Как сделать акт сверки с контрагентом в 1С

В бизнесе ежедневно проводятся сотни операций — отгрузки, оплаты, возвраты. Чтобы избежать ошибок и путаницы в учете, используют акт сверки взаиморасчетов. Этот документ выполняет роль финансового «детектора лжи», помогая выявлять и устранять любые расхождения между вашими данными и данными контрагентов. В статье представлен наглядный гайд, как сделать акт сверки с контрагентом в 1С на примере 1С:Бухгалтерии.

Зачем нужен акт сверки с контрагентом

Перед тем, как разбираться — как происходят взаиморасчеты, надо четко понимать: что такое акт сверки и зачем этот документ вообще нужен.

1. Контроль взаиморасчетов с партнерами.

• У предпринимателя часто множество партнеров: кто-то покупает, кто-то продает.

• Все операции фиксируются в вашей и в контрагентской бухгалтерии.

• На практике суммы могут не совпадать из-за ошибок ввода данных или неправильного учета оплат.

В этом случае и помогает акт сверки. Взаиморасчеты дают возможность сверить данные бухучета: у вас и вашего контрагента. 

2. Выявление и устранение расхождений.

• Акт сверки показывает все операции (отгрузки, оплаты, возвраты) за определенный период.

• Итоговое сальдо позволяет понять, кто и сколько должен на конец периода.

• По акту сверки легко определить, в какой операции возникла ошибка, что помогает избежать споров и судебных разбирательств.

Акт сверки используется не только для контроля взаиморасчетов, но и для решения других задач. 

3. Дополнительные цели использования.

• Подтверждение задолженности при получении кредита.

• Документальное подтверждение долга в суде: подписание акта должником признает долг.

• Прерывание срока исковой давности для взыскания долга (три года), так как отсчет срока начинается заново.

Подготовка к составлению акта сверки

Перед составлением акта сверки важно подготовиться. Это снижает риск ошибок и ускоряет процесс, включая выбор периода, проверку документов и определение инициатора.

Определите период сверки. Обычно акты составляются за месяц, квартал или год — это позволяет контролировать учет и вовремя выявлять ошибки. Крупные поставщики, особенно работающие с отсрочкой платежа, часто прописывают в договорах с покупателями периодичность составления актов и сроки их подписания. Также указывается, что если акт не подписан или не представлены разногласия от второй стороны в установленный срок, он считается согласованным.

Проверьте необходимые документы.  Акт сверки в программах 1С формируется автоматически, но на основании данных, внесенных в базу. Поэтому важно убедиться, что все операции корректно отражены в системе. Проверка выполняется на основе следующих документов:

• товарным накладным или УПД;

• актам выполненных работ/оказанных услуг;

• платежным поручениям (и выпискам по банковским счетам);

• чекам и квитанциям.

Выберите контрагента и инициатора. Рекомендуется проводить сверку со всеми партнерами — это помогает снизить риск ошибок в учете. Инициатором может выступать как вы, так и контрагенты. Чтобы избежать дополнительных согласований, лучше заранее закрепить порядок инициирования сверки в договоре.

Инструкция: как сделать акт сверки

Теперь перейдем к главному — разберем, как составить акт сверки взаиморасчетов на примере программы 1С:Бухгалтерии

Формирование акта сверки в 1С. Разбираемся, как сверить контрагента. Для этого перейдите на вкладку «Покупки» или «Продажи», затем откройте раздел «Расчеты с контрагентами» и выберите пункт «Акты сверки расчетов». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма для заполнения документа.

Заполнение обязательных полей. Чтобы корректно сформировать акт сверки взаиморасчетов, укажите основные данные.

• Контрагент. Выберите нужного партнера, а 1С автоматически подтянет его реквизиты.

• Договор. Либо выберите нужный, а если хотите сверку по всем договорам этого контрагента, оставьте поле пустым.

• Период. Укажите дату начала и окончания периода.

• Счета учета расчетов. На одноименной вкладке есть список счетов. Выберите те, по которым будете сверяться.

Автоматическое формирование акта. Нажмите кнопку «Заполнить» и выберите, формировать акт только по данным вашей организации или с учетом данных контрагента. Во втором случае информация в документе будет отражена с обеих сторон, что упрощает сверку.

В конце каждой таблицы программа автоматически рассчитывает начальное и конечное сальдо. Это позволяет сразу увидеть расхождения и проверить корректность данных.

Печать и отправка акта. Распечатайте акт, нажимая «Печать». Программа отобразит унифицированную форму.

Смотрите видео, где наши эксперты объясняют, как правильно формировать акт сверки и работать со счетами.

Если ваш контрагент не согласен с вашими цифрами, он отразит это на своей половине акта. Тогда в акте сверки возникают расхождения. Свяжитесь с контрагентом и выясните, в чем причина. После исправления ошибки акт сверки можно переделать.

Как делается акт сверки взаиморасчетов в разных ситуациях

Акт сверки взаиморасчетов можно использовать в разных ситуациях, в зависимости от вида отношений и задач. Он помогает контролировать расчеты не только с партнерами, но и по договорам займа, при расторжении соглашений или для сверки с налоговыми органами. 

Сценарии применения акта сверки и особенности его заполнения 

Акт сверки: не формальность, а финансовый порядок

Акт сверки взаиморасчетов помогает не только выявлять ошибки в учете, но и укреплять партнерские отношения, снижая риск финансовых споров и недопонимания. Регулярное проведение сверок — ключ к финансовой стабильности вашей компании.

Независимо от того, как составляется акт сверки — вручную или с помощью программы 1С — главный принцип остается неизменным: точность, внимательность и готовность к диалогу. При возникновении вопросов по формированию актов или работе с 1С рекомендуем обращаться к специалистам.