"Коммуналка" у арендатора и арендодателя: варианты бухучета

Принято считать, что чем меньше бизнес, тем меньше и затраты на него. Отчасти это верное утверждение, но только до того момента, пока речь не заходит о коммунальных платежах. «Коммуналка» платится директором организации или владельцем коммерческих помещений в счет пользования такими ресурсами, как отопление, вода, электричество и т.д. В зависимости от условий договора аренды, обязанность по уплате счетов лежит или на арендаторе, или на арендодателе, что предполагает различные между собой варианты бухгалтерского учета. Сегодня мы как раз и расскажем нашим клиентам по услуге «1С Предприятие в облаке» о том, чем они отличаются друг от друга, а также выскажем несколько скромных предположений насчет того, кому более выгодно платить за эти хозяйственные услуги.

Несколько слов об аренде

Подавляющее большинство наших отечественных компаний не считают целесообразным или не имеют как таковой возможности купить помещение для своего офиса. Во-первых, это удовольствие обошлось бы им совсем не дешево, во-вторых, кто знает, как в дальнейшем сложится работа. Может быть, через год-два придется закрываться или сменить вид деятельности, а помещение в собственности может стать некоторой «обузой» для их владельцев. Более того, некоторые директора из числа наших клиентов рассказали о том, каким неустойчивым может быть рынок нежилого фонда в России. В частности, цены на недвижимость формируются из множества факторов, в числе которых не только «внутренние убранства», но также и местоположение в городе, уровень развития близлежащей инфраструктуры, наличие или отсутствие транспортной развязки плюс еще много других внешних факторов. Скажем, если поблизости от «дорогущего» бизнес-центра стали возводить жилой дом, то это неизбежно приведет к шуму от работы строительной техники. До тех пор, пока ремонт не закончится, цены на недвижимость могут оставаться сравнительно низкими, но как только стройка закончится – цены вновь могут подскочить. Конечно, если есть финансы и талант, то на этой разнице в ценах можно неплохо заработать, однако большинство компаний имеют совершенно другой профиль деятельности и им просто не до этого. Следовательно, будь у директора желание выкупить целый этаж здания или его полностью, то неизвестно, насколько выгодно он его продаст в будущем, когда такая необходимость возникнет. Собственно, поэтому аренда является максимально удобным вариантом пользования недвижимостью – минимум долгосрочных обязательств и рисков. Также можно будет съехать в другое место, если того потребуют обстоятельства.

Кто отвечает за «коммуналку» ?

Возвращаясь к вышесказанному, владельцы нежилых помещений предпочитают там не столько находиться, сколько сдавать их в аренду другим компаниям. Разумеется, собственник заключает с ними договор аренды, который предполагает ежемесячную плату за каждый квадратный метр сдаваемого помещения. В этом случае договор аренды может включать в себя одно из трех условий по части уплаты коммунальных платежей:

• Коммунальные платежи входят в состав арендной платы и компенсируются арендодателю;

• Они компенсируются арендодателю отдельно от суммы арендной платы;

• Арендатор самостоятельно заключает договоры с коммунальными службами на обслуживание, и коммунальные платежи уплачиваются им без участия арендодателя.

В первом из указанных случаев у компании нет необходимости самостоятельно работать со счетами за коммунальные услуги, т.к. это уже будет лежать на плечах арендодателя, который напрямую взаимодействует с «коммунальщиками». В этом случае непосредственно арендодатель может использовать следующие проводки для отражения хозяйственных операций:

В принципе, это несложно. Здесь важно понимать, что сумма арендной платы для арендатора может быть разной. А именно, сумма коммунальных платежей может быть фиксированной или же переменной. К примеру, ООО «Империал» платит за аренду офиса 50000 рублей в месяц, которые включают в себя непосредственно 40000 рублей за аренду и остальные 10000 рублей за услуги «коммунальщиков». По факту, компания за один месяц может израсходовать ресурсов на 7500 рублей, а в другом на 12500 рублей, если смотреть «по счетчикам». Однако для арендатора это не должно иметь никакого значения, т.к. он будет платить «усредненные» 10000 рублей, которые назначил для него арендодатель. Бывают и такие случаи, когда арендатор ежемесячно платит за «коммуналку» ровно столько, сколько ресурсов он израсходовал за месяц. Здесь также применимы вышеуказанные проводки.

