Годовое уведомление по НДФЛ и взносам: подаем по новым правилам

С 01.09.2026 в налоговом администрировании появился новый механизм — досрочное (годовое) уведомление по НДФЛ и страховым взносам. Это не очередной обязательный отчет, а право заранее заявить плановые суммы на несколько месяцев вперед и зарезервировать их на ЕНС. Разбираемся, кому полезен этот инструмент и как избежать ошибок.

Досрочные уведомления по НДФЛ и взносам: новая обязанность или удобная опция

В сентябре вступили в силу важные поправки в ст. 58 НК РФ (закон № 425-ФЗ от 28.11.2025). Первое время новость вызвала легкую панику среди коллег: неужели к привычным отчетам добавили еще одну обязательную форму? Хорошая новость в том, что это удобный инструмент оптимизации, а не очередная повинность.

Вы просто заранее сообщаете налоговой плановые цифры по НДФЛ и взносам на несколько месяцев вперед, а система сама резервирует под них деньги на ЕНС в нужные даты. Разберемся, как устроена эта процедура и как правильно применять ее на практике.

Что изменилось в уведомлении по НДФЛ с 01.09.2026

Скажем сразу, что привычный порядок подачи уведомлений дважды в месяц (касательно НДФЛ) никуда не делся, и никто не заставляет вас перекраивать привычную работу. Бухгалтер каждой компании выбирает сам — работать по старой схеме или применить новую, подавая годовое уведомление по НДФЛ. Посмотрим, как выглядит обновленный порядок и где здесь реальная выгода.

Суть изменений. Раньше за каждый период приходилось подавать отдельный документ. Теперь, если у вас стабильный фонд оплаты труда и фиксированные выплаты, можно одним документом расписать исчисленный налог на несколько месяцев вперед — вплоть до конца декабря.

Ключевые даты. Выбор за компанией, но помните общие ориентиры:

• 01.09.2026 — новый порядок НДФЛ 2026 вступил в силу, опция досрочной подачи стала доступна;

• 26.10.2026 — плановый срок, если сдаете по стандартной схеме;

• 30.12.2026 — крайний срок подачи уведомления за последний период года;

• 25.02.2027 — итоговый расчет 6-НДФЛ за 2026 год, который окончательно скроет все промежуточные данные на ЕНС.

Нужно ли подавать «нулевое» уведомление? Нет. Если выплат физлицам в отдельных месяцах не планируется, никаких «нулевок» за будущие периоды оформлять не нужно.

Обособленные подразделения. Если у компании есть обособки, с досрочным уведомлением нужно быть предельно внимательными: здесь легко запутаться в строчках. Главное правило — на каждый филиал в документе будет своя персональная группа строк. При этом отчитывается головная компания. Вот как это выглядит.

• Разнесите данные по адресам. Для каждого подразделения будет отдельный блок строк с его собственным КПП и ОКТМО. Ошибка хоть в одной цифре ОКТМО — и налог «улетит» не туда, а ЕНС «не увидит» автозачета.

• Делите по ставкам и датам. Для каждого филиала налог разбивается по КБК (отдельно для 13%, для 15% и т. д.). И уже для каждого КБК вы расписываете будущие месяцы, проставляя нужные коды периодов и номеров (для первой и второй половины месяца).

Проще говоря, уведомление по обособкам превращается в аккуратную «этажерку»: Подразделение — КБК — Периоды и суммы.

Когда несколько обособленных подразделений находятся в одном муниципальном образовании (один ОКТМО), вам не нужно плодить лишние строки. В этом случае действует удобное правило централизации. Вы можете выбрать одно ответственное подразделение (или головной офис, если он находится в том же мун. образовании) и перечислять НДФЛ, а также подавать уведомления через него.

Чем отличается годовое уведомление от 6-НДФЛ

Путаница между уведомлениями и расчетом 6-НДФЛ — одна из частых причин неожиданных писем с требованиями. Давайте раз и навсегда зафиксируем разницу в их функциях, чтобы не делать лишней работы и понимать, как оба документа взаимодействуют между собой на ЕНС. Главное различие кроется в их назначении.

• Годовое (досрочное) уведомление по НДФЛ — это ваш оперативный сигнальный инструмент для ЕНС. Его единственная задача — сообщить налоговой, какую именно сумму из уплаченного ЕНП нужно зарезервировать и направить в счет НДФЛ в конкретные сроки уплаты.

• Расчет 6-НДФЛ — это полноценный итоговый отчет налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ). В нем вы раскрываете всю «подноготную»: детальные доходы сотрудников, какие вычеты предоставили, сколько начислили и удержали налога за весь год.

