Что делать, если неверно удерживается НДФЛ в 1С: руководство по исправлению ошибок

Когда в программе происходит сбой с расчетом или удержанием НДФЛ, важно быстро найти и устранить проблему. Эта статья — ваш путеводитель. Вы узнаете о типичных неточностях, научитесь сверять ваши внутренние данные с налоговыми уведомлениями, а также получите руководство, как оперативно и корректно исправить все ошибки в системе, чтобы избежать лишних вопросов от ФНС.

Да, 1С:ЗУП (на ее примере будем разбираться с расчетами НДФЛ) — это отличный помощник, но помните, что это всего лишь инструмент. Его работа полностью зависит от ваших действий. Неправильно указали срок выплаты, забыли о необходимом вычете или упустили обновление — и вот уже в базе появляются расхождения с реальной задолженностью перед государством.

Мы разработали это руководство, чтобы вы не просто исправили ошибки «вслепую», а поняли весь процесс изнутри: от начисления до удержания. Только так можно быстро найти и устранить корень проблемы. Если не найдете свой случай в статье, специалисты по 1С из Scloud готовы подключиться и помочь вам разобраться.

Требования законодательства

Прежде чем искать ошибки в программе, важно убедиться, что вы работаете по актуальным правилам. В последние годы законодательство менялось очень быстро (привет, ЕНС!), и эти изменения напрямую влияют на то, как программа должна считать и удерживать НДФЛ.

Актуальные требования к НДФЛ и их отражение в 1С.

Главный принцип, который продолжает действовать в 2025–2026 годах и который чаще всего вызывает путаницу, следующий.

Дата начисления (например, зарплаты за октябрь, начисленной 31.10) больше не имеет значения для удержания НДФЛ. Имеет значение только дата, когда деньги фактически переведены сотруднику (например, 05.11). Именно дата 05.11 попадет в регистры 1С как дата удержания, и именно по ней будет формироваться уведомление для ФНС.

Сроки уплаты и важность ЕНС.

К 2025 году система ЕНС уже стабилизировалась, но контроль сроков (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 58 НК РФ) остается ключевым.

Программа должна четко разделять, к какому периоду относится каждое удержание, чтобы правильно сформировать уведомление. Если 1С некорректно зафиксировала дату выплаты, налог «упадет» не в тот отчетный период, что приведет к расхождению с ФНС.

Распространенные ошибки при расчете НДФЛ в 1С

Большинство проблем с НДФЛ возникают не из-за сбоев в самой программе, а из-за неверного ввода исходных данных или неправильной трактовки законодательства.

Неправильное применение вычетов (стандартных, социальных).

Это, пожалуй, самая частая ошибка. Стандартные (на детей) и социальные (на лечение/обучение) вычеты уменьшают базу, с которой удерживается НДФЛ. Обратите внимание на следующие моменты.

• Заявление и документы. Убедитесь, что сотрудник вовремя подал документы на вычет, а вы на их основании правильно ввели заявление в 1С:ЗУП (вкладка «Налоги и взносы» — Заявления на вычет либо выбрать сотрудника на вкладке «Кадры» — Сотрудники, а уже в его карточке нажать интерактивную ссылку «Налог на доходы» — ссылка «Ввести новое заявление на стандартные вычеты»). Если заявление не зафиксировано в 1С или введено задним числом, НДФЛ будет завышен. Рекомендуем сразу же проставить месяц, до которого действует вычет, чтобы не проверять в начале каждого года этот показатель.

С 01.01.2025 действуют новые размеры детских вычетов (ст. 218 НК РФ). Но законодатели выносили на рассмотрение вопрос о дополнительном увеличении их размера с 2026 года.

Быть в курсе событий

Чтобы всегда быть в курсе изменений в нормативных актах и как это отражается на работе в 1С, подпишитесь на телеграм–канал Scloud «Подслушано у консультанта 1С».

Перейти на канал

• Лимит дохода. При регулярном обновлении в вашей учетной базе всегда будет актуальный лимит годового дохода для прекращения предоставления стандартного вычета на ребенка (программа 1С отслеживает этот порог). Поэтому регулярное обновление базы значительно снижает риск ошибочных расчетов.

Ошибки в дате фактического получения дохода.

В контексте ЕНС это критический момент. Если вы начислили зарплату в последний день месяца (допустим, 31 июля), а выплатили ее 5 августа, то дата:

• дохода (для зарплаты) — 31.07;

• удержания НДФЛ — 05.08.

Иногда бухгалтеры вводят документ «Начисление зарплаты и взносов», но забывают ввести или неверно проводят документ «Ведомость на выплату зарплаты». Нет выплаты — нет и удержания. Программа может неправильно сформировать регистры для уведомления, считая, что налог удержан, хотя фактической выплаты (и, следовательно, удержания) не было. Нажмите лишний раз в «Начислении…» кнопку «Выплатить». Если вся зарплата выплачена через ведомости, 1С предупредит — по документу не осталось сумм к выплате.

