Автоматизация операций учета в сфере полиграфии — такая же необходимость, как и поиск квалифицированного персонала, закупка передового оснащения и другие мероприятия, повышающие рентабельность и конкурентность этого специфического производственного бизнеса. Программы для автоматизации позволяют оптимизировать все процессы управления компанией: менеджмент, финансы, производство, торговлю, склад.
С решениями все работает быстрее, точнее, прозрачнее, чем без них. Внедрение автоматизации облегчает работу и имеет массу плюсов, но перед внедрением одной из систем нужно узнать о некоторых тонкостях учета в полиграфии.
Особенности бухгалтерии полиграфических предприятий
На первый взгляд, бухгалтерский учет в типографиях не отличается от учета на любом другом производстве. Эти организации:
-
работают по лицензии на осуществление деятельности,
-
составляют учетную политику,
-
ведут первичную документацию: договоры с клиентами и поставщиками, накладные, счета, кассовые ордера, банковские выписки.
Бухгалтерский учет осложнен тем, что у компаний, занимающихся полиграфическими услугами, много имущества, считающегося основными средствами. Это печатное оборудование, цифровая техника, помещения. Все действия с ними — покупку, амортизацию, налогообложение —нужно точно отражать в бухучете.
Полиграфические фирмы оперируют большим объемом товарно-материальных ценностей. К ним относятся бумага, краска, картриджи, переплеты и другие расходные материалы, которые закупает производитель (типография) или предоставляет заказчик. Следовательно, в таких случаях различаются бухгалтерские проводки. Все это вкупе с огромным количеством заказов, клиентов и поставщиков делает учетную работу объемной и трудоемкой.
На что обратить внимание перед вводом автоматизации
Одно из главных опасений предпринимателей при любых нововведениях, в том числе и внедрении систем автоматизации — это то, что новые средства нарушат привычный ход дел и не оправдают затрат. Провал автоматизации бизнеса может случиться тогда, когда владелец бизнеса полностью полагается на программу.
Хотя эти продукты разработаны так, чтобы по минимуму задействовать людей, они все же являются инструментом, с которым бизнесмен сам налаживает свое дело. Для этого ему нужны четко спланированные действия, определенные конечные цели, вовлеченность сотрудников. К автоматизации необходимо подходить не просто как к установке программы на компьютер, а как к поэтапному продуманному проекту.
Как автоматизировать бухгалтерию в полиграфическом бизнесе
Сегодня созданы высокотехнологичные конфигурации для автоматизации работы типографии у компании 1С. Программа позволяет:
-
работать со специализированными отраслевыми справочниками,
-
использовать программу как CRM-систему для хранения сведений о клиентах и контрагентах с историей контактов, сделок, заказов,
-
фиксировать и проводить операции по купле-продаже, закупкам, складу,
-
управлять ценами и скидками,
-
вести взаиморасчеты,
-
учитывать доходы и расходы на специальных счетах,
-
вести рабочие графики и рассчитывать зарплату сотрудникам,
-
автоматически формировать отчетность в контролирующие организации,
-
анализировать бизнес-показатели.
Продукт помогает упорядочить учет работы полиграфии, быстро и корректно выполнять типовые операции, не ошибаться в документах и отчетах, точно контролировать состояние бизнеса. К тому же внедрение не потребует внушительных средств и усилий.