Председателю гаражного кооператива нужно следить за своевременными взносами владельцев гаражей, оплатой счетов за электричество и водоснабжение и сдавать отчётность в контролирующие органы в конце каждого года. За небольшим кооперативом следить не так сложно, но если нужно контролировать несколько десятков гаражей, то вести учёт самостоятельно уже трудно. В таком случае нанимают дополнительного сотрудника или же автоматизируют процесс. В статье расскажем, как автоматизировать учёт и не потратить все членские взносы на покупку дорогого оборудования.
Что учитывать гаражному кооперативу?
Каждый год председателю нужно вести учёт членских и целевых взносов, и куда они расходуются. Помимо этого нужно:
-
учитывать количество гаражей и информацию об их владельцах;
-
считать, кто сколько должен за электричество и водоснабжение;
-
сообщать владельцам о задолженностях или переплатах;
-
самостоятельно вычислять накопленные пени за неуплату долгов;
-
заполнять отчётность в конце года.
Если гаражный кооператив большой, то вручную вводить данные в электронную таблицу или вести несколько бумажных тетрадей сложно и неудобно. Например, тетрадь можно потерять или порвать — это ненадежно и непрактично. И всегда можно неправильно рассчитать доходы и расходы за месяц.
Поэтому председатели гаражных кооперативов нанимают бухгалтера, который берёт учёт на себя, или покупают программу для самостоятельного управления кооперативом. Но чтобы комфортно работать в такой программе, нужно организовать рабочее место с компьютером в кооперативе или арендовать офис. Или можно воспользоваться удалённым решением, в котором те же функции, что и в локальной версии, но обойдется оно для пользователя дешевле.
Как снизить затраты на организацию учета в ГСК?
Сократить дополнительные расходы можно с помощью 1С: Гаражи Фреш. Это решение, которое позволит вести учёт из любого удобного для пользователя места — нужен только выход в интернет. Не требуется дополнительно снимать помещение и устанавливать компьютеры.
Данные по гаражам безопасно хранятся на удалённом сервере, их невозможно потерять. Для работы с программой не нужен бухгалтерский опыт — председатель может работать в ней самостоятельно. Начать работу с сервисом легко — нужно только перенести всю информацию о кооперативе в новую базу. Если раньше учёт вёлся в таблице на компьютере, её можно перенести в программу за пару минут.
Удалённое решение сохраняет все функции локальной версии:
- Учёт взносов, гаражей и их владельцев.
- Формирование квитанций для оплаты, где все поля заполняются автоматически. Их можно распечатать или направить в банк, а полученные из банка выписки можно принимать и сохранять внутри сервиса.
- Отправление массовых email- или СМС-рассылок владельцам гаражей с квитанциями или уведомлениями о задолженности.
- Расчёт заработной платы сотрудников.
- Отражение долгов ГСК.
- Контроль за расходами кооператива — легко посчитать, сколько средств ушло на строительство новых гаражей или на починку главных ворот.
- Автоматический расчёт суммы к оплате за электричество и водоснабжение на основе показаний со счётчиков.
- Приём платы от членов кооператива по наличному и безналичному расчёту, переводу на счёт. Можно просматривать задолженности владельцев, рассчитывать пени за неуплату.
- Формирование отчётов для контролирующих органов. Это поможет избежать ошибок ввода не тех реквизитов и сэкономит время председателя.