Как оформить прием сотрудника в 1С?

В данной инструкции разобрано, что должно быть занесено в программу при приеме нового сотрудника в первую очередь. Так как именно от этих данных программа будет отталкиваться при расчете зарплаты.

Наглядно это можно представить вот на такой схеме:

Как новый человек регистрируется в программе?

В программе есть два места, где наш новый человек появится: справочник Физические лица и справочник Сотрудники. Физическое лицо обозначает в программе живого человека с ИНН, именем, фамилией, СНИЛС и т.д. Он не подразумевает привязки к каким-то местам работы. Сотрудник – это регистрация мест и условий его работы в одной или нескольких организациях на разных должностях. В справочнике Сотрудники для человека может быть создано несколько сотрудников с таким ФИО, так как он может быть сотрудником в нескольких организациях или на совместительстве и по основному месту работы в одной и той же организации. А вот дублировать физических лиц в программе строго не рекомендуется. Сотрудник всегда привязан к конкретному физическому лицу.

Сотрудник всегда привязан к конкретному физическому лицу.

Регистрировать прием нового человека на работу вам проще всего из справочника Сотрудники, так как если физическое лицо с таким ФИО уже есть, то вам достаточно будет при создании сотрудника только ввести первые буквы фамилии и программа сама определит, что в справочнике Физические лица уже есть такой объект, и предложит вам заполнить сотрудника полностью данными этого физического лица. Далее останется лишь ввести информацию об условиях приема на работу.

Самый быстрый вариант создания:

Кадры – Создать – Сотрудник.

Если такое физлицо уже есть в программе – тут же будет и проверка, к каком физическому лицу привязать нового сотрудника:

Документ Прием на работу

В документах Прием на работу/Договор ГПХ необходимо представить программе условия работы и оплаты труда сотрудника.

Можно сразу создать эти документы, а в них из соответствующего поля провалиться в справочник Сотрудники и создать нового сотрудника уже там:

• Кадры – Создать – Прием на работу

• Зарплата - Договоры (B т.ч. авторские) – Создать - Договор (работы, услуги)

Выбираем поле Сотрудник нажимаем ссылку Создать (или F4 в этом поле и Создать, когда мы провалимся в справочник сотрудников)

Откроется карточка сотрудника. Вносим ФИО сотрудника и нажимаем Записать и закрыть.

В документе Прием на работу есть две даты: дата документа (она нужна для печатной формы Приказ о приеме) и Дата приема, с которой и начнется отсчет времени работы сотрудника в организации. Как и многие даты в программе она изначально заполняется из текущей даты.

Если в настройках кадрового учета указана возможность работы по неполной ставке, то по ссылке на количество ставок можно изменить это количество.

Необходимо внести подразделение, должность и вид занятости.

В обязательном порядке заполняется Трудовая функция. Она понадобится при формировании ЕФС-1 подр. 1.1, который надо сдать не позднее следующего дня после приема.

Также на первой вкладке Приема на работу есть флаги:

• OOOOO Начало трудовой деятельности (ранее нигде нe был трудоустроен) (ДА/НЕТ)

• OOOOO Cnoco6 ведения трудовой книжки, выбранный пo прежнему месту работы (ДА/НЕТ)

Они являются взаимоисключающими и не могут быть установлены одновременно.

Возможны следующие сочетания:

• OOOOO Установлен флаг Начало трудовой деятельности — сотрудник трудоустраивается впервые (после 01.01.2021), бумажная трудовая книжка не ведется, заявление не подается, ведутся только сведения в электронной форме

• OOOOO Установлен флаг Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы — сотрудник ранее работал, указывается его выбор (бумажная книжка или электронные сведения) и дата заявления

• OOOOO Оба флага не установлены — сотрудник продолжает работу, и его выбор способа ведения трудовой книжки будет определяться отдельным заявлением или по умолчанию

Если ее нет, создаем ее из имеющегося справочника. Проваливаемся в это поле. Должны быть заполнены поля:

• Наименование

• Код по ОКПДТР (с 2026 года)

• Соответствующий код no ОКЗ

• Код по ОКПДТР (до 2026 года)

• Соответствующий код no ОКЗ

Код профессиональной деятельности заполнять на текущий момент нет необходимости.

