Если раньше сотрудник подписывал файлы и отчёты электронной подписью организации с бумажной доверенностью, то теперь порядок предоставления работнику таких полномочий поменялся. С 2023 года работникам, которые подписывают документацию от имени компании, нужно получать электронную подпись (ЭП) физического лица и использовать машиночитаемую доверенность.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронная доверенность, которая заменяет бумажную, и используется при электронном обороте документов и сдачи отчётности через интернет. МЧД даёт работнику или другому физическому лицу полномочия подписывать документы личной ЭП, но действовать от имени конкретной организации.
Зачем нужна МЧД
С ней сотрудник сможет подписывать файлы личной электронной подписью от имени компании. При этом работник сможет:
- Отправлять отчётность в налоговую, ФСС, ПФР.
- Обмениваться электронными документами с контрагентами.
- Подписывать договоры, другую документацию от имени руководителя и выполнять другие действия, которые можно выполнять и с бумажной доверенностью.
Обязательно ли оформлять МЧД
2022 год является переходным — компании могут оформлять электронную доверенность по желанию. Обязательное оформление вступит в силу с 1 января 2023 года.
Как оформить МЧД
Доверенность может оформить как доверенное лицо, так и руководитель или ИП. Главное, чтобы файл был подписан ЭП руководителя или предпринимателя. Документ оформляется на работника компании или на другое физическое лицо.
Шаг 1. Сотрудник, которому предоставляются полномочия действовать от имени компании, получает ЭП физического лица в удостоверяющем центре. В отличие от подписи компании в ЭП сотрудника не указывается информация об организации. Если МЧД оформляется не на работника организации, получить подпись можно уже после оформления доверенности.
Шаг 2. Работник или руководитель создаёт файл в формате XML и заполняет нужную информацию. Единый стандарт заполнения файла пока разрабатывается правительством, однако в документе указывают:
- Доверителя — руководителя компании или ИП, который наделяет полномочиями сотрудника или другое физическое лицо.
- Доверенное лицо — работника или другое физическое лицо, которому предоставляют возможность действовать от имени компании или ИП.
- Номер доверенности.
- Список полномочий. Их указывают в свободной форме либо с помощью классификатора полномочий, который ещё дополняется. Работнику можно доверить как все полномочия, так и конкретный набор.
- Дату выдачи.
- Срок действия.
- Возможность передоверия.
- Место хранения.
Шаг 3. Зарегистрировать ЭП сотрудника и электронную доверенность у оператора ЭДО. После этого можно обмениваться электронными документами с контрагентами или отправлять отчётность в контролирующие органы через 1С-Отчетность.
Как подписывать документы с МЧД
Сотрудник подписывает документ ЭП физического лица, в которой не указаны сведения о компании, а при отправке файла прикладывает МЧД. Отправлять её можно несколькими способами:
- Прикладывать файл при отправке каждого комплекта документов.
- Отправить принимающей стороне только номер документа с указанием места хранения.
- Договорится с контрагентами при отправке электронной документации и отправить файл только один раз.
Какие конфигурации 1С поддерживают МЧД
Пока такой функционал поддерживается только в 1С:Бухгалтерия. После утверждения правительством единого формата оформления МЧД, функционал будет добавлен в другие типовые конфигурации. Сроки добавления выложены на сайте 1С.Чтобы отправлять отчётность в контролирующие органы с МЧД, подключите 1С-Отчетность. Сервис избавит вас от бумажной волокиты и сократит время на подготовку и сдачу отчётности.