В удивительное время живем.
25 марта около 16.00 по московскому времени Владимир Путин обратился к нации, где обозначил ряд мер, которые будут предприняты для борьбы с коронавирусом и его последствиями для и так «проседающей» российской экономики. Помимо «истории с офшорами» (кто слушал речь, поймет, о чем мы), глава государства принял решение объявить дни с 30 марта по 3 апреля выходными.
В связи с этим особо «трудолюбивым» компаниям так или иначе придется искать пути для того, чтобы и деятельность коммерческую не прерывать и в то же время «не нарваться» на штрафы, которые с высокой долей вероятности будут введены за нарушение новых порядков (государству сейчас нужны деньги как никогда, пожалуй).
И если микропредприятия могут «незаметно» перейти на удаленный режим работы, то более крупным компаниям придется оформлять временный перевод официально. Именно для них и расскажем, как это сделать правильно.
Шаг 1: Принимаем заявления от работника
Оно может быть написано в свободной форме, при этом рекомендуем придерживаться следующей формулировки: «В связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с «30» марта 2020 г».
Шаг 2: Оформляем доп соглашение к договору
Это важный этап, т.к. заявление без оформления доп соглашения будет недействительным. В нем можно указать конкретные сроки «дистанционки» (например, с 30 марта по 3 апреля), но лучше дату оставить открытой, т.к. не известно, как будут развиваться события через неделю… При любой формулировке текста важно указать время работы и отдыха сотрудника, а также количество рабочих часов в неделю.
Шаг 3: Определяемся со «средствами производства»
Компании важно решить, будет ли работать сотрудник, к примеру, используя свой домашний компьютер, или ему нужно будет забирать свой рабочий ПК домой. В случае, если будет использоваться личное устройство – необходимо прописать сумму и порядок компенсации за использование оборудования. Если речь идет о рабочем ПК, принтере, сканере, телефоне, то необходимо прописать на какой срок и в каком количестве оно предоставляется.
Шаг 4: Ознакомить сотрудника с регламентом работы в новом формате
В частности, потребуется обсудить с персоналом, каким образом будет осуществляться связь между отделами и руководством. Будут ли это онлайн-конференции, переписка по электронной почте или просто телефонные звонки. Обговорить этот вопрос важно хотя бы по той причине, чтобы избежать дальнейшего бардака. При этом просто «поговорить» будет недостаточно – необходимо прописать регламент.
Шаг 5: Вводим штрафные санкции
Сотрудник должен быть извещен, чем грозят «удаленные прогулы», порча имущества компании, а также прочие нарушения трудовой дисциплины. Предполагаем, что таких случаев по стране ожидается в ближайшие дни много.
Шаг 6: Оформляем приказ о временном переводе на «удаленку»
Примерный текст для жителей Москвы:
В связи с Указом мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ в связи с угрозой распространения в Москве новой коронавирусной инфекции и с достижением согласия (дополнительное соглашение от 27.03.2020 № 3 к трудовому договору от 21.04.2018 № 47)
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Перевести менеджера (ФИО) на дистанционную работу с 30.03.2020.
- Сохранить за (ФИО) прежние трудовые функции и оклад.
- Руководителю отдела кадров (ФИО) ознакомить с настоящим приказом сотрудника под подпись.
Желаем Вам удачи в это непростое и очень необычное время!