На вкладке Оплата труда необходимо внести назначенные сотруднику начисления.

Автоматически в документе проставляется Районный коэффициент (РК), установленный в настройках организации для РК как надбавки. Для конкретного сотрудника можно РК изменить.

После приема сотрудника необходимо из карточки сотрудника до расчета зарплаты проверить налоговый статус сотрудника.

Также обратите внимание на скромное поле Порядок пересчета внизу.

В зависимости от выбранного в поле Порядок пересчета при приеме на работу, расчет оплаты за сверхурочную работу, работу в ночное время или выходные дни будет производиться по-разному. Приведем пример на основе сотрудника с окладом 50 000 ₽, отработавшего 1 сверхурочный час в июле 2015 г.:

1. По среднемесячному количеству часов

• Стоимость часа = 50 000 ₽ / 164,25 = 304,41 ₽

• где 164,25 — среднемесячное количество рабочих часов в году (1971 ч. / 12 мес.)

2. По норме времени по графику сотрудника

• Сотрудник работает по графику два через два по 12 часов в день — в июле 2015 г. по графику 180 часов.

• Стоимость часа = 50 000 ₽ / 180 = 277,78 ₽

3. По норме времени по производственному календарю

• В июле 2015 г. при 40-часовой неделе — 184 рабочих часа.

• Стоимость часа = 50 000 ₽ / 184 = 271,74 ₽

Выбранный вами вариант применяется для расчета:

• сверхурочных часов,

• работы в ночное время,

• работы в выходные и праздничные дни

По умолчанию используется настройка из раздела Настройка — Расчет зарплаты, но может быть переопределен индивидуально для каждого сотрудника в документах Прием на работу, Кадровый перевод и др. на закладке Оплата труда.

Карточка сотрудника

Установить статус налогоплательщика НДФЛ

По ссылке Налог на доходы необходимо внести:

• Налоговый статус физического лица

• [Стандартные вычеты на себя и на детей - по ссылке ввести новое заявление на стандартные вычеты или все заявления на вычеты

• Имущественные и социальные (лечение, обучение) вычеты-по ссылке Ввести новое уведомление нал.органа о праве на вычет или Все заявления на вычеты

OOOOO Доходы с предыдущего места работы. Без такой справки мы по законодательству не имеем права предоставить вычеты на детей

• Для патентных иностранцев - дата и номер уведомления.

Установите страховой статус

По ссылке Страхование - необходимо внести:

1. Статус застрахованного лица

2. Сведения об инвалидности (при наличии)

3. Льготу при начислении пособий (при наличии)

Рис. 15

Установите способ выплаты зарплаты

По ссылке Выплаты, учет затрат - необходимо выбрать способ выплаты зарплаты:

• Как всем (предусмотрен способ, который указан в карточке организации – Через кассу или зачислением на карточку)

• Через кассу

• В рамках зарплатного проекта

• Через раздатчика

• Перечислением на счет в банке (для выплат на зарплатные банковские карты сотрудников)

Если ошибочно указан не тот способ выплаты, то в нужную ведомость сотрудник автоматически подбираться не будет. Но его можно будет подобрать туда вручную.

Для зарплатных проектов (Выплаты – Зарплатные проекты) есть возможность выполнять выплаты сотруднику также на конкретный банковский счет, по номеру СНИЛС и по номеру телефона. Если выбран стандарт обмена с банком ЭОИ 3.7:

А вот так будет выглядеть карточка сотрудника, если выбран предыдущий стандарт обмена с банком ЭОИ 3.6. Дополнительные варианты выплат отсутствуют.

Если у сотрудника исполнительные листы

Внести данные о необходимости удержаний по ИЛ (или иных) можно из раздела Зарплата:

• Зарплата - Алименты и другие удержания

• Зарплата - Исполнительные листы

Бывает так, что исполнительный лист сотрудник приносит не в месяце приема на работу, а в одном из следующих месяцев.

В этом случае дату документа Исполнительный лист мы указываем текущую, а в поле Удерживать с... - вносим дату, указанную в принесенном исполнительном листе.