Проще говоря: уведомление дает налоговой право зарезервировать и списать деньги с ЕНС, а 6-НДФЛ подводит окончательные итоги и подтверждает правильность этих списаний. Если из-за авансовых уведомлений данные учета в 1С и 6-НДФЛ рассинхронизировались, специалисты Scloud локализуют ошибку, предложат правильную методологию и покажут, как вести операции без сбоев.

Чтобы на ЕНС не было хаоса, важно понимать внутренний механизм работы налоговой с этими документами. Когда есть деньги на ЕНС, уведомление защищает ваши деньги от списания в счет других налогов, не дожидаясь наступления сроков списания (п. 8, 9 ст. 78 НК РФ). Когда же в феврале вы сдаете итоговый 6-НДФЛ за 2026 год, наступает эффект «схлопывания». Налоговая окончательно фиксирует совокупную обязанность именно по данным 6-НДФЛ.

Как заполнить досрочное уведомление в 1С и отчитаться без ошибок

Переходим к практике в программе. Сразу важный нюанс: на сегодняшний день в 1С нет магической кнопки «Заполнить авансом до конца года по штатному расписанию». Штатный механизм автозаполнения собирает данные строго по фактически выплаченным доходам и удержанному налогу. Поэтому подача годового уведомления по НДФЛ и страховым взносам — это сочетание возможностей 1С и вашей аккуратной ручной работы. Алгоритм работы сводится к нескольким шагам.

1. Заполните текущий период. В 1С:Бухгалтерия в раздел Операции — ЕНС — Уведомления нажмите Создать. По кнопке «Заполнить» программа автоматически подтянет строки с НДФЛ и взносами за текущий период из проведенных ведомостей.

2. Добавьте будущие периоды вручную. Для каждого будущего месяца и периода нажмите «Добавить» и заносите данные по шагам:

• реквизиты — КБК налога или взносов, а также КПП и ОКТМО (с учетом головного офиса и всех подразделений);

• коды периодов — для будущих месяцев НДФЛ ставьте специальные коды (например, 34/01, 34/11, 34/02, 34/12, 34/03, 34/13 для периодов 4-го квартала). Для страховых взносов заполняются сведения только за октябрь/ноябрь;

• суммы — укажите плановый НДФЛ и взносы, рассчитанные исходя из вашего штатного расписания и фиксированных окладов. 

Особенность уведомления по взносам — данные за последние месяцы каждого из кварталов не указываются, их налоговики берут из РСВ.

3. Проверьте и подайте. По кнопке «Проверить контрольные соотношения» встроенный модуль сверяет реквизиты и коды периодов. Документ подписывается УКЭП и отправляется прямо из программы.

На заметку. Если вы работаете с кадрами в 1С:ЗУП, сформировать и отправить само уведомление из этой программы не получится. Данные по удержанному НДФЛ и взносам сначала нужно синхронизировать с 1С:Бухгалтерия, и уже в ней создать итоговый документ. Подробную инструкцию о том, как правильно сформировать уведомление и данные для него в обеих программах, читайте в руководстве методологов Scloud.

Остался вопрос: можно ли принести уведомление в инспекцию лично или отправить почтой?

• Бумага разрешена, если у вас до 100 сотрудников. Если организация не крупнейший налогоплательщик и среднесписочная численность за прошлый год укладывается в 100 человек — вы имеете полное право распечатать документ из 1С в двух экземплярах и сдать на бумаге (п. 9 ст. 58 НК РФ).

• Электронно (1С-Отчетность, ТКС или ЛК ФНС). Если штат перевалил за 100 человек, вариант только один — отправка в электронном виде с УКЭП.

Досрочное уведомление подали: когда разрешено списать взносы в расходы

Вы отправили годовое уведомление, расписали взносы на несколько месяцев вперед, на ЕНП лежит хорошая сумма. И тут рука сама тянется поставить все эти взносы в расходы или уменьшить на них налог за текущий квартал. Это одна из самых опасных ловушек, в которую легко угодить. Подача уведомления и деньги на ЕНС — это еще не уплата взносов, а просто ваш авансовый резерв. Посмотрим, когда на самом деле можно списать взносы, чтобы потом не отбиваться от требований налоговой.

