Кадровый учёт — это систематизированный сбор, хранение и обработка информации о сотрудниках в организации. Он включает в себя регистрацию сотрудников, учёт карьерного развития, рабочего времени, зарплаты и вознаграждений, налогов и социальных отчислений, управление документами, обучение и развитие, оценку производительности и соблюдение законодательства. Кадровый учет помогает организациям эффективно управлять персоналом, соблюдать законодательные нормы и обеспечивать благоприятные условия труда для сотрудников.
Когда требуется кадровый учет
Кадровый учёт необходим в следующих случаях:- При создании новой компании или реорганизации существующей. В этом случае кадровый учёт помогает правильно оформить документы сотрудников и зарегистрировать их в соответствующих органах.
- При приеме новых сотрудников. Кадровый учёт позволяет зафиксировать все необходимые данные о новом работнике, такие как образование, опыт работы, квалификация и другие.
- При изменении условий труда сотрудников. Например, при переводе работника на другую должность, изменении заработной платы или предоставлении льгот.
- При оформлении отпусков, больничных и других видов отсутствия сотрудников на рабочем месте. Кадровый учёт помогает правильно рассчитать отпускные и больничные выплаты.
- При увольнении сотрудников. Кадровый учёт позволяет корректно оформить все необходимые документы и произвести расчёт выплат, которые положены работнику при увольнении.
Принципы кадрового учета
Принципы кадрового учёта включают:- Законодательное соответствие: соблюдение всех законодательных норм и требований, касающихся трудовых отношений, охраны труда, социального страхования и пенсионного обеспечения.
- Документальное оформление: создание и хранение всех необходимых документов, связанных с кадрами, таких как трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки сотрудников и т. д.
- Регистрация и учёт персонала: фиксация всех изменений статуса сотрудников, их перемещений внутри компании, а также предоставление информации о количестве работников и их распределении по подразделениям.
- Контроль над рабочим временем: учёт отработанных часов, предоставление отпусков и отслеживание времени отсутствия сотрудников на рабочем месте.
- Оценка и мотивация персонала: разработка и применение систем оценки эффективности работы сотрудников, а также внедрение программ мотивации и стимулирования.
- Безопасность и конфиденциальность: обеспечение защиты персональных данных сотрудников, соблюдение правил хранения и передачи конфиденциальной информации.
- Взаимодействие с государственными органами: своевременное представление отчётности и выполнение обязательств перед государственными органами, такими как СФР и налоговая служба.
Задачи кадрового учета
Кадровый учёт решает следующие задачи:- Документирование всех этапов трудовых отношений с работниками, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и обеспечить справедливую оплату труда.
- Планирование потребности в персонале, определение количества сотрудников и их распределение по подразделениям.
- Обеспечение компании информацией о человеческих ресурсах, включая квалификацию, опыт работы и образование сотрудников.
- Планирование обучения и других мероприятий по развитию персонала, а также оценка эффективности этих мероприятий.
- Предоставление материальных доказательств трудовой инспекции и другим надзорным органам выполнения требований трудового законодательства.
- Разработка локальных нормативных актов, таких как должностные инструкции и формы обязательных документов (трудовые договоры, графики обучения и другие).
Как автоматизировать кадровый учет
Автоматизация кадрового учета позволяет оптимизировать процессы управления персоналом, снизить риск ошибок и повысить эффективность работы бухгалтерии и HR-отдела. Вот несколько шагов, которые помогут вам автоматизировать кадровый учёт:- Выберите подходящую программу для автоматизации. Существует множество программных решений, которые могут помочь вам в автоматизации кадрового учёта. Изучите рынок и выберите программу, которая соответствует вашим потребностям и бюджету.
- Внедрите систему электронного документооборота. Это позволит упростить процесс обработки и хранения документов, связанных с кадрами, таких как трудовые договоры, приказы о приёме на работу и личные карточки сотрудников.
- Используйте программы для учёта рабочего времени. Они помогут контролировать время прихода и ухода сотрудников, а также отслеживать переработки и сверхурочные часы работы.
- Установите систему для расчёта заработной платы. Она должна быть интегрирована с программами учёта кадров и рабочего времени, чтобы автоматически рассчитывать зарплату сотрудников и начислять налоги и взносы.
- Обеспечьте безопасность данных. При выборе программного обеспечения обратите внимание на его уровень безопасности и возможность шифрования данных. Также регулярно обновляйте антивирусное программное обеспечение и парольные сервисы.
- Обучите сотрудников работе с новой системой. Объясните персоналу преимущества автоматизации и обучите их работе с новыми программами и инструментами.
Сервисы для кадрового учета
Примеры сервисов для кадрового учета:- 1С:Кабинет сотрудника — одно из самых популярных решений для автоматизации кадрового учета, и взаимодействия с сотрудниками. Решение предлагает быстрый ввод и подписание заявлений на отпуск, получение электронных расчетных листов и справок.
- HR Link — отечественный сервис для кадрового учёта, позволяющий согласовывать документы с использованием различных видов электронных подписей, рассылкой уведомлений сотрудникам и возможностью подключения учётной записи на портале Госуслуг.
- VK HR Tek — удобный сервис для обмена и подписания кадровых документов, взаимодействия с удалёнными сотрудниками, самозанятыми и по договорам ГПХ, с мобильным приложением для сотрудников.
- EmplDocs — российское ПО для автоматизации кадровых процессов, оцифровки и подписания документов, работы со штатными и самозанятыми сотрудниками, формирования долгосрочного архива.