В бизнесе каждый день совершаются сотни операций — отгрузки, оплаты, возвраты. Чтобы избежать путаницы в этих цифрах, предназначен акт сверки взаиморасчетов. Это некий финансовый «детектор лжи», который помогает найти и исправить любые расхождения в учете между вами и вашими контрагентами.
Методологи компании Scloud собрали воедино в статье вопросы: как делается акт сверки взаиморасчетов, кому и когда его нужно составлять, что делать, если цифры не совпадают. Также они предложили гайд — как правильно заполнить акт сверки взаимных расчетов на примере программы 1С:Бухгалтерия.
Акт сверки: что такое и зачем он нужен
Перед тем, как разбираться — как делается акт сверки взаиморасчетов, надо четко понимать: что это за документ и зачем он вообще нужен.
У любого предпринимателя много партнеров: кому-то продает, а у кого-то покупает. И вы, и ваши партнеры все операции фиксируют в бухучете. В идеале все цифры должны совпадать. Но в реальности так бывает не всегда. Кто-то мог ошибиться при вводе данных или неправильно учесть оплату. В результате у вас в учете одна сумма задолженности, а у контрагента — совсем другая.
Акт сверки взаиморасчетов как раз и помогает сверить данные бухучета: у вас и вашего контрагента. Он показывает все операции (отгрузки, оплаты, возвраты) за определенный период и итоговое сальдо — кто кому и сколько должен на конец периода. По акту сверки видно, в какой именно операции произошла ошибка, что помогает не только избежать споров, но и предотвратить судебные разбирательства.
Также акт сверки используют и в других целях. Он может понадобиться для подтверждения задолженности при получении кредита или при обращении в суд. Когда должник подписывает акт сверки расчетов, он признает свой долг. Это прерывает срок исковой давности для взыскания долга (три года), так как отсчет срока начинается заново.
Подготовка к составлению акта сверки
Теперь разберемся с подготовительным этапом.
Определите период сверки. Обычно акты сверки составляются за месяц, квартал или год. Это помогает держать руку на пульсе и не накапливать ошибки. Крупные поставщики, в особенности работающие с отсрочкой платежа, в договоре с покупателями прописывают периодичность актов сверки и сроки их подписания. Также указывают тот факт, что если акт не подписан или не предъявлены разногласия от второй стороны в установленный срок, значит акт сверки считается согласованным.
Проверьте необходимые документы. Акт сверки программами 1С формируются автоматически, но на основании данных в базе. Поэтому проверьте, все ли операции отражены в программе. Делается это по:
-
товарным накладным или УПД;
-
актам выполненных работ/оказанных услуг;
-
платежным поручениям (и выпискам по банковским счетам);
-
чекам и квитанциям.
Выберите контрагента и инициатора. Лучше сверку делать со всеми партнерами без исключения. Так вы обезопасите себя от многих ошибок. Сверку можете инициировать как вы, так и ваши контрагенты. Но чтобы каждый раз не согласовывать этот момент с партнерами, пропишите инициатора в договоре.
Как делается акт сверки взаиморасчетов: пошаговая инструкция
Теперь самое главное - инструкция как делается акт сверки взаиморасчетов на примере программы 1С:Бухгалтерия.
Формирование акта сверки в 1С. На вкладке «Покупки» или «Продажи» в разделе «Расчеты с контрагентами» — Акты сверки расчетов. По кнопке «Создать» откроется окно для заполнения.
Заполнение обязательных полей. Чтобы правильно заполнить акт сверки взаимных расчетов, внесите основную информацию.
-
Контрагент. Выберите нужного партнера, а 1С автоматически подтянет его реквизиты.
-
Договор. Либо выберите нужный, а если хотите сверку по всем договорам этого контрагента, оставьте поле пустым.
-
Период. Укажите дату начала и окончания периода.
-
Счета учета расчетов. На одноименной вкладке есть список счетов. Выберите те, по которым будете сверяться.
Автоматическое формирование акта. По кнопке «Заполнить» выберите, формировать акт только по вашей организации или по вашей и контрагенту. Во втором случае данные будут одинаковые. Вот их то партнер и сверит со своей информацией. В конце каждой таблицы программа посчитает начальное и конечное сальдо.
Печать и отправка акта. Распечатайте акт, нажимая «Печать». Программа отобразит унифицированную форму.
Акт сверки печатают в двух экземплярах: один для себя, другой для контрагента. Подпишите оба экземпляра, поставьте печать и отправьте контрагенту. Партнер сверит данные акта со своим учетом. Если они совпадут, он подписывает оба экземпляра, ставит свою печать и отправляет один экземпляр вам обратно.
Если ваш контрагент не согласен с вашими цифрами, он отразит это на своей половине акта. Тогда в акте сверки возникают расхождения. Свяжитесь с контрагентом и выясните, в чем причина. После исправления ошибки акт сверки можно переделать.
Как делается акт сверки взаиморасчетов в разных ситуациях
Акт сверки — документ универсальный, и сверяются не только с партнерами.
Сверка с покупателями и поставщиками. Это самый типичный сценарий. Как делается акт сверки взаиморасчетов в этом случае? Вы сверяете операции по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Сверка по договорам займа. Сверяются не товары и услуги, а суммы займа и проценты по нему. В 1С:Бухгалтерия для таких операций используются счета 58 «Финансовые вложения» или 66, 67 «Расчеты по кредитам и займам». Как правильно заполнить акт сверки взаимных расчетов в этом случае? Указывается сумма займа, даты и суммы платежей, а также начисленные и уплаченные проценты.
Сверка при расторжении договора. Имеет смысл провести финальную сверку. Как делается акт сверки взаиморасчетов при расторжении? Вы составляете акт за весь период действия договора или только за последний, неохваченный сверками период.
Сверка с налоговой инспекцией. Сверка с налоговой инспекцией помогает проверить, нет ли у вас задолженности по налогам, пеням или штрафам. Запрос на сверку можно подать через личный кабинет налогоплательщика. В этом случае как правильно заполнить акт сверки взаимных расчетов? Налоговая инспекция сама предоставит акт, где будут указаны все начисления и платежи по вашим налогам. Если найдете расхождения, то сможете предоставить свои документы и инициировать уточнение.
Акт сверки — это гибкий инструмент, который подходит для самых разных финансовых отношений, помогая поддерживать порядок в учете и избегать конфликтных ситуаций.