Сложность организации работы сервисных компаний – в необходимости координировать большой объем заявок с действиями исполнителей, а также в том, чтобы правильно оформить обращения и платежи от заказчиков, услуги – от подрядчиков. Разберем, какими средствами 1С можно упростить управление сервисным центром.
Какие условия нужно соблюдать, чтобы не нарушать закон
Сервисные центры оказывают услуги на основании Закона № 2300-1 «О защите прав потребителей», статей Гражданского кодекса № 469 и 470 о качестве и гарантии качества товаров.
Сервис предоставляется населению по письменному договору, которым cчитается также чек или квитанция. Обслуживание может быть гарантийным, постгарантийным и базовым. В первом случае сервисные центры заключают партнерские договоры с магазинами или дилерами брендов.
Сложности организации работы сервисных центров
-
Координация действий сотрудников. Главное – обеспечить четкую передачу данных между отделами. Диспетчерская служба должна точно фиксировать заявки от населения и передавать их рабочим бригадам с указанием характера поломки, сроками исполнения, важными замечаниями к заказу. Информация об обращениях и выполненных услугах должна в полном объеме поступить в бухгалтерский отдел для расчета заработной платы и внутренней финансовой аналитики.
-
Необходимо наладить систему учета рабочего времени, чтобы верно распределять заявки, составлять рабочие графики и рассчитывать выплаты рабочим.
-
Стандартизированные методы работы позволяют навести порядок в денежной сфере. Это облегчает работу бухгалтерии, обеспечивает точный учет средств и прозрачность финансовых потоков организации.
-
Систематизированная работа позволяет точно учитывать все рабочие показатели и финансовые потоки, чтобы по ним отслеживать эффективность компании и планировать стратегии развития на рынке.
Все эти области можно отрегулировать с помощью программных решений 1С для автоматизации работы сервисного центра.
Продукт 1С для автоматизации работы сервисных центров
Программа 1С для автоматизации сервисного обслуживания создана специально для данной отрасли и существенно упрощает основные задачи этого бизнеса:
-
ведение клиентской базы с указанием необходимых для работников сведений в одной информационной базе, доступной всему персоналу;
-
переписка с клиентами из программы, сохранение истории обращений;
-
добавление отметок о заявках, этапах их выполнения, кодов ремонтных услуг, марок, моделей, производителей и прочих данных;
-
доступ в любой момент к полной информации об изделиях, принятых в ремонт: характеристиках, стадиях обслуживания, владельце, мастере-исполнителе и других важных сведениях;
-
учет выездных ремонтов, техники, выданной на замену, передачи вещей для ремонта сторонним подрядчикам, торговых операций, наименований на складе;
-
учет имущества организации с оформлением амортизации и списаний;
-
учет собственного производства компании: расчет затрат, материалов, ценообразование, планирование изготовления по отдельным заказам и целым сериям;
-
ведение автоматизированного бухгалтерского учета и формирование регламентированной корректной отчетности для контролирующих организаций с возможностью отправки из системы;
-
быстрое оформление по загруженным шаблонам сопутствующей документации: квитанций, договоров, чеков, счетов с возможностью штрихкодирования и печати;
-
составление в программе графиков работы, по которым автоматически рассчитывается зарплата;
-
подключение автоматизированного рабочего места для сотрудников, внешнего торгового оборудования;
-
формирование отчетов на основании всех показателей, которые отражают финансовые движения, маркетинговые результаты, продажи, эффективность персонала и остальные факторы роста бизнеса.
Эти и другие функции конфигурации 1С обеспечивают все потребности фирм в сфере сервиса. Программа снижает нагрузку на сотрудников, помогает намного быстрее выполнять типовые рабочие операции, упорядочить бизнес, сделать его прозрачнее и понятнее. Автоматизация не просто упрощает работу, но и помогает правильно спланировать развитие компании на основании аналитики по разным группам показателей.