Задвоение суммы НДФЛ при расчете.

Эта ошибка, как правило, не является сбоем самой программы. Причина тут простая: что-то напутано с датами или продублирована выплата.

Ни в коем случае не ставьте дату выплаты раньше, чем начисление. Если же обе операции делаете в один день, то сначала начислите, а потом выдайте сотруднику эту сумму. В этом случае фиксируется время операции, алгоритм будет соблюден.

В программах 1С, особенно в 1С:ЗУП, достаточно заложено документов и операций для расчета НДФЛ, поэтому избегайте тех, которые вводятся вручную. Они могут сбить алгоритм программы.

Неверное определение налогового статуса сотрудника.

Ставка НДФЛ напрямую зависит от статуса:

• резидент: ставка от 13% и выше (по многоступенчатой шкале);

• нерезидент: ставка 30% (в большинстве случаев, если иное не предусмотрено международными договорами).

Статус может меняться в течение года с «Нерезидент» на «Резидент» (человек пробыл в РФ 183 дня и более). Сам подсчет 183 дней довольно непростой, поэтому обращайтесь за помощью к специалистам Scloud. Они подскажут вам, как разобраться во всех тонкостях этого вопроса.

Ошибки пересчетов.

Когда вы собрались сделать по каким-то причинам перерасчет, сначала отмените проведение всех последующих операций до документа нового начисления (например, больничного или начисления премии, вводимые задним числом). Только потом создайте новое начисление, после которого проведите все отмененные до этого операции.

Отчеты для сверки: поиск и устранение расхождений

1С — это не только калькулятор, но и мощная база данных. В ней есть специальные отчеты, которые позволяют «заглянуть» внутрь регистров и увидеть, как НДФЛ был начислен, удержан и когда он должен попасть в уведомление. Для контроля и устранения расхождений нам понадобятся несколько инструментов.

«Анализ НДФЛ по датам получения доходов».

Это основной отчет, путь к нему в 1С:ЗУП: вкладка «Налоги и взносы» — Отчеты по налогам и взносам. Если у вас не сходятся суммы в уведомлении, начинайте именно с этого документа. Он показывает, когда (дата получения дохода), сколько начислено и удержано НДФЛ по всем сотрудникам.

Задайте период, который покрывает ваш отчетный период уведомления. Проверьте колонку «Удержано». Сумма в ней за выбранный период должна совпадать с суммой, которая в уведомлении. Кликните по любой сумме, выберите для расшифровки — «Документ–основание». Так проще найти документ, по которому возникают сомнения в расчете.

Отчеты по регистрам накопления НДФЛ.

Для глубокой диагностики, особенно при сторнировании, используются технические отчеты. Они дают максимально детализированную картину и находятся в том же разделе, что и предыдущий отчет:

• регистр налогового учета по НДФЛ: в нем можно проверить наличие заявления на детские вычеты. Также в документе указаны все необходимые даты для сверки: дохода, исчисления, удержания;

• регистр «Удержанный НДФЛ»: он выдает дату удержания и сумму налога, а также документ–основание. Сумма в этом регистре за период уведомления должна быть равна сумме, заявленной в уведомлении. Если не равно, значит, какая-то выплатная ведомость либо проведена неверной датой, либо отсутствует;

• регистр «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»: этим отчетом удобно воспользоваться, когда есть уверенность, что именно по определенному сотруднику ошибка в расчетах.

Используя эти документы в связке, вы не только найдете ошибку, но и поймете ее причину: неправильная дата, пропущенный документ или логическое несоответствие. Но даже зная, где искать, бывает, не получается найти причину расхождения между регистрами и уведомлением. Эксперты компании Scloud подключатся, при необходимости, удаленно к вашей базе и найдут ошибку в ваших регистрах НДФЛ.

Корректируем уведомление: порядок действий и исключение штрафов

Когда расхождение найдено, давайте разберемся, как корректно исправить само уведомление, чтобы избежать штрафов. В программе 1С:ЗУП уведомление не формируется, но если вы учет ведете в ней, нужно создать документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете»: вкладка «Зарплата» — Бухучет. На основании этого после переноса данных в 1С:Бухгалтерия создается уведомление для ФНС.

Предположим, с помощью отчетов в программе вы выяснили, что сумма НДФЛ, указанная в последнем поданном уведомлении, была либо завышена, либо занижена.

Формирование корректирующего документа в 1С.

