Как работать с НДС в 1С:УНФ новичку без ошибок

Читать в полной версии

В этой статье мы разберем, как адаптировать ваш учет к масштабным изменениям 2026 года и пошагово настроить программу для работы с НДС. Вы узнаете, как автоматизировать заполнение налоговых регистров, избежать штрафов и правильно отразить операции с зарубежными партнерами в интерфейсе программы.

Новые правила: как работать с НДС в 1С предпринимателям на УСН 

С 2026 года правила игры для малого и среднего бизнеса серьезно изменились: налоговая реформа обязала платить налог даже тех, кто долгие годы работал на «упрощенке». Теперь для многих ИП и небольших компаний актуален вопрос: «Как работать с НДС в 1С?». Ведь порог выручки для освобождения от этой обязанности стал значительно ниже — 20 млн рублей. Если ваша компания перешагнула лимит или вы только открыли бизнес, важно сразу правильно настроить учет, чтобы не подстерегали ошибки НДС, не столкнуться с блокировками счетов и доначислениями.

Переход на новую систему (работу с НДС) — это не просто смена цифр в документах, а полная перестройка логики учета. В программе 1С:УНФ реализованы инструменты для того, чтобы ваша ставка НДС подставлялась автоматически, а Книга продаж/покупок исключала ошибки НДС. Правильная настройка программы на начальном этапе сэкономит вам часы при подготовке первой декларации.

Подготовка 1С:УНФ к работе: как настроить НДС

Прежде чем выставлять первый счет, необходимо «объяснить» программе, что теперь вы являетесь плательщиком налога. Если настройка выполнена верно, система сама будет предлагать нужные колонки в документах и контролировать налог на каждом этапе. Активируйте эту функцию в 1С:УНФ следующим образом.

1. Перейдите в настройки организации. Откройте раздел «Компания» — Реквизиты организации и выберите свою карточку.

2. Настройте учетную политику. Внутри карточки перейдите в раздел «Налогообложение». С 01.01.2026 укажите, что организация применяет ОСНО или УСН с объектом налогообложения, предусматривающим уплату НДС.

3. Установите «Применяется НДС». Это главный переключатель, который активирует налоговые регистры, такие как Книга продаж/покупок.

4. Выберите размер НДС. Укажите, какую ставку вы планируете использовать (стандартную или льготные 5% / 7% для УСН), чтобы ставка налога подставлялась в документы автоматически.

Также не забудьте зайти в справочник «Номенклатура» (вкладка «Склад» — Товары и услуги). Чтобы понимать, как работать с НДС в 1С результативно, лучше массово (Настройка — Администрирование — Обслуживание) проставить основную ставку для ваших товаров и услуг. Это избавит вас от ручного ввода в каждой расходной накладной.

Торговля со странами ЕАЭС: как настроить НДС и платить налог

Если ваша компания закупает товары в Беларуси, Казахстане, Армении или Кыргызстане (страны–члены ЕАЭС), правила работы в 1С:УНФ имеют важную особенность. В отличие от импорта из других стран (например, Китая) при ввозе из ЕАЭС вы платите налог не на таможне, а напрямую в свою ИФНС. При этом:

• ставки НДС: используется основная — 22% или льготная 10% независимо от применяемой вами ставки налога;

• спецдокументы: «Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» и «Косвенные налоги при импорте товаров» (декларация). Однако для организаций на ОСНО в 1С:УНФ функционал ограничен. Им лучше работать в связке с 1С:Бухгалтерия.

Помимо этого нужно уведомить налоговиков о постановке на учет прослеживаемых товаров (5 рабочих дней с даты принятия на учет). В 1С:УНФ оформляется «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» (вкладка «Закупки» — Прослеживаемость либо создать на основании приходной накладной). Отправить уведомление можно прямо из программы через сервис 1С–Отчетность.

Однако, чтобы понимать, как настроить НДС для работы с импортом/экспортом, сначала подготовьте программу: вкладка «Настройки» — Еще больше возможностей — Закупки — раздел «Импорт». Тут важна галочка «ГТД», а для ввоза из ЕАЭС — «Прослеживаемость товаров».

Также в карточке поставщика укажите, что это компания из страны–члена ЕАЭС.

В карточке товара нужна отметка о прослеживаемости товара.

Инструкция: как работать с НДС в 1С:УНФ

Чтобы понимать, как работать с НДС в 1С:УНФ, нужно освоить три ключевых момента: начисление налога по продажам, получение вычетов (если имеете на них право) и итоговое закрытие периода. Главное — заполнить корректно первичку.

Шаг 1. Отражаем входящий НДС (покупки). Когда вы покупаете товары или услуги, поставщик выставляет вам Сф. Это ваш главный документ для законного уменьшения налога. Проверьте табличную часть приходной накладной на соответствие ставке НДС в документе поставщика.

Шаг 2. Начисляем исходящий НДС (продажи). При каждой продаже вы обязаны предъявить налог покупателю. Убедитесь, что в расходной накладной в колонке «% НДС» указана ваша актуальная ставка (например, 5%, 7% или 22%). Не забывайте создавать Сф на отгрузку — именно этот документ формирует запись в Книге продаж, на основании которой будет рассчитан ваш итоговый налог к уплате.

