питания в пределах установленного лимита необходимо начислить разово, то начисление оплаты питания сотруднику производится вручную документом Начисление зарплаты.

Если оплату стоимости питания необходимо начислять сотруднику в плановом порядке (ежемесячно в течение определенного периода времени), то это возможно с помощью документов кадрового учета: Прием на работу или Кадровый перевод (Зарплата и кадры - Кадровые документы). При назначении указывается плановый размер (сумма) стоимости питания (в нашем примере - 4000 руб.). При заполнении документа Начисление зарплаты в него будет автоматически внесена строка по начислению оплаты стоимости питания и плановый размер стоимости питания, который при необходимости корректируется вручную.

При начислении зарплаты за апрель 2021 г. в документе Начисление зарплаты автоматически начислена и сумма за питание в пределах установленного лимита (4000 руб.). В апреле 2021 г. сотрудник фактически отработал 20 рабочих дней (при норме 22 рабочих дней). В связи с этим питание будет оплачено работодателем в размере: 4000 руб. / 22 дней * 19 дней = 3636 руб. Сумму в документе корректируем вручную.

3. Удержание оплаты стоимости питания сверх лимита из зарплаты сотрудника

Согласно условию примера лимит по оплате питания работодателем установлен на каждого сотрудника в размере 4 000 руб. за полностью отработанный месяц. При превышении лимита сумма такого превышения удерживается из заработной платы сотрудников. В нашем примере расходы сотрудника на питание в апреле 2021 г. составили 4830 руб. Работодателем будет оплачено питание за сотрудника в размере 3636 руб.. Сумма превышения лимита составляет 4830 руб. – 3636 руб. = 1164 руб.

Регистрация суммы удержания производится с помощью документа Начисление зарплаты. Выделив сотрудника, по кнопке Удержать выберите из списка ранее созданный вид удержания Удержание оплаты питания (сверх лимита). В появившемся окне укажите сумму удержания.

Регистрация суммы удержания оплаты питания (сверх лимита) в бухгалтерском учете производится с помощью документа Операция (Операции - Операции, введенные вручную - Создать - Операция). На сумму удержания создается проводка по дебету счета 70 и кредиту счета 73.03 "Расчеты по прочим операциям".