Как держать деньги под контролем с помощью 1С УНФ, УТ, КА, ERP или БП и 2 часов в неделю без внедрения бюджетирования и найма финансиста. Дополнение для 1С 8.3 Модуль реализован в виде конфигурации и рассчитан для собственников компаний с чистой прибылью до 10 млн руб. / мес. То есть, пока вам не рентабельно вести сложные модули типа «Бюджетирование», «Казначейство», но нужно знать, сколько платить на этой неделе и хватит ли средств, чтобы отложить в дивиденды, обучение сотрудников, закупку и ремонт оборудования
Область применения
Вы, скоре всего, знаете про финансы чуть более, чем «всё». Но на планирование не хватает времени, да и новым сотрудником-финансистом не хочется раздувать фонд оплаты труда. Как следствие, вы не уверены, можно ли сейчас вытащить из компании 500к на отпуск или тогда не хватит на аренду и ближайшую закупку. Прочие мелкие проблемы типа "небольшой кассовый разрыв", "пока по зарплате тишина - ждем от клиента деньги" и "надо бы в подушку безопасности что-то откладывать, но в следующий раз" - обыденность.
Сейчас покажем, как за 2 часа в неделю обеспечить оперативный учет финансов, чтобы:
- Копить дивиденды
- Планово вкладываться в развитие бизнеса
- Откладывать в подушку безопасности
- Заранее устранять кассовые разрывы
Технические требования
Модуль работает на управляемых формах, платформа 1С 8.3 не ниже 8.3.14 конфигурации 1С:
- Бухгалтерия 8 ПРОФ (любой релиз)
- Управление нашей фирмой 1.6 / 3.0
- Управление торговлей 10.3 / 11.4
- ERP Управление предприятием 2.4 / 2.5
- Управление производственным предприятием 1.3
- Комплексная автоматизация 1.1 / 2.5
- Альфа-Авто 4 / 5
Код закрыт.
Инструкцию можно скачать на вкладке Бесплатные файлы.
Часть 1. Методика
Система «Фондов» не нова. Суть ее в создании кошельков - «Фондов» и процентном пополнении их от входящих платежей. Каждый фонд - одна цель компании, обязательная (например, налоги, минимальные ЗП или дивиденды) или развивающая (например, обучение сотрудников, обновление оборудования, новый офис).
"Как фонды будут отображаться в базе 1С"
Это статьи движения денежных средств?
Нет. Статья ДДС - строго приходная или расходная. Фонд - целевой. Например, сравните «пришли деньги по статье выручка от основной деятельности» и «в фонд Налоги отложили 8% от выручки под расход в конце квартала» - это разная информация. Первый случай показывает структуру наших поступлений, а второй помогает не потратить сегодня то, что нужно будет отдать в казну (ну, или хотя бы потратить осознанно).
Автоматическое наполнение фондов из поступлений на счет в 1С
У каждого кошелька может быть размер. Фонд «Амортизация оборудования» ограничиваем 80 000 руб. в месяц (станок на 5 лет использования за 4,8 млн руб.) - нет смысла сразу все доходы заложить в станок, по 80к откладывать вполне оптимально.
А может и не быть ограничения на размер фонда. Например, фонд «Премии персонала» - откладываем туда от каждой успешной сделки по 15% от маржи по сделке, сколько бы сделок ни было.
"Как происходит накопление фонда"
Почему откладываем от денежного потока, а не от чистой прибыли? Идеально было бы складывать в кошельки фондов деньги только в конце месяца после финального подсчета, сколько в реальности мы заработали в сухом остатке после расходов. Но, такая ситуация возможна только на бумаге - расходы не ждут, когда мы там фин результат посчитаем. Поэтому действуем так:
- Вычисляем структуру приходных денег по средней рентабельности в большую сторону
- Настраиваем фонды по процентам с учетом рентабельности
Получилось, что мы планомерно копим на текущие расходы. Например, дивидендов за месяц скопилось в 250 000 руб. - их можно безопасно вывести и не бояться, что не хватит на налоги и ЗП. При этом, у нас копятся «Оборотные средства» - под закупку комплектующих, производственный персонал и прочие расходы, которые и определяют нашу маржу. Их тратим по мере необходимости.
Модуль будет «раскладывать» средства по фондам в зависимости от настроенных правил. Их можно перевести в ручной режим, если у вас действительно сложная структура в выручке, но лучше выработать именно автоматику. Все данные по платежам не нужно вводить - вы и так их ведете в 1С, а модуль сумеет их распознать и обработать.
"Пример автоматического распределения средств"
Часть 2. Процедуры
Нужно один раз определить сами фонды и еженедельно проверять несколько вещей. Сейчас разберемся со всем по порядку.
