На заметку: как правильно уничтожать документы?

Современная деловая жизнь в России – это один сплошной «антиГринпис», если так можно выразиться. Становится страшно от объемов используемой бумаги в повседневной жизни. Договоры, акты, счета-фактуры, коммерческие предложения, методические пособия, памятки, объявления, табели… Что только не печатается на бумаге. Принтеры работают, как станки на заводе – бесперебойно, но в определенные часы. Такой огромный массив документов должен где-то складироваться. Как правило, организации изыскивают возможности и хранят документы в офисе, отводя для них определенное место. Но как быть в том случае, если помещения маленькое или компания слишком большая? Организациям приходится обращаться в специализированные конторы, призванные архивировать документацию и хранить ее у себя за определенную плату. Они же или сторонние фирмы могут позволить себе также утилизировать документы, если то пожелает заказчик. Сегодня мы как раз поговорим об уничтожении бумаг с истекшим сроком хранения. Когда они подлежат уничтожению, в какие сроки и как это делать максимально правильно? Будем поэтапно отвечать на эти вопросы вместе с пользователями услуги «облачная 1С Бухгалтерия».

Все сроки регламентированы

Тем компаниям, кто только начал свою трудовую деятельность, просто необходимо знать, когда они имеют право уничтожать каждый вид документов. Понимание этого позволит организациям попусту не захламлять свое и так драгоценное и дорогостоящее помещение всякого рода мусором, а также не переплачивать «кровно заработанные», если мы говорим об услугах стороннего хранения. Порядок хранения, приведенный ниже, позволит нашим читателям не ошибиться во времени и вовремя избавиться от ненужных бумаг:

• 1 год – журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля), данные лиц, не принятых на работу, графики предоставленных отпусков;

• 3 года – учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника, записи о трудовой дисциплине;

• 5 лет – акты, предписания, отчеты по технике безопасности, выписки по улучшению условий и охраны труда, документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение, данные о командировках;

• 50 лет– личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и прочее), если только их не затребует владелец раньше;

• 75 лет – характеристики и личные карточки сотрудников, трудовые договоры работников;

• «До конца» – коллективные договоры, личные дела руководителей.

Очевидно, что наиболее востребованными с точки зрения уничтожения документов, будут те, чей срок хранения не превышает пяти лет. Надо отметить, что именно они составляют основной массив «бумажной массы», который в компаниях имеется в огромных количествах. Что касается более «долгосрочных» бумаг, то сейчас в коммерческой сфере не должно быть прецедентов по их уничтожению, ибо как таковая коммерция в современном ее виде появилась в России не многим более 20 лет назад. Придется ждать еще столько же для того, чтобы увидеть, как сжигаются копии дипломов и аттестатов, а также личные карточки сотрудников. Сейчас же, если фирма закрывается, то эти сведения передаются в государственный архив и уже в его ведении будет хранение и уничтожение этих документов.

Читайте статью: ««Я от дедушки ушел, я от бабушки ушел». Ответственность за утерю первички».

Как утилизируют?

Мы подошли к самому интересному вопросу нашей темы, и он напрямую касается способов утилизации документов. Конечно, можно сесть дружным коллективом в свободное от работы время и просто рвать бумагу, можно купить недорогой шредер и потихоньку ее измельчать. Однако, как выяснилось, это не самый лучший выход их положения. На рынке существует перечень компаний, который специализируется на утилизации документов. Заметим, что стоимость их услуг бывает, порой, неоправданно высока. Их представители объясняют это тем, что они сохраняют конфиденциальность в работе с чужими бумагами, гарантируют, что старые документы ни в коем случае не попадут в руки конкурентов. Как это проверяется на практике – совершенно не понятно. Остается только верить на слово. И все же их услуги чрезвычайно популярны. Пользуются такие организации довольно оригинальными для простых пользователей способами уничтожения – варкой, прессованием и, конечно же, измельчением.

Первые два способа интересны. Варка подразумевает под собой помещение документов в бумагоделательную машину, которая методом установленных манипуляций изготавливает из нее вторичное сырье. Тот же принцип применяется, когда производится, к примеру, туалетная бумага низкого качества или картон. Именно ее (варку) по неким Европейским стандартам качества признали наиболее безопасным, экологически чистым и, главное, «социально ответственным» способом уничтожения. Компания не просто выбрасывает или сжигает документы, а дает ей возможность найти «новую жизнь» без ущерба для экологии. Многие, между прочим, не забывают об этом напомнить, когда демонстрируют свои конкурентные преимущества в сравнении с партнерами по рынку. Мол, мы такие передовые, придерживаемся «правильного» подхода в уничтожении документов, не то, что некоторые… Второй способ в виде прессования подразумевает под собой измельчение документов с дальнейшим сжатием их до размеров небольших блоков. Эти кубики также могут идти на переработку. Прессованию присвоен IV класс надежности (у варки он выше), что говорит о том, что он также является относительно передовым, хотя технология, как таковая, стара, как мир.

