В статье расскажем, что представляет собой ЭДО, зачем нужна электронная подпись и почему стоит работать через специальных операторов.
Вы также поймёте преимущества цифровых документов и узнаете, как перейти на электронный формат работы.
В чём суть ЭДО
ЭДО — это операции с электронными документами, при которых не используются бумажные носители. Материалы создаются, обрабатываются, пересылаются и хранятся в цифровом виде. Юридическую силу документам придаёт электронная подпись (ЭП). Она приравнивается к рукописному аналогу и удостоверяет подлинность документа.
Как выглядит процесс обмена ЭДО между фирмами:
-
Работник одной компании составляет документацию.
-
Далее он заверяет её с помощью ЭП и отправляет организации-получателю.
-
Сотрудник другой компании принимает материалы, ознакомляется с ними и ставит собственную электронную подпись.
-
Отправитель получает уведомление и берётся за работу, которая указана в документах: начинает отгружать продукцию, оплачивать счета и т. д.
-
Получатель вправе отклонить документы, если их нужно подкорректировать.
Чтобы надёжно обмениваться важной документацией, следует работать через оператора ЭДО. Такая организация обеспечивает передачу электронных документов, а также:
-
сообщает налоговой, что вы подключились к обмену (это нужно при работе со счетами-фактурами);
-
отвечает за безопасность информации, передавая данные по защищённым каналам;
-
отслеживает форматы, регламенты и соблюдение законов Российской Федерации;
-
проверяет ЭП на подлинность;
-
гарантирует, что контрагент получит документы согласно заданному маршруту.
ЭДО подходит как для ИП, так и для крупных компаний. Благодаря ему можно работать с разной первичной документацией: договорами, накладными, актами, счетами и прочим. Электронный документооборот бывает внутренним — в рамках одной фирмы и внешним — с другими компаниями или государственными организациями.
Каковы преимущества ЭДО
ЭДО существенно снижает затраты на офисное оборудование, расходные материалы и почтовые отправления. Можно даже отказаться от бумажной документации, если это не нарушит закон — есть виды документов, которые должны быть только в бумажном формате.
Цифровые материалы размещаются в защищённом личном кабинете, поэтому мала вероятность, что их украдут или они потеряются. Для хранения не придётся оборудовать отдельное помещение — всё будет собрано в электронном архиве на сервера оператора ЭДО. Это позволит без проблем находить нужный документ, а если потребуется, его всегда можно распечатать.
Также экономится время. Если у двух организаций одинаковый оператор, они обменяются документами за считанные минуты. И не имеет значения, куда делается отправка — в ближайший офис или дальний регион. Оформление, согласование, принятие и корректировка тоже происходят гораздо быстрее.
Как внедрить ЭДО
Перейти на электронный документооборот помогает сервис 1С:ЭДО. Он уже есть в типовых конфигурациях 1С и не требует дополнительной установки. Понадобится лишь приобрести лицензию на конкретный срок. Если описывать этапы подключения ЭДО, то нужно следующее:- Предупредить контрагентов, что вы переходите на электронный документооборот.
- Получить ЭП в аккредитованном центре. Работники, которые подписывают документы от имени организации, должны иметь собственную ЭП.
- Оформить договор с оператором ЭДО. Это необходимо для операций с большинством документов.
- Подключить сервис 1С:ЭДО и пользоваться всеми его возможностями.