УСН. На упрощенке правит кассовый метод: нет фактической оплаты — нет расхода или вычета. Но для налоговой «оплачено» считается не тот день, когда вы перевели деньги на ЕНС или отправили досрочную бумажку. Налоговики забирают деньги из вашего резерва строго по расписанию. На это у них 3 дня месяца, следующего за отчетным (ст. 78 НК РФ). Взносы за октябрь налоговая спишет с ЕНС только к 3 ноября. Значит, и в расходы они попадут только в ноябре. Раньше этого срока списать их не получится при всем желании.

На УСН 6% уменьшить налог за квартал можно только на те взносы, которые налоговая уже фактически списала с вашего ЕНС в этом же квартале. По факту — пока деньги висят в резерве и обязанность не погашена, вычета нет.

Налог на прибыль (ОСНО). А вот тут все с точностью до наоборот. Если на УСН бухгалтеры смотрят на движение денег на ЕНС, то на общем режиме на эти списания можно не оглядываться. При налоге на прибыль работает метод начисления.

• Взносы идут в расходы строго в том месяце, за который начислена зарплата.

• Абсолютно неважно, когда именно вы отправили уведомление, когда закинули деньги на ЕНС и когда налоговая провела автозачет. Главное — сам факт начисления в учете.

Ошибки, штрафы и исправления: что нужно знать

Подача досрочного (годового) уведомления по НДФЛ — это ваше право, а не обязанность. Однако если вы решили им воспользоваться и допустили ошибку в реквизитах или суммах, важно оперативно ее исправить, чтобы ЕНС не «поплыл».

Когда нужна корректировка досрочного уведомления. Не всегда авансовый план из годового (досрочного) уведомления сходится с фактом.

1. Аванс больше факта — корректировка не нужна.

2. Расхождения из-за правок в пределах аванса — корректировка не нужна.

3. Факт больше аванса — скорректируйте уведомление, указав все те же коды, но проставив новую (фактическую) сумму НДФЛ (письмо ФНС РФ от 03.02.2023 № БС-3-11/1379@).

Как исправлять ошибки в обычных (текущих) уведомлениях. Классическая ситуация: зарплату посчитали, уведомление в инспекцию улетело, и тут прибегает сотрудник с больничным листом или сами обнаружили ошибку. Ошибаются многие, и налоговая предусмотрела простой механизм «работы над ошибками».

Главное — запомнить одно золотое правило: новое регулярное уведомление не суммируется со старым, а полностью «затирает» его.

Разберем, как все исправить буквально за пару минут.

Сценарий 1 — ошиблись только в сумме. Например, указали 50 000 рублей вместо 45 000. Здесь все предельно просто. Создайте в 1С новое уведомление, перепишите абсолютно те же КПП, ОКТМО, КБК и код периода, но в графе «Сумма» поставьте правильные 45 000 рублей. Как только налоговая получит документ, старая цифра 50 000 просто исчезнет, а на ее место встанет новая. Никаких минусов и сложных вычислений делать не нужно.

Сценарий 2 — ошиблись в реквизитах. Например, случайно промахнулись в ОКТМО или поставили КБК для ставки 15% вместо 13%. Тут система ФНС не поймет, какую именно запись исправлять, поэтому действуйте в два шага в одном документе:

• «обнулите» ошибку. Заполните строчку с теми самыми неверными реквизитами (КБК/ОКТМО/период) и в поле суммы поставьте «0». Налоговая видит ноль и очищает этот резерв;

• впишите правильные данные. Следующей строкой в этом же уведомлении укажите верный КБК или ОКТМО и впишите правильную сумму.

Исправляйте только ту конкретную строчку, где вылезла накладка — остальные верные данные инспекция уже приняла и запомнила. Если же в 1С за искажением ЕНС кроется системный сбой учета, эксперты Scloud помогут найти причину, скорректируют записи и дадут рекомендации, чтобы ошибка не повторилась.

Каковы риски работы с уведомлениями. Так как досрочное уведомление подается добровольно, ответственность за ошибки в нем имеет свои нюансы.

Досрочное уведомление не влечет дисциплинарных или жестких финансовых рисков. Главное — следить за тем, чтобы к 28-му и 5-му числу каждого месяца на ЕНС фактически присутствовала сумма, необходимая для покрытия текущего НДФЛ.

Итоги работы с новым механизмом

Новый порядок подачи уведомлений по НДФЛ и взносам с 01.09.2026 дает бухгалтеру отличный инструмент для оптимизации рутины. Помните, что это исключительно ваше право, а не обязанность, поэтому штрафы за пропуск таких уведомлений вам не грозят. Начните с малого: попробуйте заявить суммы на пару месяцев вперед и оцените удобство автоматического резервирования денег на ЕНС.

Часто задаваемые вопросы