Компании, оказывающие услуги по переработке документов, оставляют за собой право хранить у себя переработанный материал с целью его дальнейшей перепродажи. Вот такие вот блоки, или застывшие листы сваренной бумаги затем уходят на другие бумажные комбинаты, где им находят применение в виде сырья для производства новой продукции. В теории, компания (первоначальный владелец документов) могла бы сама заниматься продажей вторсырья, но едва ли ей захочется этим заниматься – у нее своих дел полно и доход, скорее всего, есть стабильный. Возможно, этим бы с удовольствием занялись бы мелкие (по финансовым оборотам) индивидуальные предприниматели или общества с ограниченной ответственностью, но весь фокус в том, что, как правило, у них не имеется так много деловых бумаг, чтобы вообще обращаться к кому-то за помощью в их уничтожении. Сидит ИП, как говорится, и просто рвет документы (почему-то здесь вспоминается Крэг Туми из «Лангольеров»).

Не пропустите: ««Всем по червонцу». Любопытная инициатива депутатов КПРФ»

Мнение клиентов

Нельзя было не поинтересоваться у наших партнеров по услуге «Аренда 1С Бухгалтерия» и не узнать, что они думают касаемо последних тенденций в области утилизации документации. Вот, что нам сообщили:

«На самом деле, это очень хорошо, что такие компании вообще существуют. Представьте себе организации со штатом хотя бы 500 человек. Сколько у них скапливается бумаги даже не за год, а за один квартал! Для нее, насколько мне известно, некоторые выделяют отдельное помещение и складывают ее туда. У нас компания средних размеров, но, знаете, бумаги тоже хватает. Как раз ожидаем, что к концу года можно будет отправить на переработку несколько томов первички – очень уж они загромождают шкаф. За свои услуги сторонняя организация запрашивает 12000 рублей. Что они там с ней делать будут, понятия не имею, но обещали самостоятельно приехать и забрать – это для нас очень удобно, несмотря на какую-то сомнительно высокую цену, как мне кажется. Все думаю теперь, не устроиться ли мне частным «уничтожителем бумаги»? (смеется). А то, я так думаю, бизнес неплохой могу сделать» – сообщила наша коллега, которой мы задали несколько вопросов по правилам, заведенным в их организации по уничтожению бумаг.

Вот есть еще один небольшой комментарий:

«Мы никому не платим деньги за уничтожение (бумаги). Стараемся как-то своими силами с этим справляться. Директор на подобную «роскошь» деньги не выделяет, да и объемы у нас небольшие. Бумагу просто рвем. Если была возможность ее сжигать – стало бы гораздо легче, но ее, к сожалению, нет. Да, тяжело бывает этим заниматься, но ничего не поделаешь. Начальник сказал – надо делать. Обычно прошу о помощи своих коллег, которые явно бездельничают в офисе – пусть лучше им такое применение находится. К слову сказать, мы несколько раз по ошибке порвали трудовые договоры уволенных сотрудников. Когда нас проверяла инспекция, обнаружила пропажу и выписала штраф. Мы еще долго не могли понять, куда они (договоры) делись, но потом вспомнили, и все встало на свои места».

Выводы

Вполне очевидно, что компании обращаются в специализированные службы по уничтожению документов только в двух случаях – когда объемы бумаги большие и когда на утилизацию хватает денег. Услуга, как выяснилось, не из дешевых. Вполне возможно, что она может доходить и сотен тысяч рублей, делая сноску на конфиденциальность и способ очистки. Смеем предположить, что варка бумаги с гарантией того, что документы не попадут в руки конкурентов – это самая дорогостоящая форма утилизации. Вполне возможно, что такая мера на рынке оправдана. Достаточно один раз взглянуть, сколько материала привозится на уничтожение (может и КАМАЗ приехать), чтобы понять, насколько такая опция нужна российскому бизнесу. Во всяком случае, хочется надеяться на то, что в скором времени мы откажемся от повсеместного использования бумаги. За деревья обидно… За деревья…

Благодарим за внимание и до новых встреч!