Учет возвратов от покупателей

Возвраты — это неизбежная часть любого бизнеса. В этой статье разложим по полочкам, как правильно оформить возврат качественного и некачественного товара, какие документы для этого нужны. Также сделают обзор, как вести учет возвратов от покупателей в программе 1С:Бухгалтерия.

Причины возврата товаров: что заставляет покупателя передумать

Причины могут быть разные, но для учета возвратов от покупателей важно понимать, к какой категории относится каждый конкретный случай. Условно все причины можно разделить на две группы: возврат качественного товара и некачественного.

Возврат качественного товара. 

Это самый «безболезненный» вариант для бизнеса. Такой товар не имеет дефектов, просто по какой-то причине он не подошел покупателю. Причины могут быть такие:

• Не подошли параметры. Например, цвет оказался не таким, как на фото, или размер одежды не подошел.

• Товар больше не нужен. Покупатель передумал или, например, ему подарили аналогичный товар.

• Разочарование в ожиданиях. Покупатель ожидал от товара большего, чем он может дать, хотя при этом он полностью соответствует заявленным характеристикам.

Важно помнить, что покупатель имеет право вернуть качественный товар в течение 14 дней с момента покупки, если сохранены его товарный вид, упаковка, ярлыки и есть чек.

Возврат некачественного товара (брака). 

Здесь речь идет о товаре с каким-либо дефектом. При этом дефекты могут быть явными или скрытыми.

• Явные дефекты. Это то, что можно увидеть сразу: царапины, сколы, разрывы, неработающая кнопка.

• Скрытые дефекты. Те, что проявляются только со временем. Например, смартфон через месяц перестал заряжаться, или в обуви через неделю отклеилась подошва.

Для учета возвратов от покупателей ключевым документом является Закон от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей», но и в ГК РФ есть важные статьи, которые регулируют эти отношения.

По возврату качественного товара:

• Статья 502 ГК РФ «Обмен товара». 

• Статья 495 ГК РФ «Предоставление покупателю информации о товаре». 

По возврату некачественного товара (брака):

• Статья 475 ГК РФ «Последствия передачи товара ненадлежащего качества».

• Статья 503 ГК РФ «Права покупателя в случае продажи ему товара ненадлежащего качества».

• Статья 469 ГК РФ «Качество товара».

В Законе «О защите прав потребителей» ключевыми являются:

• Статья 25 — по обмену и возврату качественного товара.

• Статьи 18–24 — по правам потребителя при обнаружении недостатков в товаре.

При учете возвратов от покупателей с дефектами нужно быть особенно внимательным, ведь такой возврат может повлечь за собой не только возврат денег, но и дополнительные расходы на экспертизу или ремонт.

Возврат качественного и некачественного товара: особенности учета

Теперь поговорим о важном для учета возвратов от покупателей: как правильно оформить этот процесс с точки зрения документооборота. Здесь есть существенная разница между качественным и некачественным товаром.

Возврат качественного товара. 

К вам пришел покупатель, который просто передумал. Он хочет вернуть товар, который не имеет никаких дефектов. Главное условие — товар должен быть в том виде, в котором он был продан: с этикетками, в целой упаковке, без следов использования. Документы, которые вам понадобятся:

• Заявление от покупателя. Попросите клиента написать заявление в свободной форме или на вашем бланке. В нем покупатель указывает свои данные, реквизиты чека, наименование товара и причину возврата.

• Товарная накладная на возврат. Этот документ подтверждает, что вы приняли товар обратно на склад. На основании этой накладной вы потом будете корректировать свою выручку. Если покупатель — юрлицо, то чаще всего используется унифицированная форма № ТОРГ-12 с пометкой «возврат».

• Кассовый чек. Если покупатель возвращает товар в день покупки, вы можете просто аннулировать первоначальный чек. Если возврат происходит позже, необходимо выбить возвратный чек.

Возврат некачественного товара (брака). 

Если покупатель возвращает товар с дефектом, вам предстоит более тщательная работа. Для учета возвратов от покупателей с браком важно зафиксировать все недостатки. Необходимо оформить следующие документы:

• Заявление/претензия от покупателя. Покупатель письменно предъявляет претензию, описывая обнаруженные недостатки.