Шаг 1. Перед ведением процедуры фондирования нужно понять, какие фонды у нас вообще будут. Вам точно нужны:
- Дивиденды (Это вообще отдельная тема. Как выяснилось, половина собственников выводит из бизнеса все под 0, а другая вообще ничего не тратит на себя и постоянно вливает 100% обратно - обе крайности опасны. Можно или попасть в жесткий кассовый разрыв, или вообще потерять интерес к бизнесу)
- Реклама
- Минимальные оклады
- Премии
- Налоги
- Подушка безопасности
Дальше уже по ситуации, обязательных правил нет. Нужно настроить распределение по этим фондам и несколько месяцев его калибровать процентами от поступлений.
Шаг 2. В процессе ведения фондов у вас будет несколько обязательных операций:
- 1-2 раза в неделю согласовать заявки на расход денег по фондам.
- Есть плановые заявки - аренда, оклады. Их вводим по календарю раз и надолго.
- А вот ситуационные - оплаты поставщикам, реклама, хозяйственные - уже создаем по ситуации.
Вам нужно выбрать платежный день (или дни, если бизнес требует), например среда. Тогда получится:
- Вторник. Проверили заявки на эту неделю, согласовали нужные.
- Вторник. Проверили платежный календарь - нет ли перерасхода по фондам в ближайшие 2-4 недели. Если есть, скорректировали заявки (перенесли оплаты или отменили)
- Среда. Бухгалтер оплачивает согласованные заявки
Вот так можно создавать заявки:
"Заявка на расход денежных средств"
Если расход плановый, то нужно один раз создать периодическую операцию и система будет создавать заявки на указанные даты сразу:
"Плановый расход аренды на 6 месяцев вперед"
Мы всегда контролируем финансовую нагрузку в двух направлениях: ближайшая перспектива (на 1-2 недели) и в длительный срок (1-2 месяца), используя для этого разные инструменты:
Согласование заявок в фонды по статусам
"Заявки в фонды по статусам согласования"
И в платежном календаре:
Итоги
Без страшных слов "модель бюджета", "БДР", "БДДС" получили простую и функциональную систему управления финансами. Она нужна, чтобы:
- Наконец-то копить дивиденды. Знать, сколько можно доставать собственнику безопасно для бизнеса
- Не попасть (или, как минимум, предвидеть) в кассовый разрыв.
- Замотивировать сотрудников на прибыль. Показать, сколько фин модель позволяет отчислять от поступлений в премии и ФОТ - привязать выплаты к их действиям.
Бонусом есть платежный календарь. Причем, он ведется не общей суммой, где все вместе: и налоги, и авансы, и прочее. То есть, непонятно, вот сегодня мы из 20 млн на расчетном счете купили за 2 млн новый станок. И 18 млн на остатке - это нормально, или у нас обязательств в конце месяца будет на все 20 млн, а мы еще и аванс от клиента «проели».
Можем держать руку на пульсе финансов, если распределим фонды по обязательности. Например, точку безубыточности составляет 100% наполнение фондов «Оклады», «Закупка», «Налоги». Когда мы накопили на «Рекламу», «Премии» и «Обучение» - то это уже уровень «Развитие». Следим в режиме светофора.
"Прохождение компанией обязательных расходов по уровням"
Есть определенные моменты, которые мы в этой статье не прошли. Например:
- Что делать, если в фонде профицит - положили больше, чем нужно
- Как понять, что деньги используются «не работают» и размер фонда нужно уменьшить
- Что делать, если в «Налоги» не хватает средств и нужно временно взять из оборотки (можно ли брать у фонда «займ»)
Состав поставки
После оплаты получаете файл Конфигурации .cf
Преимущества
- Встраивается в любую 1С
- Защищает от кассовых разрывов
- Позволяет планово копить средства на цели бизнеса
- Вовлекает сотрудников в получение прибыли бизнесом
- Не мешает типовым обновлениям
- Контролирует финансы компании без дополнительной должности
- Требует 2 часа времени в неделю
Фонды - это очень простая система, которая с одной стороны не требует много времени, а с другой позволяет держать финансы в безопасности. Одно только ведение дивидендов как минимум улучшит спокойствие собственника.
Причины купить
Модуль подойдет, если у вас:
- Кассовые разрывы Периодически компании не хватает денег на закупку, зарплаты и приходится гасить недостатки из собственного кармана или кредиты
- Нет резервов Не получается создать подушку безопасности на случай "очередного короновируса". Денег хватает только на оборотку
- Команда ждет ЗП как чуда Сотрудники не понимают, откуда берется зарплата - нет борьбы за планы и прибыль. Рентабельность интересна только вам.
- Не хватает на рекламу Понятно, что "надо расти" - но денег на развитие постоянно нет. Откуда их взять - непонятно.
- Нет понимания "Сколько можно вывести"? "Уже можно вывести из оборотки на новый сервер (а, может, даже себе на отпуск) или мы попадем в кассовый разрыв?" - четкого ответа нет.
- Сложные инструменты Вы слышали про бюджетирование в 1С, но это оказалось слишком сложным и без доработок не взлетает