В программе 1С:Бухгалтерия исправление суммы и данных в уведомлении производится путем создания нового документа «Уведомление об исчисленных суммах налогов»: вкладка «Главное» — Задачи организации, либо вкладка «Операции» — Единый налоговый счет — Уведомления, либо вкладка «Отчеты» — 1С-Отчетность — Уведомления, сообщения, заявления.

• Сумма была занижена (нужно доплатить). В новом документе за тот же период все данные строчки с ошибочной суммой нужно повторить, только сумму указать верную. Налоговики берут во внимание последний присланный документ. При учете в 1С:ЗУП сначала там сформируйте новый документ (для сохранения истории) «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете», а потом выгрузите информацию в 1С:Бухгалтерия. В ней формируются «Сведения об удержанном НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры»). Уведомление заполняется именно по данным «Сведений…».

• Сумма была завышена (нужно уменьшить). Сначала в 1С:ЗУП нужно все исправить, создать заново «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете» и выгрузить в 1С:Бухгалтерия. Будут созданы новые «Сведения об удержанном НДФЛ», которые дополнят, а не исключат старые. Предположим, что уведомление еще не отправлено. Чтобы новое уведомление корректно заполнилось, удалите или отмените проведение старого документа «Сведений…». Иначе в уведомлении будет сумма НДФЛ такая, сколько за выбранный период было суммарно в старых «Сведениях…».

• Ошибка в данных (сумма не меняется) — уведомление уже отправлено. Создайте новое уведомление: повторите строку с неверными данными (ОКТМО, КПП или иной), а вместо суммы проставьте «0». Продублируйте эту строку: сумму оставьте прежнюю, а вместо ошибочного показателя данных внесите верный (ОКТМО, КПП или иной). При учете в 1С:ЗУП повторите действия предыдущего пункта: создайте новое «Отражение…», перенесите данные в 1С:Бухгалтерия и распроведите/удалите старые «Сведения…».

Сроки подачи корректировки и штрафы.

Штрафа не будет по ст. 126 НК РФ за то, что не подали уведомление (письмо ФНС РФ от 28.12.2024 № БВ-4-7/14776). Но без него налоговики не смогут зачесть деньги с вашего ЕНС в счет уплаты налогов при том, что на ЕНС достаточно денег. Поэтому фокусируйтесь не только на корректировке уведомления, но и на достаточности сальдо на ЕНС.

Если вы сомневаетесь, правильно ли оформлено корректирующее уведомление, или не уверены в сроках его подачи, специалисты по работе в 1С Scloud всегда придут на помощь и ответят на все интересующие вас вопросы.

Важные детали: контроль КБК, периода и сальдо ЕНС

Актуальные КБК для НДФЛ.

С введением ЕНС суммы налогов переводятся на единый КБК, который является общим для всех. Однако, при формировании уведомления (и, конечно, в 6-НДФЛ) важно указать конкретный, специфический КБК для НДФЛ. Так налоговики смогут корректно разнести платежи по бюджетам. Если удерживаете НДФЛ по разным ставкам или с разных видов дохода, убедитесь, что 1С корректно формирует уведомление с указанием разных КБК, если это требует законодательство.

Код периода в уведомлении.

В статье уже обсуждали, что уведомление подается за специфические периоды (1–22-е и 23–28/29/30/31-е числа месяца). Каждому соответствует свой код в уведомлении (Приказ ФНС России от 16.01.2024 N ЕД-7-8/20@), и 1С подставляет их автоматически. Если даты меняли вручную, перед отправкой выведите уведомление на печать, чтобы проверить код на соответствие периоду.

Контроль сальдо ЕНС: налог должен быть не только удержан, но и списан.

Это самый важный момент в системе ЕНС, который 1С контролировать не может, но он критически важен для вас. Даже если вы подали идеальное уведомление, ФНС не зачтет налог, если на вашем ЕНС не хватает денег. Поэтому регулярно (особенно перед сроком подачи уведомления) проверяйте сальдо ЕНС через Личный кабинет налогоплательщика.

Само уведомление — это только заявление о намерении. Фактическая уплата и зачет НДФЛ происходят только при наличии денег на ЕНС и корректно указанных КБК и периода.

Резюме и профилактика ошибок

Главный вывод: некорректно удержанный НДФЛ в 1С — это почти всегда следствие ошибки в дате выплаты или неверного применения вычетов. Программа 1С — лишь инструмент, который требует от нас внимательности к деталям. Чтобы свести ошибки к минимуму, достаточно регулярно использовать отчеты по анализу НДФЛ для сверки и всегда помнить — удержание НДФЛ равно дате фактической выплаты. Также не забывайте проверять сальдо ЕНС в Личном кабинете ФНС. Если при финальной проверке вы снова увидели расхождение, не рискуйте: обратитесь за профессиональной консультацией специалистов Scloud, чтобы избежать ошибок в 6-НДФЛ.