Платежи учитывает сам арендатор

В этом случае рекомендуется в качестве примера использовать следующие проводки:

Также возможен и такой вариант:

Опять-таки данные примеры показывают, что ничего сложного в отражении коммунальных платежей как у арендатора, так и у арендодателя в бухгалтерском учете нет. Здесь обеим сторонам необходимо договориться, как и каким образом будут проводиться платежи, и начисляться суммы. Если решить этот вопрос «на берегу», то и проблем в дальнейшем возникнуть не должно.

Немного о выгодах и недостатках

Фирма, которая впервые сталкивается с необходимостью аренды помещения для офиса, в любом случае будет рассматривать различные объекты нежилого фонда. Условия, по которым будут начисляться коммунальные платежи, напрямую зависят от требований, выдвигаемых владельцем этих помещений. Как показывает практика, лучше согласиться предложение, когда компания помимо арендной платы будет самостоятельно оплачивать выставляемые ей счета. В первую очередь, это выгодно тем, что организация сможет единолично предполагать, сколько денег у нее потратится на электричество, воду и отопление. В связи с этим появляется возможность сэкономить, чего нельзя сказать о фиксированной ставке, назначаемой арендодателем. Такой формат взаимодействия исключает возможность платить меньше положенного, но при этом позволяет знать наверняка, сколько денег придется отдать в каждом последующем месяце. Более того, здесь невозможен «перелимит» израсходованных ресурсов, т.к. по условиям договора его должен возмещать арендодатель. Стоит заметить, что даже фактически «перелимитить» на таких началах сотрудничества будет сложно по той причине, что владелец помещения, скорее всего, назначит максимальную ценовую планку за «коммуналку», дабы исключить возможность дополнительных расходов. В обратном случае, ему будет просто невыгодным такое партнерство.

Мнение одного арендодателя

У нас получилось связаться с одним владельцем бизнес-центра. Было, конечно, нелегко его уговорить, но все же это получилось. Так, мы полюбопытствовали, на каких началах по теме коммунальных платежей он сотрудничает со своими арендаторами. На этот счет мы получили ответ, что в каждом конкретном случае условия разные. Мы также уточнили, насколько такой формат сотрудничества удобен лично для него. «Вполне нормально. Зато у меня не пустуют помещения под офисы» - сообщил нам владелец. Из этой короткой беседы можно сделать косвенный вывод, что, вероятно, не он один предлагает своим клиентам выбор. Благодаря этому, его организация процветает, правда, на бухгалтеров взваливается двойная нагрузка. Конечно, гораздо легче работать в режиме «единого стандарта», но разве это заботит владельца? Едва ли…

Выводы

На основании вышеизложенного мы делаем вывод, что потенциальному арендатору помещения под офис или склад необходимо с самого начала договориться о том, кто будет платить за «коммуналку». Если этого не сделать, то разбираться придется уже после. Как бы в этом случае дело не дошло до суда. Самым обидным здесь будет то, что причиной всего этого станет невнимательность арендатора, который не удосужился вчитаться в пункты и разделы договора аренды. Следовательно, рекомендуем нашим читателям со всей ответственностью и осмотрительностью подойти к данному вопросу. Также рекомендуем в обязательном порядке воспользоваться нашими проводками, которые призваны помочь в особенности молодым бухгалтерам, которые еще только начинают свой профессиональный путь. Опытным бухгалтером тоже не помешало бы проверить свои знания и, надеемся, освежить в памяти разные точки зрения. Особенно это будет актуально в том случае, если организация переезжает из одного помещения в другое и при этом сменяются условия аренды. Так или ичаче, рекомендуем вам действовать на свое усмотрение.

Благодарим за внимание!