При этом прошлые месяцы пересчитывать не нужно, программа сама сделает удержание с учетом дохода прошлых месяцев в текущем месяце расчета.

Программа не отслеживает общий процент удержаний по нескольким основаниям, но позволяет проверить эту сумму отчетом Удержания из зарплаты.

Расчеты с СФР по больничным

Необходимо внести:

• Данные о стаже для больничных листов

• Данные о заработке за 2 прошлых года

Начальное значение стажа для больничных требуется установить в карточке сотрудника по ссылке Трудовая деятельность.

В качестве даты начала отсчета стажа можно указать дату приема на работу(и высчитать стаж на эту дату), либо начало года (и высчитать стаж на эту дату).

Дальше программа будет считать стаж автоматически.

Справку от прошлых работодателей для расчета пособий 182Н можно создать так: Зарплата – Справки для расчета пособий - Создать

Для расчета больничных в текущем году нам нужны данные двух прошлых лет. Но если с начала года наш принятый сотрудник работал у другого работодателя, то данные за текущий год могут понадобиться в следующем году.

В отдельных случаях (когда в расчетных годах был отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком) сотрудник имеет право замены расчетных лет, если это не ухудшает его положение.

В этих случаях нам понадобится внести данные и более ранних лет.

Прием того же человека заново или одновременно как совместителя

Если есть необходимость принять работника по внутреннему совместительству или принять на работу ранее уволенного (особенно в текущем году!) работника, в справочнике Сотрудники нужно создать новую строку с такими же ФИО (внести в поле фамилию или часть фамилии и нажать Enter). Программа, как уже писалось выше – найдет физическое лицо с похожими данными и на его основании создаст еще одного сотрудника. Не пытайтес в случае приема ранее уволенного сотрудника – пытаться использовать уже созданный когда-то объект Сотрудник. В этом плане он одноразовый. Сотрудник уволился, далее при приеме обязательно создается новый объект.

Все доходы, НДФЛ и взносы при этом должны собираться на одно физическое лицо, как это требуется законодательством.

Чтобы различать эти две строки справочника Сотрудники, можно установить флаг Дополнять представление и внести в поле любую строку, позволяющее сотрудников различать.

В регламентированную отчетность попадут только реальные ФИО, без этого дополнения.

Или как это может выглядеть в случае с уволенным:

Рекомендуем в таких приписках соблюдать единообразие, чтобы можно было затем легко находить и обрабатывать такие объекты через Групповую обработку.

Как изменить дату приема сотрудника?

Вопрос имеет значение, так как теперь мы отчитываемся в СФР, сдавая отчетность ЕФС-1, и информация в вашей базе должна соответствовать информации в фонде. Поэтому, если вы отправили в СФР неверный ЕФС-1 (не та дата приема), придется исправлять документа приема соответствующим образом, а затем на основании исправленного документа формировать еще один отчет ЕФС-1 подр. 1.1, а затем отправлять в фонд. Как это делать мы подробно разбирали здесь.

Почему не рассчитывается зарплата?

Исходя из вышесказанного теперь можно привести список основных моментов, которые вам надо проверить в первую очередь, если у нового сотрудника неверно считается зарплата:

СОТРУДНИК

• Указан неверный стаж для больничных листов

• Выбран неверный статус застрахованного лица

• Некорректно указан статус для налогоплательщика НДФЛ / история изменения этого статуса (резидент/нерезидент)

• Ошибки в регистрации заявлений на вычеты НДФЛ

• Сотрудник не подтянется в ведомость нужного типа с иным способом выбора зарплаты

ДОКУМЕНТ ПРИЕМ НА РАБОТУ

• Зарплата не рассчитается ранее указанной даты начала работы

• Указана неверная ставка / Ставка не сочетается с видом рабочего времени

• График работы ошибочно настроен / вообще не заполнен на текущий год

• Если право на отпуска не указано - дни отпуска сотруднику начисляться не будут

• Неверно настроены назначенные сотруднику начисления

• Выбран не тот порядок пересчета сверхурочных/выходных, который вами ожидается

Вопросы и ответы