Шаг 3. Работа с авансами. Это один из уязвимых моментов в учете. Если клиент прислал вам деньги, а товар вы еще не отгрузили — вы уже обязаны начислить налог с этой суммы. В 1С:УНФ это делается на основании операции прихода денег в кассу или на расчетный счет. Либо вкладка «Налоги» — УСН — Отчетность по НДС. Тут расположены все операции касательно НДС.

Как отражаются авансы, а затем засчитываются в Книге покупок/продаж, рассказано экспертами Scloud в видео.

Шаг 4. Сверка НДС и формирование декларации. Тем компаниям, которые ведут учет в связке с 1С:Бухгалтерия, перед подачей декларации рекомендуем сделать проверку на предмет, есть ли ошибки НДС, воспользовавшись встроенными в программу инструментами. Подробнее про них мы рассказали в статье «Как работать с НДС в 1С:Бухгалтерия: переход на ставку 22% в 2026 году».

В программе 1С:УНФ таких удобных инструментов для проверки НДС не предусмотрено. Воспользуйтесь ОСВ по счетам, запросите у контрагентов акты сверки. После того как проведена сверка НДС, выполните все необходимые для заполнения декларации регламентные операции в разделе «Отчетность по НДС». Сюда также входит и формирование Книги покупок/продаж. Только после этого во вкладке «Налоги» в группе «1С–Отчетность» сформируйте в Регламентированных отчетах Декларацию по НДС.

Навигатор по ставкам и типичные ситуации для проверки НДС

С 01.01.2026 выбор ставки — это стратегическое решение. Если вы ошибетесь и заявите вычет там, где выбрали спецставку, налоговая аннулирует его при первой же проверке. Используйте эту таблицу, чтобы сопоставить вашу выручку, выбранный метод учета и корректные документы в 1С:УНФ.

Ставки НДС, документы и критические ошибки

Ставка НДС	Лимит выручки (2026 г.)	Документ в 1С:УНФ	Главная ловушка (ошибки НДС)
0%	Не ограничен	Расходная накладная, Таможенная декларация	Не подтвердили экспорт в течение 180 дней — будет начислено 22% сверху.
5% (спец.)	от 20 до 272,5 млн руб.	Сф выданный (код 01)	Попытка заявить вычет по входящим Сф (при этой ставке вычеты запрещены).
7% (спец.)	от 272,5 до 490,5 млн руб.	Сф выданный (код 01)	Пропуск момента перехода с 5% на 7% при превышении лимита (п. 8 ст. 164 НК РФ).
10%	Льготные товары (продукты, детские товары, лекарства)	Приходная/Расходная накладная	Применение к товарам, не входящим в перечень, утвержденный законодательством.
22% (базовая)	Любой (выбор ОСНО или УСН с правом вычетов)	Сф, УПД	Ошибка в реквизитах контрагента — Книга продаж не состыкуется с данными покупателя.
Освобожден	до 20 млн руб.	Документы без НДС	Выставление Сф с выделенным НДС «по просьбе клиента» — налог придется заплатить.

Работа над ошибками: как не переплатить налог

Даже если вы разобрались, как работать с НДС в 1С, человеческий фактор или технические сбои могут привести к ошибкам НДС. Распространенная ситуация — когда компания платит в бюджет больше, чем должна, просто потому что забыла отразить налоговый вычет. Вторая крайность — недоплата из-за ошибок в реквизитах, что влечет за собой пени. Частые ошибки начинающих плательщиков:

• дубли контрагентов: если один и тот же поставщик заведен в базу дважды, автоматическая сверка НДС не сработает, и программа может не зачесть аванс;

• отсутствие Сф: вы провели «Приходную накладную», но не создали Сф. В итоге сумма налога не попала в Книгу покупок, и вы лишились вычета;

• неверная ставка: например, 22% вместо льготных 5% / 7% ведет к искажению всей отчетности;

• ошибки в реквизитах: если данные поставщика в 1С:УНФ не совпадают с данными в системе ФНС, налоговая не примет ваш вычет до исправления ошибки.

Это базовые промахи, но есть более глубокие технические моменты, на которых спотыкаются новички.

• Нарушение хронологии документов. Любая программа 1С работает по строгому алгоритму последовательности операций. Если вы ввели Сф задним числом или изменили сумму в накладной, когда Книга уже сформирована, данные «поедут». Важно соблюдать последовательность проведения.

• Смешивание деятельности «с НДС» и «без НДС». Если у вас есть операции, не подлежащие налогообложению, вы обязаны вести раздельный учет. Типичная ошибка — принять к вычету весь входной налог, хотя часть его должна была войти в стоимость товара.

• Ошибки в кодах видов операций (КВО). В Сф должны стоять правильные коды (01 — отгрузка, 02 — аванс и т. д.).

Безопасный учет: почему НДС требует аккуратности

Работа с НДС в 2026 году станет новым этапом развития для многих предпринимателей. Программа 1С:УНФ предоставляет необходимые инструменты для того, чтобы этот переход прошел безболезненно и прозрачно. Главное — вовремя обновлять систему и внимательно следить за заполнением каждого реквизита в первичных документах. Помните, что НДС требует аккуратности и системного подхода к учету на каждом этапе. Правильная настройка и регулярный самоконтроль помогут вам избежать лишнего внимания со стороны налоговых органов.

Часто задаваемые вопросы