Когда заказ на тур приходит онлайн, важно быстро оформить его и отправить клиенту счет. Но ручной перенос данных из «Селены» в 1С отнимал время у сотрудников «Экспресс-Тур». Scloud автоматизировал этот процесс с помощью отдельного модуля интеграции. Рассказываем, как связали «Селену» с 1С и что это изменило в работе компании.
Один день из жизни туристической компании до интеграции с 1С
Рабочий день менеджера в турагентстве ООО «Экспресс-Тур» начинается с одного и того же действия — проверки новых заказов на сайте «Селена». Заявки приходят регулярно, и каждую нужно обработать: открыть, скопировать данные клиента, перенести их в 1С:Бухгалтерию предприятия, проверить, сформировать счет и отправить его клиенту. Вроде бы несложные действия, но когда таких заказов много, — это превращается в рутину, которая отнимает время и силы.
К моменту обращения за доработкой ООО «Экспресс-Тур» уже было клиентом Scloud и вело учет в облачной 1С:Бухгалтерии. Следующим шагом стала автоматизация работы с заказами: данные из системы онлайн-бронирования «Селена» нужно было связать с 1С и избавить сотрудников от ручного переноса информации.
Кроме того, постоянное переключение между системами — сайтом и 1С — повышало риск ошибок. Можно было выбрать не того контрагента, перепутать дату тура или пропустить важное примечание по заказу. А клиент тем временем ждал счет.
В ООО «Экспресс-Тур» решили автоматизировать этот процесс. Задача стояла четкая: убрать ручной перенос данных, освободить время сотрудников и исключить ошибки при оформлении.
Как команда Scloud автоматизировала обработку заказов с сайта «Селена»
Чтобы сотрудникам не приходилось переносить данные о каждом заказе вручную, специалисты Scloud разработали отдельный модуль интеграции «Селены» с 1С. Решение реализовали с помощью расширения конфигурации.
Обмен данными происходит через API «Селены»: запросы выполняются по протоколу HTTP с использованием методов POST и GET.
Модуль получает данные по зам мявкам, позволяет загружать и изменять их, обмениваться справочной информацией и создавать документы в 1С.
Чтобы данные из двух систем корректно «узнавали» друг друга, предусмотрели несколько вариантов сопоставления. В первую очередь система ищет соответствие по ID. Если его нет, выполняется поиск номенклатуры по наименованию, контрагента — по ИНН и КПП, оператора и агента — по ИНН. Если подходящий объект не найден, создается новый.
Для сопоставлений предусмотрена иерархия объектов замещения, а в настройках обработки можно задать счета учета для объектов размещения.
Дальше заявка превращается в привычные документы 1С. На ее основании создается счет покупателю, а по заданным условиям — реализация и выданная счет-фактура.
При разработке отдельно учли специфику туристического бизнеса. Тур может быть забронирован заранее — иногда за год, поэтому счет нужен уже при создании заказа, а реализация — только на дату оказания услуги.
Оплата от клиента поступает через банковские выписки с помощью Клиент-банка. При запуске обработки в 1С обрабатываются поступления на расчетный счет. В первоначальном ТЗ также была предусмотрена отправка оплат из 1С в систему «Селена».
В дальнейшем модуль дорабатывали в связи с изменениями в учете пользователя, в том числе при изменении системы налогообложения и ставок НДС.
Что получила компания ООО «Экспресс-Тур» после автоматизации
После внедрения интеграции привычный процесс работы с заказами заметно изменился. Теперь сотруднику не нужно переносить данные из «Селены» в 1С вручную: информация по заказу поступает в учетную систему и дальше обрабатывается по настроенному сценарию.
Перед передачей решения специалисты Scloud протестировали работу интеграции и проверили реализованные сценарии, чтобы убедиться, что все работает корректно.
В итоге «Селена» и 1С начали работать как единая связка, а сотрудники «Экспресс-Тур» смогли оставить рутинный перенос данных системе и сосредоточиться на работе с заказами и клиентами.
Доработка 1С под задачи вашего бизнеса
Не все рабочие процессы можно закрыть стандартными возможностями 1С. В случае «Экспресс-Тур» потребовалось связать учетную систему с внешним сервисом онлайн-бронирования и автоматизировать обработку заказов.
В Scloud мы дорабатываем 1С под конкретные задачи бизнеса: создаем новые механизмы, настраиваем обмен с внешними системами и адаптируем типовые решения под особенности работы компании.
Заказать доработку 1С