Инвентаризация основных средств в 1С:Бухгалтерия предприятия

Читать в полной версии

Инвентаризация основных средств в 1С — важная процедура для контроля достоверности бухгалтерского учета и выявления расхождений между фактическим наличием имущества и учетными данными. В статье рассмотрим порядок проведения инвентаризации: от подготовки и оформления приказа до формирования описи и сличительной ведомости, а также отражения излишков и недостач в учете. Данный материал актуален для конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, где и выполняются операции по учету основных средств.

Цель и порядок проведения инвентаризации 

Инвентаризация основных средств проводится для того, чтобы сопоставить фактическое наличие объектов с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Она назначается приказом руководителя организации, в котором указываются сроки проведения и утверждается состав инвентаризационной комиссии. В ходе проверки осуществляется детальный пересчет и осмотр имущества, после чего фиксируются выявленные расхождения. По результатам процедуры излишки фиксируют, неучтенные позиции оприходуют, а недостачи списывают.

Подготовка инвентаризации ОС в 1С 

Подробнее о настройках учета ОС читайте в самоучителе Scloud «Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств БП 3.0». 

Теперь разберем, как провести инвентаризацию. Сначала необходимо перейти в раздел «ОС и НМА», затем выбрать пункт «Учет основных средств».

Далее находим необходимый нам документ «Инвентаризация ОС», в котором фиксируются результаты проверки и отражаются выявленные расхождения.

После перехода откроется окно со списком документов. Для создания новой записи можно воспользоваться кнопкой «Создать» или нажать клавишу Insert на клавиатуре. Это позволит добавить новый документ и приступить к дальнейшему заполнению данных.

Откроется форма для ввода и редактирования данных. В первую очередь необходимо заполнить верхнюю часть документа и указать там:

• дату;

• местонахождение основного средства;

• материально ответственное лицо (МОЛ). 

При этом два последних параметра выбираются из соответствующих справочников.

Номер документа можно не вводить вручную, так как он присваивается автоматически при сохранении. Для этого используются кнопки «Записать» или «Провести».

Состав инвентаризационной комиссии задается в нижней части формы, на отдельной вкладке. В этом же разделе с помощью соответствующего флажка отмечается председатель комиссии.

Далее следует перейти к заполнению вкладки «Проведение инвентаризации». В ней следует указать период проверки, задав начальную и конечную даты. 

Затем следует выбрать вид распорядительного документа: 

• «Приказ» (наиболее распространенный вариант);

• «Постановление»;

• «Распоряжение».

После чего следует указать его номер и дату. В этом же разделе следует указать причину проведения инвентаризации основных средств в 1С.

Вкладка «Основные средства» заполняется автоматически после нажатия кнопки с соответствующим названием. Программа формирует список активов, закрепленных за указанным материально ответственным лицом и подразделением, данные о которых указаны в верхней части формы.

В программе используются флажки «Наличие по данным учета» и «Фактическое наличие». Если объект не найден, отметка о его фактическом наличии снимается. При обнаружении неучтенного актива следует его добавить в список через кнопку «Добавить» и убрать отметку учета.

Если возникают сложности с учетом или оформлением выбытия ОС, рекомендуем посмотреть видео «Как в 1С:Бухгалтерия оформить выбытие ОС». Эксперты Scloud показывают, как оформить списание и отразить все операции в учете.

Как распечатать документы по инвентаризации ОС 

В процессе инвентаризации используется три основных печатных формы, каждая из которых выполняет свою задачу на разных этапах проверки.

Приказ (ИНВ-22). После заполнения данных следует распечатать приказ по установленной форме ИНВ-22. Для этого необходимо воспользоваться пунктом «Печать» в соответствующем меню.

Форма приказа отобразится в отдельном окне и будет полностью готова для печати.

Инвентаризационная опись (ИНВ-1). По завершении проверки формируют инвентаризационную опись по форме ИНВ-1. Для этого необходимо выбрать соответствующую команду в меню «Печать».

После этого программа сформирует документ, готовый к дальнейшему просмотру и печати.

Сличительная ведомость (ИНВ-18). Если в ходе проверки обнаруживаются расхождения между фактическими и учетными данными, формируется сличительная ведомость по форме ИНВ-18. Для этого используется соответствующая команда в меню «Печать», позволяющая автоматически создать документ.

