Допущенные при учете форменной и спецодежды, средств защиты ошибки могут дорого обойтись учреждению. За невыдачу сотрудникам специальной одежды можно получить штраф до 150 тысяч рублей. Если при инвентаризации на складе будет обнаружена недостача, покрывать ее придется материально ответственному лицу. Оптимизировать расходы на вещевое довольствие и избежать ошибок при его учете позволит решение 1С. Узнайте, в чем заключаются преимущества его внедрения для бюджетных учреждений.
С какими трудностями сталкиваются организации, обеспечивающие сотрудников формой и СИЗ
-
Свои нормы в каждой отрасли. При выдаче работникам спецодежды необходимо учитывать положения Трудового кодекса, приказы Минздравсоцразвития, различные отраслевые нормы. В этих актах прописаны основания для выдачи различных предметов, сроки их службы, нормы обеспечения для каждой специальности. Нарушение требований может стать причиной больших штрафов. Выдача форменной одежды регламентируется не так строго, однако в каждой сфере деятельности тоже есть свои правила.
-
Индивидуальный подход. Униформа, защитная одежда должны не только отвечать требованиям законодательства, но и подходить работнику по росту и размеру. Подразделение, отвечающее за снабжение сотрудников, должно хранить данные каждого, учитывать эту информацию при планировании закупок, оформлении заказов поставщикам.
-
Контроль за соблюдением сроков. Предметы одежды, средства защиты, другое имущество приходится регулярно чистить, стирать, менять. Ответственность за соблюдение сроков при этом лежит на работодателе. Чтобы избежать нарушений, нужно фиксировать дату выдачи каждого предмета, продумать систему напоминаний о приближающейся дате замены или стирки.
-
Большой объем документов. С момента поступления на склад до окончательного списания каждое действие с материальным имуществом должно быть зафиксировано в соответствующем документе. Их нужно оформлять в соответствии с требованиями законодательства, хранить определенное время.
Как соблюсти все требования закона
Автоматизация оперативного учета предметов форменной и специальной одежды с помощью 1С: Вещевое довольствие позволит соблюсти все требования российского законодательства. При разработке конфигурации были учтены положения федеральных законов, приказов МЧС, ФСБ, ФТС, других ведомств, сотрудники которых должны носить форму или использовать при работе средства защиты. Универсальное решение будет полезно:
-
учреждениям здравоохранения,
-
надзорным и контролирующим органам,
-
воинским частям,
-
службам экстренной помощи.
Конфигурация содержит шаблоны учетных карточек, вещевых аттестатов, других типовых документов, учитывающие специфику разных отраслей деятельности. Для каждой профессии или звания можно настроить нормы выдачи вещей с учетом отраслевых требований.
Программа также позволяет:
-
устанавливать для каждого предмета срок замены или списания,
-
вести карточки работников, в которых указаны их пол, рост, размеры,
-
учитывать данные из карточек при планировании закупок, оформлении заявок на поставку.
Конфигурацию может использовать бизнес, специфика которого требует выдачи работникам СИЗ, униформы, спецодежды. Внедрение решения снизит риск нарушения законодательства в области выдачи, списания, учета такого имущества.
Дополнительные возможности
Конфигурацию, предназначенную для автоматизации контроля за вещевым снабжением, выгодно использовать вместе с решением для бухгалтерского учета в государственных учреждениях. При синхронизации двух программ данные о выдаче или списании материальных ценностей будут сразу же отражаться в бухгалтерском учете. Это позволит:
-
ускорить обмен данными между разными подразделениями одного ведомства,
-
снизить риск ошибок, неизбежно возникающий при вводе реквизитов, наименований, сумм вручную,
-
сделать учет более прозрачным, снизить риск злоупотреблений, хищения имущества.
1С: Вещевое довольствие можно использовать вместе с 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1 и 2, а также с другими типовыми конфигурациями. Хранение всех данных в одной системе – выгодное решение для организации, которая хочет оптимизировать затраты на вещевое довольствие, а также избежать ошибок при его учете.