Учет товаров в розничной торговле: руководство для собственника и менеджера

Эта статья — ваш подробный путеводитель в мир товарного учета в рознице. Мы резюмировали в статье информацию о том, как правильно фиксировать движение товаров, какие первичные документы использовать и какие современные методы помогут вам избежать потерь, контролировать запасы и увеличить прибыль. 

Учет — это основа розничной торговли

Товарный учет — это ключевой элемент, без которого невозможно эффективное управление ни одним магазином, будь то маленькая лавка или крупная торговая сеть.

Что такое товарный учет. Это систематическое отслеживание всех операций с товаром, начиная от его покупки у поставщика и заканчивая продажей конечному потребителю или списанием. Это полная история жизни каждого продукта в вашем магазине. Учет отвечает на три главных вопроса:

1. Сколько конкретного товара у нас есть?

2. Где этот товар находится (на складе, в зале, в другом филиале)?

3. По какой цене он был куплен и продан?

Зачем нужен точный учет. Точный и своевременный учет товаров в рознице критически важен, поскольку напрямую влияет на финансовое здоровье и стабильность бизнеса. Вот основные причины, почему без него не обойтись:

• Контроль над прибылью и потерями. Учет позволяет своевременно выявить недостачу (воровство, ошибки) и излишки. Это напрямую защищает вашу выручку.

• Эффективное управление запасами. Вы всегда знаете, когда и что нужно заказать. Это помогает избежать дефицита (когда товар закончился, а спрос есть) и излишков (когда деньги «заморожены» в неликвиде).

• Соблюдение налогового законодательства. Правильное документальное оформление всех операций — основа для корректного расчета налогов и сдачи отчетности.

• Анализ эффективности. Вы можете легко определить, какие товары продаются хорошо, а какие только занимают место, и принимать обоснованные решения о закупках.

Виды учета в розничной торговле: стратегический подход

Чтобы понять, как вести учет товаров, нужно сначала разобраться, для каких целей он вообще нужен. В бизнесе принято выделять три основных вида учета, каждый из которых служит своей задаче. Они определяют, кто, как и зачем будет использовать полученные данные.

Бухгалтерский учет (Закон и Налоги)

• Задача. Сформировать финансовую отчетность для государственных органов, учредителей и инвесторов.

• Фокус. Строгое соблюдение законодательства, использование утвержденных форм первичных документов и четкое отражение всех операций, влияющих на налоги и баланс компании.

• Полезно для: сдачи отчетности в ФНС и для оценки общего финансового состояния бизнеса.

Управленческий учет (Решения и Эффективность)

• Задача. Предоставить руководству компании информацию для принятия быстрых и стратегических решений.

• Фокус. Может быть гибким и настраиваться под конкретные нужды магазина (например, расчет рентабельности по каждому бренду, расчет точной себестоимости).

• Полезно для: понимания реальной прибыльности, ценообразования и планирования закупок.

Оперативный учет (Повседневный Контроль)

• Задача. Контроль текущих ежедневных операций здесь и сейчас.

• Фокус. Отслеживание фактического наличия товаров, их движения по торговым точкам, смены ценников и фиксация продаж.

• Полезно для: продавцов и товароведов — для быстрой проверки остатков и отгрузок.

Товарный учет. Является общей основой предыдущих трех видов, и может быть организован тремя основными способами фиксации запасов. 

Сейчас мало кто ведет ручной учет, хотя и он имеет место быть. Большинство все виды учета осуществляют в программах. Специалисты по работе 1С компании Scloud всегда готовы ответить на любой вопрос, связанный с работой в программе 1С. 

Способы учета товаров в розничной торговле

Выбор способа учета зависит от специфики вашего магазина, ассортимента и необходимости детализации.

Количественный учет (Натуральный). Этот вид фокусируется только на физическом количестве товаров (штуки, килограммы, метры и т.д.) без привязки к их стоимости.

• Суть. Фиксируем, сколько единиц товара поступило и сколько выбыло.

