Как автоматизировать учёт с помощью электронного документооборота

Электронный документооборот (или ЭДО) — обмен электронными счетами, договорами и другими файлами между контрагентами. При отправке файлов используется электронная подпись (ЭЦП): обе стороны подписывают файлы и отправляют их через систему ЭДО. Такой подход упрощает учёт в компании и экономит время бухгалтеру. Как же автоматизировать учёт с помощью ЭДО? Расскажем в статье.

Что дает автоматизация учёта с помощью ЭДО

• Бухгалтеры освобождают время на другие задачи.

На работу с бумажными документами уходит много времени — их нужно составить, распечатать, подписать и, наконец, отправить получателю. При электронном документообороте бухгалтеры будут тратить меньше времени на работу с договорами — они заполнят и отправят файл в программе, а подписать его можно электронной подписью.

• Документы не теряются и не портятся.

Документы надёжно хранятся в программе, где их можно быстро найти. Компания также сэкономит на бумажном архиве — с ЭДО не нужно организовывать место для архива и следить за сохранностью документации. В сервисе бухгалтеру доступен электронный архив, который автоматически пополняется принятыми файлами.

• Исключаются издержки при печати и доставке.

Электронный документооборот позволяет отказаться от печати бумажных документов. А значит компании больше не придётся тратиться на обслуживание принтера и бумагу. Доставка файлов также происходит мгновенно — при нажатии одной кнопки. Бухгалтеру больше не нужно дожидаться курьера, оплачивать доставку и ждать, пока контрагенты получат отправление.

• Сохраняется конфиденциальность.

Казалось бы, можно отправить файлы по электронной почте и не подключать ЭДО. Но такой способ не гарантирует безопасность отправленных файлов — их могут перехватить третьи лица. С ЭДО вы обмениваетесь документами только между вашей системой и системой ЭДО контрагента. Информация не раскрывается третьим лицам и не проходит через другие программы.

Сложно ли перейти на ЭДО

Чтобы перейти с бумажного документооборота на электронный нужно:

• Получить ЭЦП на ИП или юридическое лицо в ФНС либо в удостоверяющем центре. Или получить ЭЦП на сотрудника организации и оформить машиночитаемую доверенность, чтобы работник мог подписывать документы от имени компании. Для получения ЭЦП потребуются паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-накопитель.

• Выбрать систему ЭДО.

• Настроить программу и протестировать отправку файлов с контрагентом.

Процесс перехода прост, но сложности могут возникнуть при выборе подходящей системы. 

Как выбрать систему ЭДО

Убедитесь, что в подключаемой системе доступны нужные вам функции:

• обмен электронными документами с контрагентами;

• хранение файлов в базе;

• подпись документов ЭЦП в программе.

Помимо этого, системы электронного документооборота могут включать дополнительные возможности для автоматизации учета. Например, в 1С: СтартЭДО помимо основных функций включены следующие возможности.

Автозаполнение реквизитов контрагентов. Программа снизит количество ошибок при заполнении документов — бухгалтеру больше не придётся каждый раз заполнять реквизиты вручную.

Обмен документацией с ФНС. Самостоятельные поездки в налоговую отменяются.

Сбор информации о контрагентах. В сервисе можно запросить до 36-и досье контрагентов, чтобы убедиться в правильности решения о работе с конкретным поставщиком.

1С: СтартЭДО позволяет принимать неограниченное количество файлов от других компаний и отправлять 20 комплектов документов в месяц. Система автоматизирует учёт в компании и упрощает документооборот.