Что является основанием для заполнения отчета
Кадровые документы Прием, Кадровый перевод, Увольнение.
В каждом кадровом документе у вас есть флаг Запись электронной трудовой книжки. Именно наличие этого флага определяет, попадет ли данный кадровый документ в заполнение очередного отчета СЗВ-ТД или нет. Этот флаг не относится к выбранному сотрудником способу ведения трудовой книжки. Рядом с этим флагом есть кнопка Зарегистрировать. Ей вы можете воспользоваться, чтобы сразу же создать отчет СЗВ-ТД на основании данного документа.
После того как отчет на основании кадрового документа создан, в кадровом документе появляется ссылка на него, а также предупреждение в шапке документа о том, что данные сведения уже были переданы в ПФР.
В ЗУП в кадровых документах (Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод) дополнительно предусмотрено поле Наименование документа. По умолчанию оно заполнено наименованием Приказ и будет выводиться в форму СЗВ-ТД в графу 7 Наименование документа. В поле можно указать другой документ из списка Наименования документов. При необходимости список можно расширить.
Документы Регистрация трудовой деятельности
(Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки).
Документ предназначен для внесения данных о событиях трудовой деятеьности, не зарегистрированных конкретными документами в программе, а также для отмены и изменения уже существующих событий.
Порядок работы с СЗВ-ТД
Для начала при приеме сотрудника необходимо в обязательном порядке указать его трудовую функцию в документе Прием на работу. Без заполнения этого реквизита, вы не сможете провести СЗВ-ТД. Если трудовой функции в справчнике нет (по умолчанию там создано лишь несколько строк ля договорников ГПХ), создаем ее вручную. Все, что для нее нужно, это название (по названию професии/должности) и код ОКЗ (справочник ОКЗ доступен в программе).
Когда кадровый документ создан и в нем указаны необходимые условия работы сотрудника, флаг отражения в трудовой книжке проставлен - создаем СЗВ-ТД.
Проваливаемся в мероприятие. Обратите внимание, что программа автоматически проставила выбранные нами в документе приема условия срочности договора и тип срочности, а также информацию о неполном графике рабочего дня и признаке удаленности.
На данный момент код трудовой функции можно указать в СЗВ-ТД (в расшифровке мероприятия) для сотрудника вручную, даже если она не указана в кадровом документе (актуально при увольнении сотрудников, принятых еще до введения СЗВ-ТД)
Мероприятие переименование при реорганизации
Ранее в порядке заполнения формы ЕФС-1 (а также СЗВ-ТД) не было указания на то, что представлять эту форму необходимо при реорганизации. Однако работодателям рекомендовали это делать с указанием кадрового мероприятия ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (см. здесь).
В п. 53 Порядка заполнения новой формы ЕФС-1 уточняется, что в случае реорганизации страхователя необходимо представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ. Аналогичное правило установлено и для перевода сотрудника из одного обособленного структурного подразделения юридического лица в другое.
При этом:
· сведения о переименовании подаются по каждому заключенному договору (трудовому договору по основному месту, совместительству или гражданско-правовому договору)
· в графе 3 заполняется прежний и новый регистрационный номер страхователя в СФР, а если переименование производится без изменения регистрационного номера, то в графе 3 дважды указывается действующий регистрационный номер в СФР.
В ЗУП и Бухгалтерии для этих целей сперва создается документ Регистрация трудовой деятельности в нем указывается тип Переименование (сразу выбираются все сотрудники), а затем на его основании документ СЗВ-ТД.
Перевод к другому страхователю
В случае перевода к другому страхователю необходимо представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ. Это соответствует ТК РФ, поскольку смена работодателя без увольнения невозможна. Такое основание для увольнения, как перевод к другому работодателю, предусмотрено пп. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Блокировка кадровых документов
Сразу после проведения СЗВ-ТД кадровый документ блокируется с соответствующей пометкой
Для изменения придется распроводить СЗВ-ТД, либо нажимать Еще – Разблокировать форму.
Учтите, что еслипосле отправки СЗВ-ТД в фонд вы изменяете в кадровом документе сведения, которые входят в состав передаваемых фонду (№ приказа, код ОКЗ, должность и.т.д.), то уже имеющийся СЗВ-ТД, который был в фонд сдан, трогать и перезаполнять не надо. Так как каждый кадровый документ формирует специальный ID-номер, на основании этих ключевых реквизитов и изменение этого документа повлечет изменение этого кода – а старый код уже привязан к отправленному в фонд документу. Возникнут затем сложности в дальнейшем обмене с фондом. Поэтому, требуется с помощью документам Регистрация трудовой деятельности зафиксировать изменения, а затем сформировать новый СЗВ-ТД, который будет содержать в себе информацию об измененных данных. Подробнее про внесение изменений и исправлений, читайте в нашей статье.
Когда документ будет принят фондом, вы должны вручную в СЗВ-ТД проставить флаг Документ принят в ПФР (не редактируется), чтобы исключить попадание мероприятий из документа в следующие СЗВ-ТД.