• Где применяется. Чаще всего на крупных складах или в производственных цехах. В чистом виде в розничном магазине используется редко, так как не дает понимания о финансовом результате.

• Плюс. Простота фиксации.

Стоимостный учет (Суммовой). Этот способ — полная противоположность количественному. Товары учитываются только в денежном выражении (суммой).

• Суть. Весь товарный запас в торговой точке учитывается общей суммой в розничных (продажных) ценах.

• Где применяется. Идеален для небольших магазинов с очень широким и недорогим ассортиментом, где сортовой учет (по каждой позиции) слишком трудоемок.

• Минус. Не позволяет точно узнать остаток конкретного товара и его фактическую себестоимость.

Количественно–суммовой учет (Сортовой). Самый полный, точный и современный вид учета, который объединяет два предыдущих. Именно его использует большинство автоматизированных магазинов. Этот способ фиксирует одновременно количество единиц каждого товара (сорта) и стоимость каждой единицы (в закупочных и продажных ценах).

• Суть. Вы знаете не просто, что у вас товара на 100 000 рублей, а точное количество каждого артикула (например, 50 банок газировки А по 50 руб. и 30 пачек кофе Б по 300 руб.).

• Где применяется. Обязателен для учета маркированных товаров и наиболее эффективен для любого магазина, желающего контролировать запасы, предотвращать кражи и проводить быстрые инвентаризации.

• Плюс. Дает полноту картины.

Какой бы способ вы не выбрали, вас всегда проконсультируют специалисты по работе в 1С компании Scloud. Также в Scloud вам помогут настроить торговое оборудование, подключить кассу и УТМ для работы с ЕГАИС.

Основные операции по учету товаров

Товарный учет — это непрерывный процесс фиксации всех событий, которые меняют количество или местоположение товаров. Эти события называются операциями. Их регистрация в системе учета гарантирует, что ваши фактические остатки всегда будут совпадать с данными в программе. Каждый магазин, независимо от размера, регулярно сталкивается со следующими пятью основными операциями.

Поступление (Приход):

• Суть операции: покупка товара у поставщика.

• Что фиксируем: дата, наименование, количество, закупочная цена и общая стоимость поступивших товаров.

• Результат: количество товара на складе (или в магазине) увеличивается.

Реализация (Продажа):

• Суть операции: передача товара покупателю за деньги.

• Что фиксируем: наименование, проданное количество и розничную цену.

• Результат: количество товара уменьшается, а в кассе (или на расчетном счете) появляется выручка.

Внутреннее перемещение:

• Суть операции: движение товара внутри вашей компании, которое не связано ни с покупкой, ни с продажей.

• Что фиксируем: перемещение товара со склада в торговый зал, или между двумя вашими филиалами (если их несколько).

• Результат: общее количество товара не меняется, но меняется его местоположение (склад А уменьшается, склад Б увеличивается).

Выбытие (Списание):

• Суть операции: учет товаров, которые покинули ваш магазин не в результате продажи.

• Типичные причины списания: порча (истек срок годности, повреждение), недостача (установлена по результатам инвентаризации), брак, выявленный уже после приемки, использование товара для нужд магазина (например, моющие средства).

Инвентаризация

• Суть операции: периодическая или внеплановая сверка остатков, которая показывает, совпадает ли то, что написано в вашей учетной системе, с тем, что физически находится на полках.

• Что фиксируем: фактическое наличие товара на определенную дату.

• Результат: выявляются излишки (товара больше, чем в учете) или недостачи (товара меньше, чем в учете), которые затем корректируются с помощью списания или оприходования излишков.

По всем вопросам оформления этих операций в программах 1С обращайтесь к консультантам Scloud. 

Необходимые первичные документы

Первичный документ — это подтверждение того, что товарная операция (приход, продажа, списание) действительно произошла. Эти документы служат основанием для внесения данных в учетную систему и обязательны для налогового и бухучета. Для каждой основной операции существует свой набор документов.

Документы при поступлении от поставщика:

• Товарная накладная (ТОРГ-12). Основной документ, который подтверждает, что вы приняли товар. 

