Разберем, какие документы понадобятся для получения различных видов ЭЦП, в каких ситуациях они применяются и зачем нужны Центры идентификации.
ЭЦП как неизбежность
По оценкам специалистов, потребность в цифровых сервисах в 2020 году выросла почти втрое относительно предыдущих лет. Как пишет Forbes, втрое возросли продажи ПО для учета рабочего времени сотрудников, а одной из самых крупных сделок в IT стала покупка Slack почти за $ 30 млрд — такие деньги за корпоративный мессенджер готова отдать компания Salesforce.
В России на развитие «цифры» повлияли помимо прочего изменения в законодательстве, направленные на перевод в онлайн многого из того, что раньше делалось на бумаге и вручную. К этим инициативам относится и ЭЦП, и переход на электронную отчетность с 1 января 2021 года. Эти же цели закрывает и решение «1С-Отчетность», которое позволяет онлайн отчитываться перед всеми контролирующими органами и, к слову, работает только при наличии ЭЦП с максимальным уровнем защиты.
Электронные цифровые подписи (ЭЦП) становятся полноправной альтернативой «живым» автографам. Нормативная база включает в себя Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регулирует применение ЭЦП. Согласно ст. 5 п. 1 Закона, электронные подписи бывают простого и усиленного типа в зависимости от цели их использования. Разберемся, какая подпись для каких целей потребуется.
Простая электронная подпись (ПЭП)
По сути, речь о комбинации из логина, пароля и кодов, которая подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом: такой вывод мы можем сделать из пункта 2 статьи. Если говорить проще, то все подтверждающие СМС-коды, регистрации по формам «логин-пароль» относятся к числу ПЭП и используются повсеместно. Главное отличие простой подписи от усиленной состоит в том, что она не требует установки дополнительного программного обеспечения, при этом степень ее защиты крайне низкая.
С помощью ПЭП нельзя заверять электронную отчетность и прочие документы для государственных органов. Пожалуй, единственные сферы, где использование ПЭП будет оправдано – это онлайн-банкинг, портал Госуслуг, а также заверение бумаг в рамках внутреннего документооборота.
С юридической точки зрения она не имеет достаточной силы. Да, ей можно подписать документ, но лицо не будет наделено дополнительными правами и полномочиями.
- явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте Госуслуг;
- запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;
- с помощью другого средства электронной подписи (например, оформление через удостоверяющий центр).
- Для регистрации и авторизации на интернет-сайтах.
- В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
- Для заверения простых электронных документов.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Это более сложный по сравнению с ПЭП вид подписи, который создается при помощи криптографического преобразования информации. НЭП позволяет не только определить лицо, которое подписало документ, но также обнаружить факт внесения изменений в него после момента подписания. Однако, несмотря на это, сферы ее использования все же ограничены. В частности, НЭП можно применять для обмена документами с контрагентами (где подписанный файл будет иметь силу собственноручно заверенного), отправлять документы и сведения в налоговые органы через кабинет налогоплательщика (абзац 6 пункта 2 статьи 11.2 Налогового Кодекса РФ), получать справочные данные в государственных органах, отправлять запросы.
Неквалифицированная усиленная электронная подпись нередко используется юридическими лицами для ведения электронного документооборота, но с той лишь поправкой, чтоб этом должна быть соответствующая запись в предварительном договоре между сторонами.
Чтобы ее получить, нужно обратиться в удостоверяющий центр вашего города. Список УД есть на сайте Росреестра, а также в прочих открытых источниках.
Что нужно для оформления для физлиц:
- Гражданский паспорт;
- ИНН;
- Свидетельство о регистрации деятельности, если речь идет об ИП;
- СНИЛС;
- Контактные данные.
Что нужно для оформления для юрлиц:
- Паспорт физического лица, на чье имя будет оформлена ЭП;
- Свидетельство о постановке на учет в ФНС;
- Подтверждение занимаемой должности;
- СНИЛС;
- Сведения о регистрации предприятия;
- Контактные данные.
