1С-ЭДО в чем преимущества?

Преимущества электронного обмена документов оценило множество российских компаний. Помимо этого, и правительство стимулирует переход на электронный документооборот с помощью новых правил и регламентов в законодательстве. Так, с 2021 года обмен документацией с Федеральной налоговой службой будет осуществляться только в электронном виде.

Почему компаниям удобнее использовать электронный документооборот?

• это снижает трудозатраты;

• позволяет экономить на формировании бумажных документов, их хранении и отправке;
  

• повышает безопасность и корректность документооборота.
  

Электронный обмен документами функционирует в соответствии с актуальными законодательными актами, поэтому исключается вероятность ошибок и недочетов в документах. В этой системе проще отследить действительность реквизитов и подписей, движение документации, организовать быструю обратную связь. Вы больше не привязаны к местным отделениям банков или контролирующих органов: любой документ можно получить в любое время в любой точке мира. Документация хранится в упорядоченном системном виде, она не потеряется и не перепутается из-за технического сбоя или других непредвиденных обстоятельств.

Нужен ли переход на ЭДО лично вам?

Если еще несколько лет назад это было вопросом удобства и повышения эффективности бизнеса, то теперь переход стал обязательным. В планах правительства - перевести предприятия на безбумажный документооборот полностью, исключив при этом трудоемкую сдачу отчетов в будущем. Чем раньше вы освоите электроный документооборот, тем лучше.

Как перейти на электронный документооборот?

1. Выберите оператора электронного документооборота из списка ФНС.
2. Заключите договор и получите электронную подпись.
3. Уведомите контрагентов.

Вы можете обмениваться электронными версиями любых документов (универсальных передаточных, кадровых, налоговых), если у вас и ваших контрагентов налажена эта система и есть электронные подписи для заверения.

Для того, чтобы упорядочить схемы обмена такими документами, была создана сеть операторов электронного документооборота. Это аккредитованные ФНС коммерческие организации, которые являются посредниками в документообороте. Список фирм, официально получивших полномочия от налоговой, находится в специальном разделе на сайте ФНС.

Если можно самостоятельно организовать электронный обмен, зачем сотрудничать с оператором?

• Эти компании располагают мощными защищенными серверами для электронного документооборота, которые одновременно обеспечивают прозрачность и конфиденциальность.

• Предпринимателям не нужно согласовывать между собой огромное количество регламентов по поводу каждого бланка или договора. Они заключают соглашение только один раз - с оператором ЭДО.

• Коммерческий режим предполагает конкуренцию, а значит, в борьбе за клиентуру операторы будут предлагать фирмам выгодные условия. Например, грамотную и оперативную техническую и консультационную поддержку.

• Операторы ЭДО - это “третья сила”, независимое звено в цепочке взаимодействия между предприятиями, налоговыми органами и контрагентами. При возникновении спорных ситуаций с их помощью будет гораздо проще разрешить все вопросы.

• Каждая организация утверждается ФНС после проверки, поэтому с документами работают квалифицированные специалисты, предлагающие автоматизированную маршрутизацию, дополнительный функционал, высокую компетентность, комфортные и экономичные решения.  

Преимущества 1С-ЭДО

Система электронного документооборота легко интегрируется с известными программами для управления бизнесом, которые использует большинство компаний - продуктами «1С: Предприятие». Есть и специализированные решения для перехода - сервис 1С-ЭДО в рамках информационно-технического сопровождения, «1С: СтартЭДО». Все эти конфигурации и сервисы можно использовать в облачной версии, что наряду с экономией из-за собственно перехода на безбумажный документооборот еще больше снизит затраты компании.

1. Все документы формируются автоматически буквально в одно нажатие.

2. Сокращаются «ручные» операции и связанные с заполнением документов трудо- и времязатраты.

3. Исключаются несоответствия данных.

4. Документация формируется по нормам действующего законодательства.

5. Исключается вероятность ошибок и штрафов.

6. 1С сама выводит список контрагентов, которые используют электронный документооброт; приглашения для остальные можно сформировать прямо в программе.

7. Возможно обмениваться документацией с предприятиями, которые применяют для учета не 1С.

8. Существенно сокращается время внутреннего и внешнего обмена документацией.

9. Программа 1С подсказывает, что необходимо подписать, отправить, исправить и прочее.

10. Сокращаются затраты, связанные с распечаткой и хранением бумаг, почтовыми отправлениями, закупкой офисной техники и расходных материалов.

11. Архив систематизирован и защищен от потери: любой документ можно быстро найти в системе, распечатать или отправить адресату.

12. Сотрудникам не нужно вникать в новую систему: все функции интегрированы в знакомый интерфейс 1С.

13. Интеграция также избавляет от необходимости выгрузки и загрузки данных.

14. Можно добавлять любое количество пользователей с ЭП.

15. Документы можно подписывать группами.

16. Стоимость 1С: СтартЭДО в облаке - всего 3 000 рублей в год.

17. Работать можно с любого устройства в любом месте.

Что изменится после перехода на 1С-ЭДО

• освободится время для решения рабочих задач, обычное занятое бумажной рутиной;

• снизятся риски возникновения несоответствий в данных и следующих за ними санкций;

• процесс документообмена станет быстрее и прозрачнее;

• исполнение договоров ускорится: все задержки моментально отслеживаются и контролируются;

• существенно сократятся расходы на обеспечение бумажного офиса;

• документация будет надежно защищена от потери и утечек.