• Акт о выявленных недостатках. Важный внутренний документ, который вы составляете вместе с покупателем. В нем детально описывается дефект, его характер и обстоятельства обнаружения. Этот акт послужит основанием для дальнейших действий: обмена, ремонта или возврата денег.

• Товарная накладная на возврат. Так же, как и в случае с качественным товаром, она подтверждает приемку бракованного товара на склад.

• Акт на списание брака (при необходимости). Если товар признан не подлежащим ремонту, вы оформляете этот акт.

Вопрос возврата денег покупателю решается сразу, а вот для учета возвратов от покупателей юридических лиц и ИП важно получить от них счет-фактуру на возврат, чтобы правильно скорректировать сумму НДС.

Бухгалтерский учет возвратов

Вот мы и подошли к самому важному для бухгалтера — проводкам. Главное правило — возврат товара не является новой продажей, это корректировка уже совершенной. Учет НДС — один из самых щекотливых при учете возвратов от покупателей. Если покупатель:

• физическое лицо — вы принимаете товар и оформляете возвратный чек. На основании этого чека вы можете уменьшить сумму НДС, начисленную при продаже.

• юрлицо или ИП — покупатель должен выставить вам корректировочный счет–фактуру. На основании этого документа вы имеете право принять НДС к вычету.

Все эти проводки можно и нужно автоматизировать. Разберем, как это сделать на примере программы 1С:Бухгалтерия.

Оформление возврата в 1С:Бухгалтерии

Подошли к самому интересному — практике. Процесс будет немного отличаться в зависимости от того, когда произошла продажа.

Возврат товара, реализованного в текущем периоде. Это самый простой случай. 

Создайте документ «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации. Нужно только удалить лишние позиции и проставить количество возвращаемого товара. Либо на вкладке «Продажи» выберите «Возвраты от покупателей» и создайте новый документ. Тут придется самим выбирать документ–основание.

Программа автоматически формирует проводки по возврату: сторнирует (уменьшит) выручку и себестоимость, а также вернет товар на склад.

Возврат товара, реализованного в прошлом периоде. Если возврат происходит, когда отчетный период уже закрыт, вам потребуется другой документ. На вкладке «Продажи» выберите «Корректировка реализации».

• Кнопка «Создать».

• Вид операции — Корректировка по согласованию сторон (если это возврат от юридического лица) или Исправление в первичных документах (если это возврат от физического лица).

• Документ–основание — та самая накладная, по которой была продажа.

• Поле «Отражать» — Во всех разделах учета.

1С создаст корректировочные проводки и корректировочный счет–фактуру.

Если вас интересует порядок оформления в других конфигурациях, обратитесь к специалистам по работе в 1С компании Scloud. Они дадут ответ на любой вопрос, который касается порядка работы в программах 1С.

Что еще нужно знать о возвратах

Мы уже разобрали основные аспекты учета возвратов от покупателей, но есть еще несколько важных моментов, о которых нельзя забывать. Если ваша компания работает на УСН , то учет возвратов от покупателей имеет свои особенности.

• При УСН «Доходы». Если получили оплату за товар, но потом вернули деньги покупателю, вы можете уменьшить налоговую базу на сумму возврата в том налоговом периоде, когда сделан возврат. Важно иметь подтверждающие документы.

• При УСН «Доходы минус расходы». Возврат товара учитывается как уменьшение доходов и расходов тоже. Если вы уже оплатили налог с этой суммы, то возможно уменьшить налоговую базу в том периоде, когда произошел возврат.

Итоги и рекомендации

Наше путешествие по миру учета возвратов от покупателей завершено. Главное, что нужно запомнить:

• Возвраты неизбежны. 

• Документируйте все. 

• Используйте 1С. Современные программы значительно упрощают учет возвратов от покупателей. А использование 1С онлайн от Scloud позволит оформить возврат из любой точки мира.

• Будьте клиентоориентированными. Клиент, который получил хороший сервис, даже если товар не подошел, с большой вероятностью вернется к вам снова.

В конечном счете, учет возвратов от покупателей — это не только бухгалтерская задача. Это инструмент для анализа и улучшения вашего бизнеса. Анализируя причины возвратов, вы можете улучшить качество своей продукции, скорректировать работу с поставщиками и сделать ваш бизнес еще более успешным.