Онлайн-кассу обязаны использовать почти все компании и предприниматели — иначе могут оштрафовать. Однако сначала нужно определиться с подходящим видом ККТ. Если вы пока не знаете, какую онлайн-кассу выбрать для магазина, службы доставки или какого-то другого бизнеса, то читайте нашу статью.
Что такое онлайн-кассы и ОФД
Онлайн-касса (или онлайн-ККТ) — это устройство, которое используется для учёта продаж. Аппарат создаёт чеки, шифрует и хранит их в собственной памяти (на фискальном накопителе). Впоследствии он отправляет эту информацию в налоговую посредством ОФД.
ОФД расшифровывается как оператор фискальных данных. Он является промежуточным звеном между онлайн-ККТ и ФНС и при этом ещё 5 лет хранит сведения о полученных чеках.
Устанавливая онлайн-ККТ, организация или индивидуальный предприниматель должны заключить договор с ОФД и оплатить набор его услуг. Подобрать оператора можно в реестре компаний, которые аккредитованы налоговой.
Какие есть виды онлайн-касс
Если сравнивать онлайн-ККТ между собой, то они могут отличаться друг от друга функциями и размерами. Рассмотрим главные виды таких касс — они подойдут и организациям, и ИП.
Стационарные онлайн-кассы. Это классические кассовые устройства, которые обычно задействуют средние и крупные компании — к примеру, сетевые магазины и места общественного питания.
Комплект данных касс включает в себя: фискальный регистратор (ФР), компьютерный блок, сканер штрихкодов, весы, платёжный терминал, принтер чеков и кассовый ящик для денежных средств.
Автономные (мобильные) онлайн-кассы. Это один из самых простых видов касс. Они напоминают калькулятор за счёт маленького экрана и кнопок. В состав автономных касс входят ФР и принтер чеков. Также получится подключить терминал для оплаты картой.
Мобильные кассы работают от сети и от аккумулятора. Обычно ими пользуется бизнес, у которого скромный ассортимент и немного клиентов.
Смарт-терминалы. Внешне похожи на планшет, но при этом у них имеется принтер чеков. Функционируют на ОС Android. Допускается установка необходимого ПО — к примеру, приложений, которые будут отслеживать продажи. Беспроводные каналы позволят подключить различное оборудование.
Так же как и мобильные кассы, смарт-терминалы способны работать от сети или собственного аккумулятора.
Фискальный регистратор. Это техника с фискальным накопителем и принтером чеков. Функционирует только в связке с ПК или терминалом с нужным ПО для товарного учёта — к примеру, с конфигурациями «1С» от Scloud.
В ФР отсутствуют модемы и аккумуляторы, из-за чего работа происходит лишь от сети. Информация оператору фискальных данных передаётся через ПК или планшет.
Онлайн-кассы с эквайрингом. Не требуют подключения дополнительных устройств для оплаты картой — эквайринговый механизм уже интегрирован в кассу вкупе с ФР и принтером чеков.
В этих ККТ присутствует аккумулятор, плюс можно подключаться к мобильной сети. Они хорошо подойдут для курьеров или таксистов. Временами такие аппараты используют для стационарной работы в малом бизнесе — чтобы не задействовать отдельно банковский терминал.
Облачные онлайн-кассы. Если вы решили выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина, то рассмотрите облачные варианты. Подобные кассы помогают принимать платежи через веб-сайт и отлично подходят организациям, получающим платежи удалённо или работающим на выезде.
Облачные кассы арендуются и интегрируются с сайтом организации, где происходят продажи онлайн. Само же кассовое устройство находится в центре обработки данных облачного сервиса.
Какую онлайн-кассу выбрать
До того, как покупать кассу, оцените, где именно и каким образом она будет функционировать. Предлагаем ключевые критерии, которые помогут правильно сделать оценку.
Вид бизнеса и формат расчётов. Маленькому магазину «у дома» хватит мобильной онлайн-кассы с эквайрингом. Служба доставки может арендовать облачную кассу. В крупном оптовом магазине стоит поставить стационарный аппарат и подключить к нему ПО для автоматизации и учёта.
Условия торговли. Если помещение небольшое, то лучше применять смарт-терминалы. Если вы торгуете на улице, то используйте мобильные кассы или онлайн-ККТ с эквайрингом. При этом необходимо, чтобы батареи хватало на весь рабочий день.
Количество клиентов. Чем больше потребителей, тем выше мощность должна быть у ККТ. В многолюдных местах имеет смысл ставить стационарные онлайн-ККТ или производительные ФР.
Потребность в автоматизации. Если вы планируете использовать ККТ только для того, чтобы выдавать чеки и отправлять информацию в ФНС, то можете взять мобильную онлайн-ККТ или кассу с эквайрингом. Если же организация рассчитывает внедрять системы автоматизации, то выбирайте кассу, которую получится с ними интегрировать — к примеру, смарт-терминал, стационарную онлайн-ККТ или ФР.
Совместимость с программным обеспечением. Если компания располагает другими торговыми устройствами (сканер штрихкодов, терминал эквайринга и т. д.), то необходимо, чтобы их ПО работало с ПО онлайн-ККТ.
Основное об онлайн-кассах
-
Онлайн-ККТ позволяет делать расчёты с потребителями и отправлять информацию о продажах в ФНС.
-
Их обязаны использовать практически все организации и ИП.
-
Онлайн-кассы могут различаться по функциям и размерам.
-
Выбирая кассу, стоит отталкиваться от вида бизнеса, формата расчётов, условий торговли, количества потребителей, возможности работы с ПО другого торгового устройства и потребности в автоматизации.