Как настроить автоматическое списание товаров в 1С?

В материале Scloud вы узнаете, как настроить автоматическое списание товаров в 1С на примере конфигурации 1С:Бухгалтерии предприятия, а также какие шаги нужно пройти до этого: от инвентаризации и подбора проводок до проверки результата.

Этапы списания товаров

Корректное списание предполагает три последовательных шага:

1. Правильное оформление акта. 

2. Классификацию причины порчи для целей налога на прибыль (вина сотрудника — с уточнением, признана она или установлена судом; форс-мажор; истекший срок годности в пределах естественной убыли).

3. Подбор бухгалтерских проводок исходя из выводов, сделанных на первых двух этапах.

Привлечение комиссии

Эксперты сходятся во мнении: прежде чем списать испорченные товары или материалы, необходимо провести инвентаризацию и собрать для этого специальную комиссию. В ее состав могут войти:

• представитель администрации организации (например, руководитель);

• материально-ответственное лицо;

• представитель санитарного надзора (при необходимости).

По результатам работы комиссии оформляется документ на списание. Закон не требует применять строго установленную форму, поэтому организация вправе разработать ее сама. Чаще всего используют акт, а в качестве образца берут унифицированные бланки ТОРГ-15 либо ТОРГ-16.

Документ должен содержать наименования списываемых позиций, их объем, основание для списания и сведения о членах комиссии. Такой акт станет доказательством правомерности выбытия товара, если у проверяющих возникнут сомнения относительно складских остатков.

Как учитывать списываемый товар?

В целях налога на прибыль организации бухгалтер обязан отнести списываемый товар в соответствующую категорию. Давайте рассмотрим основные случаи. 

1. Если товар списывается в связи с истекшим сроком годности, то отнести его лучше прочие расходы, согласно ст. 264 НК РФ. 

2. Если товар испорчен по вине работника, то он относится к внереализованным расходам, согласно ст. 265 НК РФ . Ключевой момент — зафиксировал ли сотрудник свою вину добровольно или ущерб взыскан через суд. В первом случае ориентируются на дату подписания соглашения о возмещении ущерба, во втором — на дату вступления решения суда в силу. 

3. Списание материалов или товаров, испорченных при чрезвычайных обстоятельствах, проводится через внереализационные расходы. Ключевое условие — наличие подтверждающего документа от уполномоченного органа. Например, при стихийном бедствии это протокол МЧС, при пожаре — документ из противопожарной службы.

4. Товар, выбывший в пределах норм естественной убыли, включается в состав материальных расходов.

Правильная классификация причины списания позволяет корректно уменьшить налогооблагаемую прибыль и избежать претензий при проверке.

Какие проводки использовать?

Для разных случаев порчи товара предусмотрены свои проводки. Вот основные варианты, проверенные практикующими бухгалтерами.

Зачем нужна инвентаризация 

Честная и тщательная инвентаризация критически важна. Формальная проверка, когда товар фактически не пересчитывают и комиссию не собирают, ведет к недостоверности учета и штрафам при реальной налоговой проверке. Так поступают ради экономии времени, и какое-то время это действительно сходит с рук. Однако рано или поздно фиктивная инвентаризация неизбежно приведет к проблемам.

Рано или поздно налоговая может провести выездную проверку. Если реальное состояние склада не совпадет с данными учета, организацию оштрафуют по ст. 120 НК РФ. Сумма штрафа составит 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде, 30 000 рублей — если нарушение охватило несколько периодов. Если же искажение учета привело к занижению налоговой базы — 20% от неуплаченной суммы, но не менее 40 000 рублей. Параллельно штраф могут наложить лично на директора или главного бухгалтера по ст. 15.11 КоАП РФ. За первое нарушение — от 5 000 до 10 000 рублей, за повторное — от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Настраиваем автоматическое списание товаров в 1С

Рассмотрим настройку на примере 1С:Бухгалтерия предприятия. Когда товар поврежден или обнаружена нехватка, его нужно оформить к выбытию со склада. Для этого на основании инвентаризационной описи создается документ «Списание товаров, материалов». Программа сама подставит нужный вид операции — «Списание со склада».

В открывшемся документе потребуется заполнить несколько полей — это и есть основная настройка списания: 

• дату окончания инвентаризации — поле «От»;

• склад, на котором обнаружена недостача — поле «Склад»;

• сам документ-основание — поле «Инвентаризация»;

• если списывается прослеживаемый товар — установить флажок РНПТ.

После этого нажмите кнопку «Заполнить» на вкладке «Товары» — табличная часть подтянется из инвентаризации автоматически. В ней появятся: наименования ТМЦ, количество к списанию и счет учета 41.01.

Подытожим 

Списание товаров — это не просто операция в 1С, а многоэтапный процесс. Сначала — инвентаризация и правильное оформление первичных документов, затем — корректная классификация причины порчи, от которой зависит налог на прибыль и выбор проводок. И только после этого — отражение в программе.

В 1С:Бухгалтерии предприятия списание выполняется достаточно просто: на основании инвентаризации создается документ «Списание товаров, материалов», а система сама подтягивает данные, подставляет счет учета и формирует проводки. Это экономит время и снижает риск ручных ошибок.

Главное правило: не пропускайте этап инвентаризации и не ппроводите его формально. Реальный пересчет и правильно оформленный акт — ваша защита при налоговой проверке. А корректно настроенное списание в 1С — залог достоверного учета и спокойствия бухгалтера.

Ответы на вопросы