Сколько хранить документы по зарплате — важный вопрос и это не бюрократическая формальность. Правильное хранение расчетных ведомостей по зарплате и других кадровых документов — это требование закона. Его несоблюдение влечет за собой серьезные проблемы: от штрафов и судебных разбирательств до трудностей при начислении пенсий вашим бывшим сотрудникам.
В статье разберемся, сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате и другие важные документы, какие именно бумаги нужно хранить, почему это так важно, какие сроки установлены законом и какие требования предъявляются к условиям хранения.
Каковы общие правила хранения документов?
Хранение документов в любой организации — строго регламентированная процедура. Каждое предприятие, будь то крупная корпорация или ИП, обязано вести учет и архивировать определенные бумаги. Это касается как бухгалтерской, так и кадровой документации.
Главный документ, на который нужно опираться, — это Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Именно в нем можно найти точные указания, сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате, приказы, лицевые счета и другие документы.
Общие принципы хранения следующие.
Документы в электронном виде. Хранят на физических носителях и в специальных программах, которые открывают документы и проверяют их электронные подписи.
Сроки хранения. Считают так:
-
с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по документам. Журналы, реестры и книги учета закончили вести — для них начинается отсчет с 1 января следующего года;
-
если есть два срока (50/75 лет): 50 лет — делопроизводство закончено по ним после 01.01.2003 и 75 лет — делопроизводство закончено по ним до 01.01.2003.
Передача в архив и уничтожение:
-
постоянное хранение — такие документы передают в архив не раньше чем через 10 лет: либо в собственный архив, либо в специальное учреждение;
-
уничтожение — по истечении срока хранения документы уничтожаются по определенным правилам.
Несоблюдение сроков может привести к административной ответственности и стать основанием для наложения штрафов.
Какие документы относятся к зарплате?
Чтобы понять, сколько хранить документы по зарплате, нужно сначала четко определить, какие именно бумаги к ним относятся. Это не только те, в которых напрямую указаны суммы выплат, но и те, на основании которых рассчитываются выплаты сотрудникам. Вот основные виды таких документов.
-
Расчетные ведомости по заработной плате — самый важный документ, где фиксируются все начисления, удержания и итоговая сумма, подлежащая к выплате.
-
Лицевые счета работников — накопительный документ, где по каждому сотруднику ведется учет начисленной зарплаты, отпускных, больничных и иных выплат за весь период его работы в организации. Этот документ особенно важен для подтверждения трудового стажа и заработка при оформлении пенсии.
-
Табели учета рабочего времени — в них отражается фактически отработанное каждым работником время. На его основании рассчитывается зарплата.
-
Приказы — как основание для начисления выплат (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о предоставлении отпусков, о премировании, о доплатах и надбавках).
-
Договоры — трудовые и доп. соглашения к ним, в которых прописаны условия оплаты труда, премии, доплаты и прочие выплаты.
-
Заявления работников — на предоставление стандартных налоговых вычетов, на удержание алиментов или другие выплаты.
Часть этих документов можно вести в программе 1С:ЗУП, а в случае затруднений с формированием их в программе специалисты по работе в 1С компании Scloud всегда подскажут — как это сделать правильно.
Сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате и другие документы?
Подошли к главному вопросу: сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате и прочие связанные с ними документы? Единого срока для всех документов нет. Чтобы не ошибиться, ориентируйтесь на перечень, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, о котором уже упоминали.
Давайте разберем конкретные сроки для самых важных бумаг:
-
Расчетные ведомости по заработной плате и лицевые счета сотрудников — это самые «долгоживущие» документы и хранятся 50/75 лет (принципы определения срока описаны выше). Именно эти документы чаще всего запрашивают из архива для подтверждения трудового стажа и заработка для будущих пенсий работников.
-
Табели учета рабочего времени — хранятся 5 лет. Если же работа связана с вредными или опасными условиями труда, срок хранения увеличивается до 50/75 лет. Это необходимо для подтверждения права на льготную пенсию.
-
Приказы о приеме, увольнении, переводе, поощрении и дисциплинарных взысканиях — эти документы также являются частью кадрового учета и напрямую влияют на начисление зарплаты. Их срок хранения составляет 50/75 лет.
Таким образом, на вопрос «Сколько хранить документы по зарплате?» ответ всегда один — столько, сколько требует закон. Игнорирование этих правил может привести к серьезным последствиям.
Почему важно хранить документы долго?
Такая мера защищает интересы обеих сторон: и работодателя, и работника. Есть несколько ключевых причин, оправдывающих такие сроки.
Подтверждение трудового стажа и заработка для пенсии. Это самая главная причина. Если данных нет, человек может потерять часть своего стажа или пенсия будет рассчитана по минимальной ставке. Ответственность за предоставление этих сведений лежит на работодателе.
Налоговые проверки. Налоговая служба может запросить документы за прошедшие годы, чтобы проверить правильность начисления и уплаты налогов (например, НДФЛ).
Трудовые споры. В случае возникновения разногласий с бывшим или нынешним сотрудником (например, по поводу невыплаченной премии или отпускных), правильно оформленные и сохраненные документы служат доказательством вашей правоты в суде.
Запросы от работников. Бывшие сотрудники могут обращаться к вам с просьбой предоставить справки о зарплате или выписки из приказов, необходимые для получения кредита, оформления пособий или по другим причинам. Если у вас есть архив, вы сможете легко и быстро помочь человеку, не нарушая закон и сохраняя деловую репутацию.
Какие требования к условиям хранения?
Соблюдать сроки хранения документов — это только половина дела. Важно еще и обеспечить правильные условия, чтобы за 50 лет бумаги не превратились в труху. Требования к условиям хранения документов закреплены в Приказе Росархива от 31.07.2023 № 77.
Помещение. Архив или место хранения документов должно быть сухим, чистым, проветриваемым и защищенным от прямого солнечного света. Помещение должно быть защищено от пожара и затопления. Также важно обеспечить защиту от грызунов и насекомых.
Систематизация. Все документы должны быть упорядочены и систематизированы. Обычно их подшивают в папки, нумеруют листы, составляют описи и делают надписи на обложках. Например, расчетные ведомости по заработной плате за каждый год лучше хранить в отдельных папках, чтобы легко найти и достать.
Формат. Документы могут быть как на бумажном, так и на электронном носителе. Если вы используете 1С-ЭДО, то часть документов у вас будет сохранена в электронном формате. Где в конфигурациях 1С расположен архив переданных и полученных документов — подскажут специалисты компании Scloud. Если вы храните документы в электронном виде, обязательно делайте резервные копии. Для бумажных документов важно, чтобы чернила не выцветали, а бумага была качественной.
Конфиденциальность. Документы, содержащие персональные данные сотрудников, должны быть защищены от несанкционированного доступа. Доступ к архиву должен быть ограничен.
Требования к хранению документов у юрлиц и ИП не отличаются. Если у вас нет возможности организовать собственный архив, можно обратиться в специализированные компании, которые предоставляют услуги по архивному хранению.
Почему так важен порядок в архиве?
Сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате и другие важные документы — разобрали. Это все требование закона, которое защищает интересы как работодателя, так и работника. Длительные сроки хранения обусловлены необходимостью подтверждения трудового стажа для начисления пенсии, урегулирования трудовых споров и прохождения проверок.
Помните, что надлежащее хранение документов, включая расчетные ведомости по заработной плате, — это ваша страховка. Она помогает избежать штрафов, судебных разбирательств и сохраняет репутацию компании. Независимо от того, являетесь ли вы крупной организацией или ИП, правила для всех одинаковы.