2026 год — время серьезных перемен для логистики. С 1 марта экспедиторы обязаны регистрироваться в реестре «ГосЛог», иначе — штрафы. Следующий этап — 1 сентября, когда электронные перевозочные документы (ЭПД) станут обязательными для всех участников: для перевозчиков, грузоотправителей и получателей. Что это значит на практике и к чему готовиться? В этой статье отвечаем на топ вопросов, которые сейчас обсуждают в профессиональном сообществе.
Обязателен ли сейчас переход на электронные документы, и что будет, если остаться на бумаге?
С сентября 2026 года бумажные версии транспортных накладных, заказов-заявок и экспедиторских документов окажутся под запретом — такое правило ввел Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Пока действует переходный период, можно продолжать пользоваться бумагой, но к осени процессы нужно полностью перенастроить. Штрафные санкции за игнорирование электронного формата сейчас прорабатываются: под них могут попасть как перевозчики, так и экспедиторы, которые не внесены в реестр «ГосЛог».
Регистрироваться в реестре «ГосЛог» должны только экспедиторы или все перевозчики?
Регистрироваться в «ГосЛог» обязаны лишь те, кто предоставляет транспортно-экспедиционные услуги. С марта 2026 года это требование распространяется на все юрлица и ИП, которые организуют перевозки чужих грузов — даже если у них в собственности нет ни одной машины. Закон № 140-ФЗ закрепил: работать без записи в реестре запрещено, нарушителей ждут штрафы.
Что касается непосредственных перевозчиков (компаний и водителей, которые физически доставляют грузы), то для них регистрация в «ГосЛог» пока не нужна. Отдельный реестр для них запустят с марта 2027 года, и он затронет только тех, кто использует грузовики тяжелее 3,5 т и оказывает услуги перевозки за деньги. Если же фирма перевозит исключительно собственные товары, регистрироваться в реестре перевозчиков не придется.
Если мы возим грузы для своих нужд (свой товар на своей машине), нужно ли оформлять ЭТрН?
Если компания перевозит собственные грузы на собственном транспорте (или на арендованном без экипажа), то оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) не требуется. В этой ситуации достаточно только путевого листа — электронного или бумажного по желанию. Это правило действует независимо от того, везете ли вы товар со склада в магазин, материалы на строительный объект или сырье от поставщика. Обязанность оформлять ЭТрН возникает только тогда, когда в перевозке участвует наемный перевозчик или экспедитор.
Как водителю предъявлять ЭПД инспекторам ГИБДД, если нет интернета?
Водитель может предъявить QR-код, даже если у него нет интернета. После регистрации документа в ГИС ЭПД система генерирует QR-код, который сохраняется в памяти мобильного устройства водителя. Этот код содержит все необходимые сведения о перевозке и защищен электронной подписью. Инспектор считывает QR-код с экрана смартфона с помощью планшета со специальным ПО.
Что касается подписания: водитель не подписывает ЭТрН своей УКЭП, это право есть только у уполномоченного сотрудника перевозчика (юрлица или ИП). Водитель может лишь подтвердить факт погрузки или разгрузки с помощью простой электронной подписи в мобильном приложении, но юридическую силу документу придает именно УКЭП перевозчика. Если телефона нет совсем, путевой лист (в отличие от ЭТрН) можно предъявить и в бумажном виде — бумажный вариант пока не запрещен.
Как самозанятые и ИП без сотрудников будут работать по новым правилам?
Самозанятые не могут быть перевозчиками по новым правилам. Перевозчиком может выступать только юрлицо или индивидуальный предприниматель. Если самозанятый планирует заниматься грузоперевозками после 1 сентября 2026 года, ему необходимо зарегистрироваться как ИП. Что касается ИП без сотрудников (он же водитель, он же руководитель), то он может работать. Для оформления ЭПЛ он заполняет документ как диспетчер и механик, а для подписания ЭТрН использует свою УКЭП. Прохождение медосмотров в системе при этом также остается обязательным.
Если перевозка идет через несколько точек, отдельный ЭПД оформляется на каждого получателя?
