Большинство владельцев бизнеса стремятся максимально урезать расходы на, по их мнению, ненужные статьи затрат. То множество предложений, которое директор получает от сотрудников, он вряд ли мог бы реализовать за счет бюджета компании и даже взяв кредит. По этой причине собственнику приходится задумываться о рентабельности предложенных идей. К сожалению, некоторые директора используют не совсем законные методы экономии, пытаясь сократить расходы.
Один из наших клиентов по услуге «Облачный 1С сервис» поделился историей о том, как в его фирме директор запретил бухгалтерии выплачивать командированному работнику суточные, сказав, что ему оплатят расходы на питание по предоставленным чекам. Собственно, нам задали вопрос, насколько это законно и не будут ли в будущем назначены штрафы. Мы проанализировали законодательство, чтобы найти ответ. Действия директора в описанной ситуации оказались незаконными.
В этой статье мы разберем, возможна ли замена суточных выплат выплатами за расходы на питание, в чем отличие суточных от расходов на питание, должна ли компания их компенсировать и как лучше поступить, если сотрудника необходимо отправить в командировку.
Чем суточные отличаются от расходов на питание
Компенсация расходов на питание — это фактическое возмещение компанией денег, потраченных сотрудником на покупку продуктов или готовых блюд для личных нужд. Согласно ТК РФ, работодатель обязан возместить такие траты только в том случае, если он ранее заключил с работником соответствующее соглашение в письменном виде.
Суточные — это выплаты, которые теоретически должны компенсировать сотруднику все неудобства, вызванные с его проживанием во время командировки в другом городе или стране. Такие выплаты не входят в заработную плату. В соответствии с ТК РФ работодатель должен обеспечить работнику возможность проживания в гостинице или арендованной квартире, а также обеспечить его суточными на личные нужды при необходимости. Таким образом, в законодательстве не сказано ничего конкретно про питание.
Следовательно, можно сделать вывод о том, что у компании нет обязанности покупать еду сотруднику, поскольку ему и так выделяется определенная сумма на покрытие личных затрат. А вот аренда жилья является отдельной статьей расходов. Если же говорить о примере, который привел наш клиент, то в той ситуации директор решил поступить недобросовестно, организовав замену суточных выплат выплатами за расходы на питание. Конечно, в этом случае компания потратит меньше денег, однако и командированный сотрудник может подать в суд на своего работодателя.
Как определяется налоговая база
Если директор следует требованиям закона, то дальше ему придется подумать о том, как корректно исчислить все налоги. Например, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любые другие выплаты, прописанные в соглашении, за исключением обязательных. Подробная информация об этом есть в письме Минфина от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263.
С этих компенсаций также придется начислять определенную сумму страховых взносов и учитывать эти платежи в составе расходов относительно налога на прибыль. С таким мнением согласны и суды некоторых округов РФ, но существует и противоположная точка зрения. Например, есть Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008. В нем признается, что компенсация расходов на питание была произведена сотруднику в прямых интересах фирмы (поскольку работник, находясь в командировке, выполняет прямые поручения компании). В связи с этим такие расходы не должны облагаться НДФЛ. Таким образом, из-за разрозненной судебной практики появляется возможность интерпретировать закон в собственных интересах, чем могут пользоваться коррумпированные структуры.
Выплата суточных командированному сотруднику, оформившему больничный
Раз уж мы коснулись темы замены суточных выплат выплатами за расходы на питание, стоит рассмотреть ситуацию, когда сотрудник, например, заболел и не может исполнять свои рабочие обязанности. Логично предположить, что суточные положены только тогда, когда он фактически делает ту работу, которая на него возложена. Но такое мнение является ошибочным.
Согласно ТК РФ, работодатель должен выплачивать суточные ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, пока находился вне места своего постоянного проживания. Даже если в первый день командировки работник заболел, работодатель все равно обязан начислить ему суточные. У директора здесь может появиться идея сэкономить на таких тратах, ведь работник не выполнял свои должностные обязанности. Однако невыплата суточных в такой ситуации — незаконное решение, которое может привести к крупному штрафу.
Как снизить риск необоснованно больших трат сотрудника
Стоит рассмотреть ситуацию и под другим углом. Допустим, в соглашении, подписанном сотрудником и руководителем, указана обязанность работодателя компенсировать все затраты на питание в командировке. Мы можем порекомендовать заранее обговаривать с работником примерную сумму, которую он сможет вернуть. А лучше — установить точную сумму. Это поможет защитить интересы компании.
Это стоит сделать, чтобы исключить ситуации, когда командированный сотрудник решит необоснованно много тратить на питание, например, питаясь в ресторанах класса люкс. Если в соглашении не будет прописана точная сумма компенсаций, то работодателю придется возмещать затраты по любым чекам, предоставленным работником. А если дело дойдет до судебного разбирательства, оно с высокой вероятностью завершится в пользу сотрудника.
На какие еще компенсации может рассчитывать сотрудник
Сотрудник, которому предстоит командировка, может просить компенсировать не только затраты на питание. Требования могут быть самыми разными, но наиболее часто встречаются:
-
оплата мобильной связи;
-
оплата подключения к интернету;
-
покупка дополнительных теплых вещей в случае командировки в северные регионы;
-
траты на улучшение условий проживания, если номер в отеле будет иметь ряд неудобств.
При этом работодатель на законных основаниях можно отказать во многих дополнительных тратах. Например, расходы на мобильную связь, интернет и новую одежду — это прихоть сотрудника. Но обеспечение сотрудника комфортными условиями проживания по месту командировки — обязанность компании. Кроме того, работодатель должен выплачивать суточные, которые установлены законом.
В любом случае директор может согласовать любые дополнительные траты по своему усмотрению. Главное, чтобы работник оповестил его об этом заранее. Это поможет исключить возможные разбирательства после командировки — кто кому и сколько должен.
Должен ли бухгалтер выполнять заведомо ошибочные приказы директора
Если директор планирует не выплачивать положенные командированному работнику деньги, ответственность за это будет только на нем и на его компании. И бухгалтер в такой ситуации — лицо, едва ли причастное к происходящему. Если между руководителем и сотрудником возникнет конфликт относительно выплат, бухгалтер всегда может сказать, что это распоряжение отдал его непосредственный начальник. Особенно это актуально для обычных, не главных, бухгалтеров, которые, как правило, не решают самостоятельно те или иные вопросы, а значит, не берут на себя ответственность. Поэтому только вам самим решать, чью сторону занять.
Выводы
-
Именно замена суточных выплат выплатами за расходы на питание — незаконное решение, которое повлечет за собой наложение штрафа.
-
Компенсирующие выплаты в обязательном порядке должны быть отражены в бухучете и налоговом учете, в связи с чем работодатель должен облагать эти суммы налогами.
-
Директор может компенсировать расходы на питание командированному сотруднику, т. к. эти траты не являются обязательными, но работодатель вправе помочь работнику материально.