Сличительная ведомость откроется в отдельном окне, где ее можно просмотреть, при необходимости проверить и затем отправить на печать.

Содержимое внешних печатных форм в 1С формируется на основе данных документа-основания и изменяется при его корректировке. После формирования и вывода на печать документы подписываются уполномоченными лицами, благодаря чему приобретают официальный статус и юридическую значимость.

Почему не сходится учет и фактическое наличие ОС

Расхождения между фактическим наличием основных средств и данными учета выявляются в ходе инвентаризации и отражаются в зависимости от их характера — излишков или недостач.

Отражение излишков и недостач основных средств по результатам инвентаризации

Ситуация	Бухгалтерский учет
Излишки.	Принимаются к учету по рыночной стоимости: дебет 01, кредит 91.1.
Недостача (без виновных лиц).	Списываются: кредит 01, дебет 91.2.
Недостача (установлены виновные).	Отражается на счете 73.02 с использованием документа «Операция, введенная вручную».

Оформление и учет излишков ОС

Оформление излишков выполняется через создание документа «Принятие к учету ОС». Для этого следует воспользоваться командой «Создать на основании» в соответствующем меню.

Откроется форма для ввода и редактирования. В верхней части заполните данные аналогично документу «Инвентаризация основных средств». Поля «Вид операции» и «Событие ОС» заполняются автоматически, но при необходимости их можно изменить.

На вкладке «Результат инвентаризации» следует выбрать статью доходов, например «Оприходование излишков». Стоимость актива программа подставляет автоматически, при необходимости ее можно скорректировать вручную.

На вкладке «Основные средства» будут показаны объекты, обнаруженные в ходе инвентаризации и подлежащие принятию к учету в 1С.

На вкладке «Бухгалтерский учет» задают параметры отражения излишков в регистрах и начисления амортизации.

После проведения документа будут сформированы бухгалтерские проводки, а также внесены соответствующие изменения в учетные регистры.

Списание недостач ОС

Для списания недостач необходимо создать документ «Списание ОС». Для этого следует воспользоваться командой «Создать на основании» в соответствующем меню.

Откроется форма для ввода данных, где в первую очередь необходимо заполнить верхнюю часть документа. Порядок заполнения аналогичен оформлению документа «Инвентаризация основных средств».

Табличную часть вы можете заполнить двумя способами.

1. Вручную. Позиции добавляются по одной с помощью кнопки «Добавить» с выбором из справочника.

2. Автоматически. При большом количестве однотипных объектов достаточно внести одну позицию и затем воспользоваться командой «Заполнить», выбрав вариант «По наименованию».

Амортизация основных средств в налоговом учете

Определение первоначальной стоимости ОС по Налоговому кодексу необходимо для правильного учета расходов и начисления амортизации.

На общей системе налогообложения. Если объект стоит более 100 000 рублей, он признается амортизируемым имуществом и учитывается как основное средство. Его стоимость погашается через амортизацию в соответствии с выбранным методом, согласно ст. 256 НК РФ и ст. 259 НК РФ.

Объекты стоимостью до 100 000 рублей относятся к материальным расходам и чаще всего списываются единовременно при вводе в эксплуатацию.

На специальных налоговых режимах. На УСН («Доходы минус расходы») и ЕСХН стоимость основных средств, как правило, списывается сразу после оплаты и ввода в эксплуатацию.

Однако при продаже объекта ранее установленного срока может потребоваться перерасчет расходов с применением правил амортизации. В этом случае учитывается первоначальная стоимость, и может возникнуть обязанность доплатить налог и пени.

Заключение: контроль остаточной стоимости как основа точного учета ОС

Инвентаризация основных средств — важная процедура, позволяющая обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и своевременно выявлять расхождения с фактическим наличием имущества. Корректное оформление всех этапов в 1С обеспечивает прозрачность учета и упрощает контроль за активами организации.

Особое внимание следует уделять не только наличию объектов, но и правильности их оценки, включая остаточную стоимость. Сверка остаточной стоимости позволяет проверить корректность начисления амортизации и избежать ошибок, которые могут повлиять на финансовые показатели и налоговый учет.

Таким образом, регулярное проведение инвентаризации и внимательная проверка всех учетных данных помогают поддерживать точность бухгалтерского учета и снижать риски возникновения ошибок в отчетности.

Часто задаваемые вопросы