Новый работник в Бухгалтерии

Чтобы в программе ЗУП выполнять начисления работнику, его необходимо принять на работу или оформить на него договор ГПХ

Принять сотрудника на работу можно двумя способами:

1. Создать сотрудника, из карточки создать документ Прием.

2. Создать документ Прием, прямо в нем создать сотрудника.

Можно использовать тот способ, который будет удобен:

• Создать сотрудника, из карточки создать документ Прием.

• Раздел Кадры, справочник Сотрудники, кнопка Создать.

• Внести фамилию, имя, отчество.

• Записать.

• Можно сразу заполнить Дату рождения, ИНН, СНИЛС. А можно позже.

• Должность, подразделение, оклад и т. п. в карточке сотрудника программа заполнить не дает, все это попадает в карточку из документа приема на работу.

• После чего нажать кнопку Оформить документ-Прием на работу.

• Либо по ссылке Принять на работу.

• Создать документ Прием, прямо в нем создать сотрудника.

• Документ Прием на работу находится в разделе Кадры, журнал Приемы, переводы, увольнения.

• Необходимо внести фамилию, имя, отчество и нажать ссылку Создать

Откроется карточка сотрудника.

Необходимо нажать кнопку Записать и закрыть,-и мы опять оказываемся в документе Прием на работу.

В документе есть две даты: дата документа (она нужна для печатной формы Приказ о приеме) и дата приема, с которой и начнется отсчет времени работы сотрудника в организации

Если в настройках кадрового учета указана возможность работы по неполной ставке, то по ссылке на количество ставок можно изменить это количество.

Если принимаем сотрудника на неполную ставку, то необходимо выбрать ему график, отличный от Пятидневки.

Необходимо внести подразделение, должность и вид занятости.

На вкладке Оплата труда необходимо внести назначенные сотруднику начисления

Автоматически в документе проставляется Районный коэффициент(РК), установленный в настройках организации для РК как надбавки. Для конкретного сотрудника можно РК изменить.

Программа предлагает 3 способа заполнения поля Аванс:

• Фиксированной суммой

• Процентом от оклада

• Расчетом за первую половину месяца.

Первые два способа не требуют дополнительных ежемесячных действий для расчета аванса.

Фиксированная сумма или процент от тарифа подбирается в Ведомость на выплату (в банк, на счета, в кассу) всегда одинаковая, без учета неявок.

Способ Расчетом за первую половину месяца предполагает ежемесячный расчет суммы аванса перед его выплатой. Этот способ учитывает неявки и

• позволяет рассчитать к выдаче не только окладную часть за первую половину месяца, но и различные доплаты

После приема сотрудника необходимо из карточки сотрудника до расчета зарплаты

Проверить (установить нужный) статус по отношению к НДФЛ

По ссылке Налог на доходы необходимо внести:

• Налоговый статус физического лица

• Стандартные вычеты на себя и на детей - по ссылке Ввести новое заявление на стандартные вычеты или Все заявления на вычеты

• Имущественные и социальные (лечение, обучение) вычеты-по ссылке Ввести новое уведомление нал.органа о праве на вычет или Все заявления на

вычеты

• Доходы с предыдущего места работы. Без такой справки мы по законодательству не имеем права предоставить вычеты на детей

• Для патентных иностранцев - дата и номер уведомления.

Проверить (установить нужный) страховой статус.

По ссылке Страхование- необходимо внести:

• Cтатус застрахованного лица

• Cведения об инвалидности

• Льготу при начислении пособий.

Проверить (установить нужный) способ выплаты зарплаты.

По ссылке Выплаты, учет затрат - необходимо выбрать способ выплаты зарплаты:

• Через кассу

• Зачислением на карточку

• Через раздатчика

• Перечислением на счет в банке.

Необходимо помнить, что

«Зачислением на карточку» - это выплата по зарплатному проекту. Если выбран этот способ выплаты, то сотрудник попадает автоматически в Ведомость в банк.

«Перечислением на счет в банке»-сотрудник попадает автоматически в Ведомость перечислений на счета.

Если ошибочно указан не тот способ выплаты, то в нужную ведомость сотрудник автоматически подбираться не будет.

Внести исполнительные листы, если они есть у сотрудника.

Это можно сделать:

• из карточки сотрудника

Кнопка Создать документ, Начисления и удержания-Исполнительный лист.

• из раздела Зарплата, журнал Исполнительные листы по кнопке Создать

Бывает так, что исполнительный лист сотрудник приносит не в месяце приема на работу, а в одном из следующих месяцев.

В этом случае дату документа Исполнительный лист мы указываем текущую, а в поле Удерживать с...-вносим дату, указанную в принесенном

исполнительном листе.

При этом прошлые месяцы пересчитывать не нужно, программа сама сделает удержание с учетом дохода прошлых месяцев в текущем месяце расчета.

Программа не отслеживает общий процент удержаний по нескольким основаниям, но позволяет проверить эту сумму отчетом Удержания из зарплаты.

Если у сотрудника в этом месяце больничный лист, необходимо внести:

данные о стаже для больничных листов

данные о заработке за 2 прошлых года.

Если больничного листа в этом месяце нет, можно отложить внесение этих данных

Начальное значение стажа для больничных можно установить в карточке сотрудника по ссылке Трудовая деятельность

В качестве даты начала отсчета стажа можно указать дату приема на работу(и высчитать стаж на эту дату), либо начало года (и высчитать стаж на эту дату).

Дальше программа будет считать стаж автоматически.

Если стаж для больничного листа введен не будет, его можно будет ввести прямо в больничном листе, нажав на ссылку Не заполнен стаж. Иначе пособия
могут быть рассчитаны неверно.

В этом случае дата отсчета стажа должна быть ранее даты начала больничного

Справку от прошлых работодателей для расчета пособий 182н можно внести из карточки сотрудника:Оформить документ, Взносы, пособия-Входящая справка о заработке для расчета пособий

Или в разделе Зарплата в журнале документов Справки для расчета пособий, нажав кнопку Создать

Для расчета больничных в текущем году нам нужны данные двух прошлых лет. Но если с начала года наш принятый сотрудник работал у другого работодателя, то данные за текущий год могут понадобиться в следующем году.

В отдельных случаях (когда в расчетных годах был отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком) сотрудник имеет право замены расчетных лет, если это не ухудшает его положение.

В этих случаях нам понадобится внести данные и более ранних лет.

Если есть необходимость принять работника по внутреннему совместительству или принять на работу ранее уволенного (особенно в текущем году!) работника, в справочнике Сотрудники нужно создать новую строку с такими же ФИО.

Программа выдаст сообщение:

Найден человек с похожим имененем.

Непременно следует выбрать ответ Да, это тот, кто мне нужен.

Таким образом мы избежим дублирования физ.лиц и необходимости исправлять потом отчетность вручную.

Все доходы, НДФЛ и взносы при этом должны собираться на одно физ.лицо, как это требуется законодательством.

Чтобы различать эти две строки справочника Сотрудники, можно установить флаг Дополнять представление и внести в поле любую строку, позволяющее сотрудников различать.

В регламентированную отчетность попадут только реальные ФИО, без этого дополнения