Счёт-фактура — документ, подтверждающий факт приобретения или продажи товара. В бухучёте фактуры нужны для правильного расчёта налога на добавленную стоимость к уплате или вычету — информация из фактур заносится в декларацию по НДС. Как же организовать учёт фактур и избежать ошибок? Читайте далее.
Требования к учёту счетов-фактур
Фактуры учитываются в:
-
книге продаж и покупок;
-
журнале учёта полученных и выставленных счетов-фактур.
Книга продаж и книга покупок
Обе книги компании и предприниматели могут вести в бумажном или электронном виде. Налогоплательщик сам решает, в каком виде учитывать фактуры.
В книги заносятся принятые или отправленные счета-фактуры в виде записей — указываются реквизиты, дата и другая информация из документов. В конце отчётного квартала бухгалтер проверяет правильность заполнения книг и заносит нужные данные в налоговую декларацию.
- Книга продаж
В ней рассчитывается НДС, который должна заплатить компания, ведётся учёт выданных счетов-фактур. Книга заполняется налоговыми агентами по НДС, компаниями и ИП, являющимся плательщиками и неплательщиками налога: плательщики рассчитывают налог к уплате, а неплательщики подтверждают право на освобождение от уплаты налога.
- Книга покупок
В книге рассчитываются налоговые вычеты по НДС — отражаются принятые счета-фактуры и другие документы, на основе которых предоставляется вычет. Книгу ведут только плательщики налога.
Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал заполняют только посредники и отражают в нём все полученные или отправленные счета-фактуры за последний квартал. Вести его можно как в бумажном, так и в электронном виде.
В журнале посредник указывает информацию о компании, отчётный период, реквизиты документов, дату получения, рассчитанный НДС. Журнал подаётся в налоговую — до 20-го числа месяца, который следует за отчётным кварталом.
Как избежать неточностей при учёте счетов-фактур
Ошибки возникают, когда организация работает с несколькими десятками поставщиков и покупателей, а значит получает и отправляет много фактур. Чтобы правильно посчитать сумму налога к оплате или к вычету, нужно проверить, правильно ли учитывались счета-фактуры в книгах или журнале. Бухгалтер проверяет следующее.
Совпадает ли информация в счетах-фактурах у контрагентов. Для этого бухгалтер сверяет счета-фактуры своей организации с документами у контрагента. Чтобы сверить их, составляют акт сверки для каждого контрагента. Если контрагентов сотни, процесс затягивается, а бухгалтер тратит всё рабочее время на сверку. Вместо этого можно воспользоваться сервисами автоматической сверки счетов-фактур, например подключить 1С: Сверка. Сервис автоматически проверяет данные в собственных бланках и бланках контрагентов. Для работы не нужны сторонние программы — сверка происходит в базе 1С в любое удобное для бухгалтера время. Бухгалтеру больше не нужно торопиться сверить фактуры в конце отчётного периода, он сможет подготовить отчётность без спешки.
Все ли фактуры на месте.
Перед заполнением декларации по НДС важно убедиться, что все счета-фактуры отражены в книгах продаж и покупок, а оригиналы документов на месте. Также нужно проверить, что данные из документов записаны без ошибок, чтобы отразить в декларации правильную информацию.
Организовать учёт счетов-фактур несложно, когда компания маленькая и работает с небольшим количеством поставщиков и покупателей. Если база клиентов и контрагентов большая, то стоит задуматься об автоматизации и хранении книг и журналов в электронном виде. Так бухгалтеру будет проще проверять данные и отчитываться в ФНС.