Правила обмена электронными перевозочными документами (далее – ЭПД) закреплены в Федеральном законе №336-ФЗ от 02.07.2021.
Правила обмена электронными документами утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 №931.
Приказом ФНС России от 9 декабря 2021 г. № ЕД-7-26/1065@ утверждены следующие форматы электронных документов: транспортная накладная, сопроводительная ведомость и заказ-наряд.
Как работать с ЭПД в 1С?
-
У вас должен быть подключен сервис 1С-ЭДО. Взаимодействие с ГИС ЭПД происходит через оператора ЭДО
-
В сервисе 1С-ЭДО должны быть отправлены и приняты приглашения с теми контрагентами, с которыми планируется обмен ЭПД. Как отправить приглашение читайте в нашей инструкции
-
Необходим сервис 1С-ЭПД
-
Произведите настройку обмена ЭПД в базе
-
Убедитесь, что у сотрудников, участвующих в перевозках, есть смартфон/планшет
Настройка ГИС ЭПД
Проверьте настройку функциональности в разделе Администрирование – Функциональность – Торговля – Доставка товаров автотранспортом. Без этой настройки в документах не будут отображаться поля для заполнения перевозочных документов.
Администрирование – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО найдите контрагента, с которым будете обмениваться ЭПД и провалитесь в настройки с ним, дважды кликнув мышкой. Проверьте что в Настройках отправки документов стояли галки Электронная сопроводительная ведомость, Электронный заказ-наряд и Электронная товарная накладная
Такую настройку необходимо проделать со всеми контрагентами, с которыми планируется обмен ЭПД.
Настройка номенклатуры для автоматического заполнения ЭПД
В карточках номенклатуры можно заполнить поля, которые в дальнейшем помогут вам с автоматическим заполнением большинства полей в электронном заказе (заявке), электронной транспортной накладной. Что рекомендуем заполнять:
Информация для электронных перевозочных документов (тара, способ упаковки, код товарной номенклатуры, плотность, вес Брутто и объем, а также признак насыпного/наливного груза)
-
В поле Отгрузочное наименование груза вы можете написать вручную удобную формулировку.
-
Для штучного товара галку Насыпной, наливной груз оставляйте пустой.
-
Вес брутто указывается с упаковкой
Если у вас много номенклатуры, в которой будут одинаковые характеристики, то заполнить их можно массово с помощью встроенной обработки Групповое изменение реквизитов.
Электронный заказ (заявка)
Для формирования электронного заказ (заявки) (ЭЗЗ) можно создать его на основании Счета покупателю или в разделе Продажи – Электронные перевозочные документы – Создать – Электронный заказ-наряд
При создании на основании Счета покупателю, ЭЗЗ будет заполнен, а при создании его из списка ЭПД заполнение необходимо будет провести вручную.
В Счете покупателю при выборе доставки, отличной от самовывоза, появляется возможность в нижней части документа Оформить ЭПД, как раз так и создастся ЭЗЗ
В счете можно заполнить данные о складе и транспорте под табличной частью по гиперссылке Доставка, тогда эти данные попадут в ЭЗЗ
Обязательные для заполнения поля подсвечиваются красным цветом.
Электронные транспортные накладные
Грузоотправитель формирует транспортную накладную в базе 1С и направляет ее перевозчику и грузополучателю. В 1С Электронная транспортная накладная будет отображаться с этапами взаимодействий между тремя участниками системы ЭПД: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
Для создания электронной транспортной накладной перейдите в раздел Продажи - Доставка - Электронные перевозочные документы и в списке Электронные транспортные накладные нажмите кнопку Создать
Откроется первый этап Оформление, где грузоотправитель вносит все сведения о предстоящей перевозке. Обязательные для заполнения поля подчеркнуты красным.
После заполнения нажмите кнопку Отправить, это нужно делать на каждом этапе, чтобы отправить данные сведения оператору и другим участникам перевозки. При нажатии кнопки Отправить файл подписывается УКЭП отправителя и направляется оператору. Далее в процессе перевозки грузоотправитель получит следующие документы:
-
извещение перевозчика о получении направленной грузоотправителем информации либо уведомление об уточнении;
-
информация перевозчика о принятии груза к перевозке;
-
информация перевозчика о переадресовке и о замене водителя/ТС (является опциональной);
-
информация грузополучателя о полной (частичной) приемке груза;
-
информация перевозчика о полной (частичной) выгрузке груза;
-
информация перевозчика об изменении стоимости перевозки для согласования (является опциональной).
Соответственно пройдут следующие этапы: Погрузка, Приемка, Разгрузка (успешно выполненные этапы будут подсвечены желтым)
На этапе Погрузка перевозчик проверяет сведения электронной транспортной накладной, полученной от грузоотправителя. Отмечает факт наличия замечаний при погрузке, при их наличии ниже указываются фактические данные. Также на этом этапе перевозчик может отказаться от перевозки, в таком случае используется кнопка Отказаться от перевозки. После того как перевозчик отправил информацию о принятии груза грузоперевозчику, можно будет внести сведения о Переадресовке или Замене водителя или ТС (одноименные кнопки на верхней части формы)
Для Переадресовки предусмотрен отдельный этап.
Уведомление по переадресовке отправляются перевозчику через электронную почту, SMS , или другим согласованным способом от грузоотправителя или грузополучателя. После получения такого уведомления перевозчик вносит изменения в электронную транспортную накладную и отправляет информацию грузоотправителю и грузополучателю.
При замене водителя или ТС будет отдельный этап Замена. Инициируется перевозчиком, он вносит изменения в электронную транспортную накладную и отправляет информацию грузоотправителю и грузополучателю.
