Основные возможности
- Автоматическое заполнение списка контрагентов по оборотам и остаткам за выбранный период сверки
- Возможность заполнения списка контрагентов по отбору (вне зависимости от оборотов)
- Отображение оборотов за выбранный период сверки в табличной части
- Автоматическое заполнение уже созданных актов сверок за требуемый период по введенным настройкам
- Возможность выбора нужных адресов почты контрагента или контактных лиц из списка выбора
- Возможность выбора печатной формы, формата файла и наличия подписи и печати в файле акта сверки
- Настраиваемые шаблоны темы и текста письма с авто заполняемыми параметрами
- Отправка актов сверки на электронную почту контрагентов в фоновом режиме с отображением прогресса выполнения
- Контроль корректности введенных адресов электронной почты
- Фиксация даты отправки в дополнительных свойствах документа
Формирования актов сверки
Для группового формирования актов сверки необходимо заполнить обязательные параметры в шапке обработки (организация, период, представитель организации) и параметры создания самих документов. На вкладке «Счета учета» можно отметить нужные счета. Некоторые настройки снабжены пояснением («?»).
Для заполнения списков контрагентов предусмотрено 2 способа.
- Остатки и обороты – таблица контрагентов заполнится только теми контрагентами, у которых были обороты или не нулевой остаток за выбранный период по выбранным счетам учета.
- По отбору – позволяет выбрать контрагентов по произвольному отбору (например, из конкретной группы или задать список контрагентов). В список перенесутся все контрагенты по отбору в независимости от наличия остатков и оборотов.
Если переключатель «Формировать по каждому договору отдельно» в шапке обработки включен, то список заполниться с разбивкой по договорам и соответственно акты сверки так же будут сформированы по каждому договору отдельно. Если переключатель выключен, то сверка будет создана по всем договорам.
Для создания актов сверки необходимо выбрать нужные строки и нажать на кнопку «Создать акты сверки». Для быстрого выбора предусмотрены шаблоны выбора:
Если после заполнения данными будет найден уже сформированный ранее акт сверки, то он будет подставлен. При необходимости можно перезаполнить уже созданный акт сверки, установив соответствующий флаг рядом с колонкой.
Рассылка актов сверки на почту контрагентам
Перед отправкой актов необходимо убедится, что настроена и работает учетная запись электронной почты. Для этого можно открыть любую печатную форму и отправить ее себе на почту встроенными средствами. Если почта отправилась успешно, то эту учетную запись можно использовать в рассылке.На вкладке «Настройка рассылки» необходимо выбрать учетную запись, отправляемую печатную форму документа (в том числе внешнюю), расширение файла для прикрепления к письму, необходимость вставки факсимиле. Так же можно выбрать из списка предопределенные шаблоны текста и темы письма (по кнопке выбора) или заполнить их вручную. Список автозаполняемых параметров можно посмотреть по гиперссылке «Список возможных параметров».
Если у контрагента не установлен ящик электронной почты, то его необходимо сначала добавить в карту контрагента или контактного лица и только потом он появится в списке выбора адресов. Доступен выбор любого количества адресов электронной почты как из карточки контрагента так и из контактных лиц.
По нажатию на кнопку «Отправить на почту» программа начнет формирование и отправку сообщений получателям.
При успешной отправке строка будет помечена как отправленная и дата отправки будет установлена в дополнительные свойства документа.
Так же доступно использование задержки при отправке почты - для избежания автоматической блокировки почтового ящика за рассылку спама.