• Счет-фактура (или УПД). Необходим, если вы или ваш поставщик являетесь плательщиками НДС. УПД заменяет сразу и накладную, и счет–фактуру.

Документы при реализации:

• Кассовый чек. Главный документ, который подтверждает факт оплаты товара в рознице. Формируется онлайн–кассой и отправляется в налоговую.

• Товарный чек (по требованию). Выдается по просьбе покупателя и содержит более детальную информацию о приобретенных товарах, чем кассовый чек.

Документы для внутренних операций и выбытия. Составляете самостоятельно для учета движения внутри компании.

• Акт списания (ТОРГ-16). Оформляется при порче, истечении срока годности или недостаче товаров. Этот акт юридически подтверждает, что товар был изъят из оборота.

• Накладная на внутреннее перемещение. Используется для фиксации передачи товаров между вашим складом и торговым залом, или между разными магазинами вашей сети.

• Инвентаризационная опись (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ-19). Документы, которые фиксируют фактическое наличие товаров и сравнивают его с учетными данными. На основании этих документов проводится корректировка остатков (списание недостач или оприходование излишков).

Методы ведения учета в рознице: от тетради до ERP

То, как вы будете вести учет товаров, зависит от масштаба вашего бизнеса и вашего бюджета. Сегодня на рынке представлены решения от самых простых до сложных и дорогостоящих. Для розницы подойдут следующие программы: 1С:Розница и отраслевые решения на ее базе, 1С:УНФ, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием. Выбор способа ведения учета зависит от сложности ваших процессов и объемов товарооборота.

Ручной учет: тетрадь и Excel (для самых маленьких). Это самый доступный, но наименее надежный способ. Он подходит только для розничных точек с минимальным ассортиментом и небольшим оборотом, где собственник сам контролирует все процессы. Недостатки ручного учета:

• Высокий риск ошибок. Человеческий фактор неизбежен: легко забыть записать приход или перепутать цены.

• Отсутствие оперативности. Проведение инвентаризации занимает много времени, а информация об остатках не является актуальной «здесь и сейчас».

• Сложность анализа. Невозможно быстро построить отчет о самых прибыльных или убыточных товарах.

Автоматизированный учет. Использование специализированных облачных решений или локальных программ — это стандарт для современного малого и среднего бизнеса. А специалисты Scloud помогут выбрать наиболее подходящую под ваш бизнес. Преимущества автоматизации:

• Точность и скорость. Учет ведется по штрихкодам. При продаже система автоматически списывает товар. Ошибки сводятся к минимуму.

• Синхронизация с кассой. Данные о продажах, возвратах и остатках мгновенно поступают в учетную систему.

• Управление закупками. Программа может сама формировать список товаров, которые нужно заказать, основываясь на минимальных остатках и истории продаж.

• Быстрая инвентаризация. С помощью сканера штрихкодов пересчет занимает в разы меньше времени, чем при ручном учете.

Комплексный учет: ERP–системы. ERP — это мощные программные комплексы, которые объединяют товарный учет, бухгалтерию, управление персоналом, логистику и финансы в единую систему. Подходит ERP:

• Крупным сетям. Магазинам, имеющим десятки или сотни филиалов.

• Сложным процессам. Компаниям, которые имеют собственное производство и распределительные центры.

• Основной минус. Большая стоимость внедрения и обслуживания.

Итоги: выбор в пользу точности

Выяснили, что точный учет товаров в розничной торговле — это прямой путь к увеличению прибыли. Независимо от того, какой способ учета вы выберете, помните о двух ключевых правилах успеха в рознице:

1. Сортовой учет (количественно-суммовой) — ваш лучший друг. Он дает самую полную картину запасов и финансов.

2. Документальное подтверждение — каждая операция, будь то приход или списание, должна быть оформлена соответствующим первичным документом.

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес рос, автоматизируйте свой учет с облачными решениями от Scloud. Инвестиции в автоматизацию окупятся за счет снижения потерь от недостач и более эффективного управления запасами, а специалисты Scloud всегда ответят на все ваши вопросы по работе в 1С.