Предлагаем материал для тех, кто планирует перейти с бумажной документации на электронную. Из статьи вы узнаете, что значит ЭДО, можно ли его сравнивать с СЭД и другую полезную информацию.
Электронный документ, СЭД и ЭДО: что это такое
Электронный документ представляет собой файл, который подписан электронной подписью. Документ не требуется распечатывать, поскольку он равнозначен бумажному экземпляру, подписанному от руки. Преобразовать в электронный формат можно любую документацию — к примеру, накладную, договор или акт сверки.
Совершать обмен электронными документами можно внутри организации, а также с партнёрами или ФНС. Это упрощает и ускоряет процессы, к тому же такие документы сложнее потерять, фальсифицировать или перехватить.
Система электронного документооборота (СЭД) позволяет обмениваться документами в электронном виде. Для этой цели, например, можно работать в программе 1С: Документооборот онлайн. Но сам процесс обмена именуют электронным документооборотом (ЭДО). Он входит в СЭД, являясь её частью — поэтому сравнивать эти два понятия не совсем корректно.
Каким бывает электронный документооборот
Внутренним. Осуществляется между работниками и руководством организации. Законы его не регулируют, а значит, любой бизнес вправе следовать собственным правилам обмена.
Внешним. Реализуется при обмене электронными документами с партнёрами. В этом случае можно использовать сервис «1С: ЭДО», который интегрирован во многие решения «1С». При создании документов необходимо отталкиваться от норм, которые установило государство.
С госорганами. Это сдача отчётности и прочей документации в ФНС, СФР и остальные ведомства.
Чтобы вести ЭДО, необходимо выполнение двух условий:
1. Подписывать документацию электронной подписью. Можно использовать ту, которой организация подписывает отчётность в ФНС.
2. Пересылать документацию должен оператор ЭДО.
Оператор ЭДО: что это означает
Оператор электронного документооборота (ОЭД) — это организация, предоставляющая услугу обмена электронной документацией, гарантирующая юридическую значимость документов и безопасность отправляемых сведений.
Вы отправляете документ
↓
ОЭД проверяет документ и формат файла
↓
Вскоре партнёр получает документ и подписывает его
↓
Отправляет подписанный документ вам
ЭДО напоминает обмен отсканированными документами по email, только быстрее.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Плюсы ЭДО
Главное преимущество — экономия на бумаге, печати, доставке и хранении документации. Документы в электронном формате можно разместить на серверах ОЭД.
ЭДО помогает:
-
сделать взаимодействие с государственными органами проще — можно отсылать электронные документы в налоговую и суды;
-
отправлять и получать документацию непосредственно из учётной системы, к примеру, «1С»;
-
мониторить статус документа: доставлен, подписан и т. д.
-
получать меньше отказов от налоговой — ОЭД проверяет формат документов и то, как они составлены. Поэтому налоговая, скорее всего, примет их сразу.
Минусы ЭДО
Система электронного документооборота имеет и недостатки:
-
если у партнёра нет ЭДО, то нужно будет формировать документы и в электронном, и в бумажном формате;
-
переход на ЭДО требует вложений: придётся подключить специальное ПО, а также потратить время и финансы на обучение работников.
Электронный документооборот отлично подойдёт, если организация работает со счетами-фактурами, сдаёт декларации по НДС, имеет множество филиалов, партнёров из других субъектов и большое количество бумажных документов.
В этом случае ЭДО позволит сформировать электронный архив и ускорить обмен документами.