Как мы автоматизировали оформление документов для экспедиторов в 1С

В кейсе расскажем, как строительная компания перестала собирать «Договор-заявку (поручение экспедитору)» вручную в текстовых редакторах и перенесла процесс в 1С:Управление торговлей 11.5. Теперь данные удобно заполнять в доработанном документе «Заказ поставщику», из которого автоматически выводится нужная печатная форма.

Кто наш клиент и какая задача перед нами стояла 

Компания уже работает в облаке Scloud и ведет учет в 1С:Управление торговлей 11.5. Направление нашего клиента — оптовая торговля строительными материалами, где ежедневно проходит большой поток заказов и сопроводительных документов.

У клиента была задача ускорить оформление документов и сократить ручную работу сотрудников. В частности, требовалось доработать документ «Заказ поставщику», добавив в него новую вкладку для ввода данных, которые затем будут использоваться в печатной форме «Договор-заявка (поручение экспедитору)». Сама печатная форма в системе отсутствовала, поэтому ее необходимо было разработать по шаблону пользователя.

Эта потребность возникла, поскольку сотрудники после формирования типовой печатной формы вручную дополняли данные или переносили информацию в текстовые редакторы формата Word или Excel. Это занимало время, добавляло лишние действия и приводило к ошибкам, которые потом приходилось исправлять.

Какую цель поставил клиент перед доработкой

Перед нами стояла задача сократить ручные операции при оформлении «Договора-заявки» и перенести весь процесс в 1С:УТ, чтобы сотрудники могли работать с документом в единой системе без использования сторонних инструментов.

Основной целью стало выстроить простой, понятный и управляемый процесс оформления документов:

• исключить ручной ввод данных в печатной форме и снизить нагрузку на сотрудников;

• привести оформление «Договора-заявки» к единому стандарту внутри системы;

• сократить время подготовки документов за счет автоматизации;

• убрать необходимость использования сторонних текстовых редакторов для доработки и сборки документа;

• обеспечить формирование документа напрямую в 1С на основе уже введенных данных.

Реализация доработки от Scloud

Все изменения были выполнены строго под требования клиента и полностью адаптированы под существующий процесс работы с логистическими документами. Решение было реализовано для 6 рабочих мест.

В документе «Заказ поставщику» была добавлена новая вкладка с данными, размещенная после вкладки «Дополнительно». На ней предусмотрены реквизиты для ведения логистической информации, например: дата и время загрузки, адрес разгрузки, особые условия и другие параметры. 

Решение реализовано через механизм расширений 1С без изменения типовой конфигурации. Это позволяет обновлять систему в штатном режиме — доработки сохраняются и не требуют ручного переноса на новые версии.

Ниже можно подробнее посмотреть, как теперь выглядит доработанный документ «Заказ поставщику» в системе и какие реквизиты были добавлены.

Также была разработана внешняя печатная форма «Договор-заявка (поручение экспедитору)», которая формируется автоматически на основании данных из 1С. Все значения подставляются из документа, а номер рассчитывается по заданной логике — без ручного редактирования.

Ниже представлен итоговый вид сформированной печатной формы.

Работы выполнялись на копии базы, что исключило любые риски для текущих бизнес-процессов клиента. После завершения изменения были перенесены в рабочую базу.

Как изменился процесс после автоматизации документов

Чтобы наглядно показать эффект от внедрения, ниже приведено сравнение того, как процесс оформления «Договор-заявки» выглядел до доработки и как он работает сейчас после автоматизации в 1С.

Процесс работы до и после внедрения решения

Доработка 1С под задачи вашего бизнеса  

Мы дорабатываем 1С под задачи компаний — можем внести типовые изменения в функционал программы или разработать решение с нуля под ваш запрос. Учитываем особенности ваших процессов и настраиваем систему так, чтобы с ней было удобно работать.