На этапе Согласование оплаты грузоотправитель знакомиться со сведениями, предоставленными перевозчиком, там могут быть отражены корректировки стоимости. Грузоотправитель может подтвердить или не согласовать сведения. В случае несогласия грузоотправитель нажимает кнопку Не согласиться
На этапе Разгрузка происходит приемка груза грузополучателем, перевозчик должен подтвердить передачу груза. При наличии отразить замечания. Перевозчик может по кнопке Не согласиться не разгружать груз, необходимо будет указать причину отказа
После отправки информации о выдаче груза, перевозчик может внести информацию о Переадресовке (при частичной отгрузке) или Корректировке стоимости (одноименные кнопки в верхней части формы)
При Переадресовке (возврате) будет отдельный шаг, где перевозчик указывает новый адрес и грузополучателя. Если оформляется возврат, то в поле Новый грузополучатель перевозчик указывает грузоотправителя
Этап Приемка нужен для того, чтобы грузополучатель заполнил сведения о полученном грузе. Можно выбрать вариант Приемка и Отказ в приемке (с указанием причины).
Все статусы ЭПД можно отслеживать в графе Состояние ЭДО в списке Электронные транспортные накладные
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист (далее – ЭПЛ) обязателен только для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции с 1 сентября 2026 года, для остальных оформление оформляется на любое транспортное средство и состоит из титулов:
-
Медосмотр
-
Контроль транспорта
-
Показания (выезд)
-
Показания (заезд)
-
Медосмотр (после рейса) – этот этап обязателен только для пассажирских перевозок
Эти этапы могут выполняться и подписываться штатным сотрудником или выбранным сотрудником сторонней организации.
Перед всеми титулами необходимо провести этап под названием Оформление, заполнить его может собственник ТС или арендодатель. Заполняются сведения по предстоящей поездке (вид перевозки, вид транспортного сообщения, оформитель, транспортное средство и водитель, кто будет проводить медосмотр, технический контроль ТС)
На этапе Медосмотр указываются данные оп медицинскому работнику, виде медосмотра и его времени проведения. При наличии нескольких водителей на рейсе, медосмотр проводят по каждому водителю и заполняются данные по каждому и будет 2 титула Медосмотр, которые заполняются по очереди.
На этапе Контроль транспорта заполняется дата и время проведения осмотра ТС, проставляется отметка о том, что выпуск ТС разрешен.
На этапе Показания (выезд) указываются показания одометра на дату и время выезда. После отправки титула о показаниях одометра при выезде появится возможность направить запрос в ГИС ЭПД для формирования QR-кода для ГИБДД по одноименной кнопке. После получения QR-кода его можно направить водителю по почте или в мессенджерах любым удобным способом.
На этапе Показания (заезд) фиксируются показания одометра и время заезда
На этапе Медосмотр (после рейса) заполняются медработник, дата и время медосмотра. Если водителей было несколько, то сначала заполняются данные по первому водителю, а чтобы добавить информацию по второму, воспользуйтесь кнопкой Медосмотр
Электронная сопроводительная ведомость
Электронная сопроводительная ведомость отправляется при передаче порожнего или груженого контейнера, если погрузка груза в контейнер осуществляется посредством снятия контейнера с ТС, а также при возврате порожнего контейнера.
Аналогично с электронной транспортной накладной участниками документооборота являются грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
Передача порожнего контейнера
При создании электронной сопроводительной ведомости выбирается Вид операции – Передача пустого контейнера. Перевозчик заполняет все данные, обязательные реквизиты подчеркнуты красным.
На следующем этапе грузоотправитель после принятия пустого контейнера вносит данные о дате, времени принятия и состоянии контейнера
Груженый контейнер
Перевозчик делает электронную сопроводительную ведомость с видом Перевозка груженого контейнера и вносит в нее все сведения.
Грузоотправитель в электронную сопроводительную ведомость вносит свои указания к перевозке и сдаче контейнера перевозчику (информация грузоотправителя).
Перевозчик после получения информации и контейнера от грузоотправителя фиксирует дату и время принятия контейнера для перевозки (информация перевозчика).
Грузополучатель по факту получения контейнера указывает сведения о дате и времени приема контейнера, состоянии принятого контейнера и груза (информация грузополучателя).
Возврат пустого контейнера
Перевозчик делает электронную сопроводительную ведомость с видом Возврат пустого контейнера и вносит в нее все сведения.
Грузополучатель по факту подачи транспортного средства указывает в электронной сопроводительной ведомости сведения о дате и времени подачи транспортного средства (информация грузополучателя).
Перевозчик по факту приема грузополучателем контейнера указывает в электронной сопроводительной ведомости сведения о дате и времени приемки (информация перевозчика).
Электронный заказ-наряд
Электронный заказ-наряд оформляется при договоре фрахтования и систематических перевозках грузов. Участниками документооборота будут фрахтователь и фрахтовщик
Оформляет электронный заказ-наряд фрахтователь, вносятся все необходимые сведения (обязательные поля подчеркнуты красным)
На этапе Подтверждения фрахтовщик заполняет сведения о лице, принявшем заказ-наряд к исполнению, ТС и водителей и прочей информации.
На этапе Подача фрахтователь направляет подтверждение фрахтовщику после подачи ТС
На этапе Возврат фрахтовщик направляет подтверждение о завершении перевозки фрахтователю после возврата ТС
Электронные экспедиторские документы
Реализовано в Бухгалтерии предприятия с релиза 3.0.205.22. В электронном виде отправляются электронное поручение экспедитору, электронная экспедиторская расписка и электронная складская расписка.
Электронное поручение экспедитору можно сформировать на основании документов Счет покупателю или Реализация товаров в нижней части документа по гиперссылке Оформить ЭПД.
Также создать экспедиторские документы можно в разделе Продажи – Электронные перевозочные документы – Создать