Да, на каждого получателя нужно оформлять отдельную ЭТрН. Это прямое требование формата: один документ — один получатель. Если машина везет товары в семь разных точек, потребуется семь ЭТрН. На практике это существенно увеличивает документооборот: например, в сезон уборочной одна компания может обрабатывать до 800 машин, каждая из которых совершает несколько коротких рейсов, и на каждый рейс нужна своя накладная. Это важно учитывать при подготовке к переходу на ЭПД, чтобы заранее продумать, как справляться с таким объемом документов.
Если покупатель забирает товар самовывозом, нужно ли ему участвовать в ЭПД и ставить подпись?
При самовывозе, когда покупатель забирает товар своим транспортом, договор перевозки как отдельная сделка отсутствует. В этом случае оформлять ЭТрН не требуется — покупателю достаточно путевого листа на свой автомобиль. Однако если покупатель для самовывоза нанимает стороннего перевозчика, то он уже выступает в роли заказчика перевозки и обязан оформить ЭЗЗ и ЭТрН с участием этого перевозчика. Грузоотправитель (продавец) в обоих случаях напрямую в ЭПД не участвует, если иное не предусмотрено договором.
Как оформить перевозку, если мы являемся транзитным поставщиком (товар не заезжает на наш склад)?
При транзитной поставке правила зависят от того, кто организует перевозку. Если транзитная компания (покупатель товара у производителя и продавец конечному покупателю) нанимает стороннего перевозчика, то она выступает в роли заказчика перевозки и обязана оформить электронный заказ-заявку (ЭЗЗ) и ЭТрН. При этом грузоотправителем в накладной указывается производитель (фактический отправитель), а транзитная компания — заказчиком.
Если же транзитная компания везет товар своим транспортом (например, забирает у производителя и доставляет покупателю на своей машине), то ЭТрН не нужна — достаточно только путевого листа. Во втором случае договор перевозки как отдельная сделка отсутствует, поскольку грузоотправитель и перевозчик — одно лицо.
Чем грозит ошибка в ЭТрН после того, как все стороны уже подписали документ? Можно ли ее исправить?
Если ошибка обнаружена после подписания всех титулов и передачи ЭТрН в ГИС ЭПД, просто так исправить документ не получится. Некоторые данные (например, количество грузовых мест при приемке) изменить в принципе нельзя — только через отдельный акт расхождений. В остальных случаях оформляется исправительный титул 1, который подписывают участники.
Однако если исправления критичны или система не позволяет внести изменения, единственный выход — аннулировать ошибочную ЭТрН и создать новую. Главное правило: после закрытия документа в ГИС ЭПД исправить подписанные данные практически невозможно. Если вы работаете с ЭПД в 1С, эксперты Scloud помогут вам корректно провести все операции в программе. Обращайтесь за консультацией по 1С — разберем вашу ситуацию и найдем решение.
Кто из сотрудников должен иметь электронную подпись, и нужна ли МЧД на водителей?
Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) требуется трем сторонам: тому, кто отправляет груз, тому, кто его получает, и официальному представителю перевозчика. Водителю такая подпись не нужна — для фиксации фактов погрузки и разгрузки ему достаточно простой электронной подписи (ПЭП) через мобильное приложение, а юридическую значимость документу придает именно КЭП перевозчика.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) оформляется на тех сотрудников (логистов, диспетчеров, бухгалтеров), которые ставят подпись от лица компании с помощью своей личной КЭП. Если же документы подписывает сам руководитель своей КЭП (от юрлица или ИП), доверенность не нужна. На водителей МЧД обычно не выписывают, так как они не работают с квалифицированной подписью.
Вот так выглядит новая реальность для участников грузоперевозок. Чем раньше вы начнете разбираться в нюансах, тем спокойнее встретите сентябрь. Главное — не паниковать, а последовательно настраивать процессы и пользоваться проверенными инструментами, такими как 1С-ЭПД, который помогает автоматизировать документооборот и избежать многих ошибок на старте.