EDI и ЭДО позволяют работать с коммерческими данными в электронном формате. Обе системы оптимизируют процессы и снижают затраты, однако у этих технологий есть значимые отличия. Чтобы узнать, какие именно — читайте нашу новую статью.
Что такое EDI
EDI — это электронный обмен данными. Представляет собой цепь электронных сообщений, помогающих партнёрам отправлять друг другу информацию. Подобные сообщения ещё именуют EDI-документами. Они содержат различные сведения о поставке: была ли отгрузка или приёмка, получен ли заказ, создан ли универсальный передаточный документ или счёт.
Передача сообщений происходит по специальному стандарту. Обычно это GS1. В этом случае обмен информацией совершается посредством идентификационных ключей.
Можно выбрать набор сообщений для обмена данными, но нужно, чтобы и партнёр согласился использовать такие сообщения. Впоследствии EDI создаёт документацию и отправляет её в установленном порядке. А до начала работы специалисты настраивают сценарий относительно особенностей компании.
Где применяют EDI
EDI используют в розничной торговле для обмена данными о заказах и поставках. Организации благодаря EDI уведомляют об отгрузке товара и создают закрывающую документацию.
Такой обмен информацией может потребоваться в фармацевтике, промышленности, логистике и сфере финансов.
Что такое ЭДО
ЭДО расшифровывается как электронный документооборот. Позволяет обмениваться документами онлайн, не используя бумажные экземпляры. При этом процессы ЭДО аналогичны бумажному документообороту.
Партнёры могут формировать, отправлять, согласовывать, подписывать и хранить документацию в электронном формате, а также отслеживать её статус.
Отправлять разрешено два вида документов:
-
Формализованные. К примеру, товарные накладные, УКД, акты расхождения и приёмки. Налоговая установила для них формат xml.
-
Неформализованные. Прочие документы, используемые в различных форматах, например, doc или pdf.
Юридическую силу ЭДО придаёт квалифицированная электронная подпись. Благодаря этому электронные документы признают партнёры и государственные органы.
Где применяют ЭДО
ЭДО сегодня популярен в образовании, государственном секторе, ретейле и других сферах. Технология помогает экономить на бумаге, картриджах для принтера и канцтоварах. Сокращается время обработки и доставки документации. Также ЭДО уменьшает вероятность утери документов, недочётов и штрафов. В целом, расходы на ЭДО в 4 раза ниже, чем на бумажный вариант работы.
В чём отличия EDI от ЭДО
Сравнивая EDI и ЭДО, можно выделить 3 ключевых отличия:
Тип документов. EDI позволяет обмениваться лишь сообщениями, которые уведомляют об операциях. А в ЭДО получится работать с привычными документами в электронном формате.
Стандарты. Технология EDI функционирует по стандарту GS1, а ЭДО — на базе стандартов, которые установила налоговая.
Юридическая сила. Сообщения EDI не имеют никакой юридической значимости. Предоставить их налоговой, чтобы что-то доказать, не удастся. В ЭДО же документы подписываются электронной подписью — это ставит их на один уровень с бумажными аналогами.
Итог
Цели EDI и ЭДО несколько отличаются, при этом обе системы помогают ускорить работу, сократить издержки и снизить уровень рисков. Допускается использовать эти технологии вместе, поскольку EDI и ЭДО сочетаются друг с другом. Можно будет создавать юридически значимые документы на базе EDI-сообщений, в которых оба партнёра уже проверили и отредактировали информацию. Документы составятся без ошибок, что позволит быстрее завершить сделку.
Чтобы задействовать эти технологии, рекомендуем сервисы 1С:EDI и 1С:ЭДО.