Сервис «1С-ЭДО» позволяет организовать электронный документооборот между партнёрами и контрагентами. Обмен реализуется посредством интернета. При отправке документов контрагенту проверяется заполненность реквизитов, достоверность электронной подписи и то, насколько документация соответствует законодательству.
Благодаря «1С-ЭДО» можно ускорить работу персонала и расчёты по сделкам, экономить на канцтоварах, бумаге и, соответственно, на хранении документов. Несмотря на свои плюсы, сервис не применяется повсеместно. Электронный документооборот окружён различными мифами, и наша статья опровергает некоторые из них.
Миф №1: документы в ЭДО лишены юридической силы
Многие годы люди следовали установленным правилам документооборота. Специалисты привыкли к тому, что обязательно должен быть бумажный экземпляр с печатью и подписью, иначе документ не имеет юридической силы. Но ещё в 2002 году утверждён закон, который указывает на то, что электронная подпись на электронном документе приравнивается к рукописной подписи и печати — если соблюдаются несколько условий. «1С-ЭДО» как раз задействует электронную подпись.
Миф №2: есть риск, что документация потеряется или не дойдёт до получателя
Документы в «1С-ЭДО» отправляются через оператора ЭДО. Каждая сторона документооборота подтверждает факт получения документа, а все извещения о получении и отправке подписываются. В любой момент можно просмотреть, на какой стадии находится тот или иной документ.
Но если вы уверены, что вам отправили документ, а он всё ещё не пришёл, то в «1С» есть специальный механизм. Он позволяет изменить дату и тогда несложно проверить наличие новых входящих документов, а также приглашений. С помощью «отматывания» даты назад можно получить затерявшийся документ.
Миф №3: на ЭДО уйдёт много денег
Подключить «1С-ЭДО» можно за 1 500 рублей на 3 месяца и использовать лимит в 50 комплектов документов. Причём даже если вы не заключали договор ИТС, сервис «1С-ЭДО» всё равно доступен: можно принимать любое количество документов и бесплатно отправлять до 5 комплектов документов в месяц. Если же заключён договор ИТС уровня ПРОФ, возможна отправка 100 комплектов в месяц. В случае превышения лимита каждый комплект будет стоить 10 рублей.
Миф №4: вернуться на бумажный документооборот будет нельзя
Если компания захочет обратно перейти на бумажные документы, то это вполне реализуемо. Следует партнёрам, с которыми у вас был обмен, сообщить о прекращении работы с ЭДО и расторгнуть все соглашения. Если ваш партнёр не слишком категоричен в этом вопросе, то сложностей не будет. При этом обязательно сохраните копии документов, которые вы прежде подписали.
Миф №5: работать с «1С-ЭДО» неудобно
«1С-ЭДО» интегрирован с конфигурациями «1С», и вся работа в сервисе осуществляется именно оттуда. Поэтому, если вы давно пользуетесь «1С», привыкать к новому интерфейсу особо не придётся — электронный документооборот будет происходить в той базе, с которой вы обычно имеете дело.
Заключение
«1С-ЭДО» помогает вести эффективный документооборот с контрагентами. Вы сможете сократить время обмена документацией на 75% и снизить число ошибок, связанных с человеческим фактором. Если вы собираетесь попробовать сервис, то всегда можете обратиться к нашему специалисту. Он будет сопровождать вас на протяжении всего процесса подключения, проконсультирует насчёт электронной подписи и поможет сделать настройки в базе «1С».