Чем полезна бизнесу:
- Для внутреннего документооборота
- Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Этот вид подписи обладает максимальной защитой и правом на широкое применение. Именно ее чаще всего используют в корпоративной среде для взаимодействия с государственными органами.В отличие от НЭП, которой можно удостоверять документы, квалифицированная подпись имеет повышенный уровень защищенности и дает ее владельцу больше возможностей.
Так, КЭП используется для подготовки налоговой отчетности, удаленного заключения договоров, обеспечения документооборота с государственными структурами. С ней можно получать доступ к государственным системам, пользоваться государственными услугами. Также вы можете вести всю отчетность онлайн через сервис «1С-Отчетность». В нем автоматизированы основные процессы, есть возможность общения напрямую с контролирующими органами, отслеживание статуса отправки документа, принят или нет.
Важно еще и то, что КЭП придает подписанным документам юридическую силу без дополнительных условий, как, например, в случае с НЭП. Усиленная квалифицированная электронная подпись создается с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ РФ). Гарантом подлинности в данном случае выступает специальный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
Распространенными направлениями использования квалифицированной цифровой подписи по-прежнему остаются:
- Подача запросов в государственные органы;
- Оплата штрафов за нарушение ПДД;
- Подача документов в ВУЗы;
- Дистанционное оформление заграничных паспортов;
- Оформление и покупка полисов ОСАГО;
- Для участия в тендерных процедурах;
- В процедурах реализации имущества банкротов.
- Резюмируя, скажем, что КЭП дает не только широкое возможности ее применения, но и придает максимальный юридический статус документов, что определяет ее популярность.
Что нужно для оформления:
Для оформления КЭП нужен аналогичный список документов, как в случае с НЭП, однако в некоторых случаях могут потребоваться дополнительные бумаги – данную информацию предоставляют аккредитованные удостоверяющие центры.
Чем полезна бизнесу:
- Чтобы перерегистрировать или зарегистрировать онлайн-кассы в ФНС.
- Чтобы удаленно подавать документы в гос органы.
- Чтобы работать с государственными порталами.
- Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.
Как работать с квалифицированной ЭП безопасно
К выпуску и использованию КЭП стоит подойти максимально серьезно. В профессиональных сообществах регулярно обсуждают различные виды мошенничества. Тут и доступ к КЭП уволившихся сотрудников, и выпуск КЭП по поддельным документам, и взлом ПК, и злоупотребления действующими сотрудниками.
В случае увольнения специалиста, у которого был доступ к КЭП, желательно ее перевыпустить. Но и в процессе работы важно соблюдать требования безопасности: блокировать компьютер, вести реестр лиц с правом доступа, регулярно проверять на том же портал госуслуг РФ, какие подписи и в каких удостоверяющих центрах (УЦ) были выпущены на ваше имя.
Бывают случаи, когда в мошенничество замешаны сами недобросовестные УЦ. Поэтому при выборе места, где вы будете оформлять КЭП, обращайте внимание на репутацию организации, наличие отзывов, наличие аккредитации Минкомсвязи.
С 2022 года право выпуска КЭЦ для руководителей коммерческих организаций станет прерогативой исключительно ФНС. В этой ситуации можно рассчитывать на то, что мошенничества через недобросовестных подрядчиков будут исключены.
«Мы занимаемся арендой 1С в облаке, и многие наши клиенты в обязательном порядке используют ЭЦП. Одно из наиболее распространенных решений — «1С-Отчетность». На ее примере хорошо видно, насколько важно серьезно отнестись к настройке электронной подписи. При оформлении новой КЭП мы в обязательном порядке отправляем клиентов в Центр идентификации, у нас есть партнер «Калуга-Астрал», у которого по России десятки сертифицированных центров. Мы смело можем его рекомендовать. В целом, о чем бы хотелось предостеречь, так это о заманчивых предложениях «оформляем КЭП без посещения Центра идентификации». Вы должны понимать, что это если и возможно, то через посредников, которые могут получить доступ к вашим данным и распорядиться ими по своему усмотрению. Клиентам «СервисКлауд» всегда доступны консультации наших специалистов, мы отвечаем на все вопросы по оформлению КЭП, рассказываем, как безопасно подключить, чтобы использовать все возможности сервисов 1С».