Сложности управления турагентством и пути их решения

В туризме сложно вести бизнес — на спрос влияют множество внешних факторов, на которые не может влиять туркомпания. Например, общая экономическая обстановка в стране, климатические условия конкретного сезона. Внутренние процессы также должны быть хорошо организованы.

Специальные программы не решат экономические проблемы, но помогут навести порядок в бизнес-процессах компании и повысить конкурентоспособность.

Что нужно соблюдать, чтобы не нарушать закон при работе турагентства

Турагентству, в отличие от туроператора, не нужна лицензия для осуществления деятельности.

Основная функция туристического агентства в разрезе законодательных мер — исполнение обязательств перед путешественниками. Обязанности агента закрепляются в договоре и защищены Федеральным законом №132. Турагент несет ответственность в том случае, если:

• предоставил недостоверную информацию о туристическом продукте,

• продал турпродукт ненадлежащего качества,

• нарушил сроки оказания услуги,

• нарушил иные условия договора,

• в результате действий турагентства был причинен вред жизни и здоровью клиента.

Таким образом, задачи компании, которая не хочет столкнуться с претензиями от туристов — тщательно отбирать поставщиков услуг (туроператоров) и правильно составлять и оформлять договоры.

Что касается законности в плане делопроизводства — организации, занимающиеся реализацией туров, являются исполнителями и работают по агентским договорам с поставщиками услуг — туроператорами. Последние выплачивают продавцам туров комиссию (в виде процента, суммы наценки, фиксированной суммы), и для этого турагентство должно предоставлять им отчеты. Кроме того, компании ведут первичную документацию, формируют клиентские договоры, отчитывается перед налоговой и Пенсионным фондом.

Основные трудности ведения налогового и бухгалтерского учета туроператоров

• Турагентства могут работать как индивидуальный предприниматель, юридическое лицо или некоммерческая организация.

• Используют для проводок специальные счета.

• Ведут объемный документооборот, включающий обмен с клиентами, контрагентами, контролерами.

• Получают налоговые вычеты, которые нужно правильно оформлять.

Дополнительные сложности могут возникать в том случае, если в расходах нужно отразить приобретенные для клиента билеты или визы, которым тот не смог воспользоваться.

Какой продукт 1С автоматизирует управление турагентством

Автоматизация управленческого учета в туристических агентствах успешно ведется с помощью специальной программы 1С. Функционал упрощает все типовые операции бизнеса в данной сфере. Приведем основные возможности решения.

• Программа работает как CRM-система — можно вести базу клиентов с контактами и историей обращений, фиксировать заявки, осуществлять переписку посредством е-mail и SMS.

• В решении просто управлять закупками — сохранять прайс-листы контрагентов, формировать заказы поставщикам услуг, оформлять прием турпродуктов на реализацию.

• Поддерживается рабочее место кассира и оформление продаж с приемом оплаты.

• В системе оформляется вся необходимая документация: договоры, акты, счета. Бумаги быстро формируются по шаблонам, заполняются автоматически.

• В продукте автоматически формируются отчеты для туроператора на основании зафиксированных заявок, ведутся взаиморасчеты.

• Есть возможности кадрового учета, ведения рабочих графиков и начисления заработной платы персоналу.

• В конфигурации удобно работать с маркетингом, например, формировать специальные предложения, акции, скидки, пакетные туры, программы лояльности для клиентов.

• Программа собирает внутреннюю аналитику фирмы — графики и диаграммы, отражающие финансовое состояние, эффективность менеджеров, результаты рекламных акций, популярность направлений.

Автоматизация работы турагентства с 1С — это использование упрощенных методов ведения бухгалтерского, оперативного и управленческого учета плюс разнообразные инструменты и все нужные данные для развития компании и роста прибыли.